业务档案资料归档制度

PAGE业务档案资料归档制度一、总则（一）目的为加强公司业务档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，便于档案资料的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的各类档案资料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，负责对业务档案资料进行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则业务档案资料应如实反映业务活动的全过程，内容真实、准确、完整，不得虚假、篡改。3.及时归档原则业务活动结束后，相关部门应及时将档案资料整理归档，确保档案资料的时效性。4.便于利用原则档案资料的整理和归档应便于查阅、利用，提高工作效率。二、归档范围（一）合同协议类1.各类业务合同、协议、意向书、备忘录等。2.合同变更、解除、终止等相关文件。（二）业务文件类1.业务请示、报告、批复、批示等。2.业务会议纪要、记录、决议等。3.业务工作计划、总结、统计报表等。（三）客户资料类1.客户基本信息资料，包括客户名称、地址、联系方式、经营范围等。2.客户业务往来资料，如订单、发货单、对账单、发票等。3.客户信用评估资料，如信用调查报告、信用评级等。（四）项目资料类1.项目立项文件，如项目可行性研究报告、项目立项批复等。2.项目实施方案、计划、进度报告等。3.项目验收文件，如验收报告、验收证书等。（五）财务资料类1.业务收支凭证，如发票、收据、付款凭证等。2.财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。3.财务审计报告、税务申报资料等。（六）技术资料类1.业务技术方案、设计图纸、技术说明书等。2.技术研发报告、实验数据、测试报告等。3.技术合作协议、技术转让合同等。（七）其他资料类1.业务宣传资料，如宣传册、海报、广告文案等。2.业务培训资料，如培训教材、培训记录等。3.与业务活动相关的其他文件、资料。三、归档要求（一）文件材料齐全完整归档的文件材料应齐全完整，能够准确反映业务活动的全过程。对于重要业务活动，应收集与之相关的各种文件材料，包括前期调研、策划、实施、总结等各个阶段的资料。（二）文件材料真实准确归档的文件材料应真实可靠，不得伪造、篡改。文件材料上的签字、盖章应齐全、清晰，日期准确无误。（三）文件材料格式规范归档的文件材料应采用统一的格式，如A4纸张、宋体字体、黑色打印等。对于电子文件，应按照规定的格式进行存储，如PDF、DOCX等，并确保文件的可读性。（四）文件材料分类清晰归档的文件材料应按照本制度规定的归档范围进行分类，并编制详细的目录。目录应包括文件材料的名称、编号、日期来源等信息，便于查阅和检索。（五）文件材料装订整齐归档的文件材料应进行装订，装订应牢固、整齐，不得散页、掉页。对于纸张较大的文件材料，应进行折叠，使其大小与A4纸张一致。四、归档流程（一）收集整理1.业务活动结束后，相关部门应及时收集本部门在业务活动中形成的各类文件材料，并进行初步整理。2.整理过程中，应按照文件材料的类别、时间顺序进行分类，剔除重复、无用的文件材料，确保文件材料的完整性和准确性。（二）审核把关1.整理后的文件材料应提交给部门负责人进行审核。部门负责人应对文件材料的完整性、准确性、真实性进行审核，确保文件材料符合归档要求。2.对于审核中发现的问题，部门负责人应及时通知相关人员进行修改和补充，直至审核通过。（三）移交归档1.审核通过的文件材料应由部门负责人签字后，移交至公司档案管理部门。2.档案管理部门应按照本制度规定的归档范围和要求，对移交的文件材料进行再次审核和整理，并编制档案目录。3.档案管理部门应将整理好的档案资料进行分类存放，并建立电子档案数据库，便于查阅和检索。五、档案保管（一）保管期限1.业务档案资料的保管期限应根据其重要程度、性质和作用等因素确定，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料主要包括公司重要的合同协议、财务报表审计报告、营业执照、公司章程等。3.长期保管的档案资料主要包括公司一般的合同协议、业务文件、客户资料、项目资料等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案资料主要包括公司一般性的业务文件报表、宣传资料、培训资料等，保管期限为[X]年。（二）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的安全保管。2.档案资料应按照类别、保管期限进行分类存放，并建立档案索引，便于查找和利用。3.对于电子档案资料，应进行备份存储，并定期进行检查和维护，确保电子档案资料的安全性和完整性。（三）保管期限调整1.档案管理部门应定期对档案资料的保管期限进行检查和评估，对于保管期限已满、失去保存价值的档案资料，应按照规定的程序进行销毁。2.对于因特殊原因需要延长保管期限的档案资料，档案管理部门应提出申请，经公司领导批准后，重新确定保管期限。六、档案查阅利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅业务档案资料，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.涉及公司机密的档案资料，查阅人应严格遵守公司保密制度的规定，不得泄露档案资料的内容。3.公司外部人员查阅业务档案资料，应持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司领导批准。查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅，不得擅自将档案资料带出档案库房。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责查阅服务。3.查阅人在档案管理部门指定的地点查阅档案资料，查阅过程中应遵守档案管理部门的相关规定，不得在档案资料上涂改、标记、抽取、撤换等。4.查阅结束后，查阅人应将档案资料归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人的需求，提供档案资料的复印件、扫描件等利用方式。对于重要档案资料，一般不得提供原件查阅。2.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案资料的查阅利用情况进行详细记录，包括查阅人姓名、查阅时间、查阅内容利用方式等信息。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、财务审计人员等组成。档案鉴定工作小组负责对档案资料的保管期限、保存价值进行鉴定。（二）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案资料进行清理，提出销毁意见，并填写《档案销毁鉴定表》。2.档案鉴定工作小组对《档案销毁鉴定表》进行审核，对拟销毁档案资料的保管期限、保存价值进行鉴定。3.经档案鉴定工作小组审核通过的档案资料，报公司领导批准后，进行销毁处理。（三）销毁方式1.档案资料的销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等。对于电子档案资