档案工程资料管理制度

PAGE档案工程资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案工程资料管理，确保工程资料的完整性、准确性和系统性，为工程建设、维护、管理及竣工验收提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目策划、实施到竣工验收全过程中形成的各类工程资料的管理。（三）管理原则1.统一领导、分级管理原则公司设立专门的档案管理机构，负责对全公司档案工程资料进行统一领导和管理；各项目部门负责本项目工程资料的收集、整理、归档等具体工作，并接受公司档案管理机构的指导和监督。2.真实准确原则工程资料应如实反映工程建设的实际情况，数据准确无误，严禁伪造、篡改。3.及时归档原则工程资料应随工程进度同步收集、整理，及时归档，确保资料的时效性和完整性。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保工程资料的安全，防止资料泄露、丢失。二、档案工程资料分类及内容（一）项目前期文件1.项目立项批复、可行性研究报告及审批文件。2.环境影响评价报告及审批文件。3.建设用地规划许可证、土地使用证等相关文件。4.工程勘察、设计招投标文件及合同。5.工程初步设计文件及审批意见。（二）施工过程文件1.施工组织设计、施工方案及技术交底文件。2.工程测量、定位记录及报告。3.建筑材料、构配件、设备的质量证明文件及检验报告，包括原材料的质量证明、复试报告，构配件的生产许可证、质量合格证，设备的产品说明书、质量检验报告等。4.隐蔽工程验收记录，包括地基与基础、主体结构、防水工程等隐蔽部位的验收记录。5.分项、分部工程质量验收记录，包括各分项工程的质量验收记录及分部工程的质量验收报告。6.工程质量问题处理记录，包括质量事故报告、处理方案及处理结果记录。7.施工日志，记录每日工程施工情况，包括施工进度、人员、设备、材料使用等情况。8.工程变更文件，包括设计变更、工程洽商记录等。9.施工过程中的各类试验报告，如混凝土试块抗压强度试验报告、砂浆试块抗压强度试验报告、钢筋焊接试验报告等。（三）监理文件1.监理规划、监理细则。2.监理月报、监理季报、监理总结。3.监理工程师通知单、监理工作联系单。4.工程质量评估报告。5.监理旁站记录。（四）竣工验收文件1.工程竣工验收报告，包括工程概况、建设依据、工程建设情况、工程质量情况、验收结论等内容。2.工程竣工决算报告。3.工程竣工图，包括建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业竣工图。4.工程质量保修书。5.工程竣工验收备案表及相关备案文件。（五）其他文件1.工程声像资料，包括工程建设过程中的照片、录像等资料，反映工程建设的重要环节、关键部位及工程全貌。2.工程电子文档，包括工程资料的电子版本，应与纸质资料内容一致，并进行有效管理。三、档案工程资料管理职责（一）公司档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定公司档案工程资料管理制度并组织实施。2.负责对全公司档案工程资料管理工作进行统筹规划、指导和监督检查。3.集中统一管理公司重要工程项目的档案资料，确保档案资料的安全和完整。4.组织开展档案工程资料管理业务培训和交流活动，提高档案管理人员的业务水平。5.参与工程项目竣工验收，对工程资料的完整性、准确性进行审核。（二）项目部门职责1.负责本项目工程资料的收集、整理、归档工作，确保资料的真实、准确、完整。2.建立健全项目工程资料管理台账，对资料的收集、整理、移交等情况进行详细记录。3.配备专（兼）职档案管理人员，负责本项目工程资料的日常管理工作，并接受公司档案管理机构的业务指导。4.在工程建设过程中，及时将工程资料提交给相关部门审核、审批，并按要求进行整改完善。5.工程竣工后，负责将整理好的工程资料移交公司档案管理机构归档保存。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握国家有关档案管理的法律法规和行业标准，熟悉公司档案工程资料管理制度。2.负责工程资料的收集、整理、分类、编目、装订、保管等具体工作，确保资料的规范、有序。3.对工程资料进行定期检查和核对，发现问题及时处理，并做好记录。4.积极为工程建设、维护、管理及竣工验收等工作提供档案资料查询服务。5.严格遵守档案安全保密制度，防止档案资料泄露、丢失。四、档案工程资料收集与整理（一）收集要求1.各部门和岗位应明确工程资料收集的责任人，按照职责分工及时收集各自工作范围内产生的工程资料。2.工程资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等。3.收集的工程资料应原件齐全，如因特殊原因无法提供原件的，应在复印件上注明原件存放处，并加盖提供单位公章。（二）整理要求1.工程资料应按照分类标准进行分类整理，做到分类科学、组卷合理、排列有序。2.卷内资料应按照顺序排列，依次为封面、目录、资料内容、备考表等。3.资料内容应按照事项、时间顺序排列，同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件应放在一起。4.工程图纸应按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。5.卷内资料应采用统一规格的纸张，幅面尺寸一般为A4纸（297mm×210mm）。五、档案工程资料归档与保管（一）归档要求1.在工程建设过程中，各项目部门应定期将整理好的工程资料移交公司档案管理机构归档。一般每月或每季度移交一次，重要工程资料应及时移交。2.移交的工程资料应编制移交清单一式两份，双方签字确认，各执一份。3.公司档案管理机构对接收的工程资料进行审核，对不符合要求的资料退回项目部门重新整理。（二）保管要求1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.档案管理人员应定期对档案资料进行清查盘点，做到账物相符。发现档案资料损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。六、档案工程资料借阅与利用（一）借阅规定1.因工作需要借阅档案工程资料的，应填写借阅申请表，注明借阅资料的名称、数量、用途、借阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到公司档案管理机构办理借阅手续。2.档案管理机构对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并登记借阅人姓名、部门、借阅资料名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人应按照约定时间归还借阅的档案资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、污损、抽取、撤换，如有损坏或丢失，应承担相应责任。（二）利用规定1.公司各部门及相关人员可根据工作需要利用档案工程资料，档案管理机构应积极提供服务。2.利用档案工程资料应遵守国家有关法律法规和公司的保密规定，不得将档案资料用于与工作无关的目的。3.如需对档案资料进行复印、摘录等，应经档案管理机构同意，并按照规定办理相关手续。七、档案工程资料鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案工程资料进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案工程资料进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.对已超过保管期限，且失去保存价值的档案资料，可予以销毁。2.对虽未超过保管期限，但已无利用价值的档案资料，经鉴定小组审核同意后，也可予以销毁。3.对涉及重要历史事件、重大工程建设等具有长期保存价值的档案资料，应延长保管期限。（四）销毁程序1.档案管理机构根据鉴定小组的鉴定意见，编制档案销毁清单，注明销毁档案的名称、数量、保管