本所档案保存管理制度

PAGE本所档案保存管理制度一、总则（一）目的为加强本所档案的科学管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本档案保存管理制度。（二）适用范围本制度适用于本所各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案，包括但不限于纸质档案、电子档案、声像档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则本所档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性和完整性原则档案应如实反映本所各项工作活动的真实情况，保持档案的原始性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.保密性原则对涉及本所商业秘密、技术秘密、个人隐私等重要信息的档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为所内各项工作提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本所设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责全所档案的统一管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本所档案管理的规章制度和业务规范，并组织实施。2.负责全所档案的收集、整理、分类、编目、装订及上架等基础工作，确保档案的系统性和完整性。3.建立健全档案保管制度，做好档案的安全保管工作，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的实体安全和信息安全。4.开展档案的鉴定工作，按照规定的保管期限，对档案进行定期鉴定，及时剔除失去保存价值的档案，并做好销毁工作。5.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，为档案管理决策提供依据。6.编制档案检索工具，建立档案信息数据库，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。7.积极开展档案的开发利用工作，为所内各项工作提供档案信息服务，充分发挥档案的价值。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全所人员的档案意识和档案管理水平。9.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的业务联系，及时报送档案工作情况和统计报表。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理类档案包括本所制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、大事记、人事档案、财务档案、审计档案、合同协议、资质证书、荣誉证书等。2.业务工作类档案涵盖本所开展的各类业务活动形成的文件材料，如项目立项文件、可行性研究报告、设计方案、技术文件、实验数据、测试报告、验收文件、业务往来信函等。3.科研项目类档案包括科研项目的申报材料、研究计划、实验记录、研究成果、知识产权文件等。4.基本建设类档案涉及本所基本建设项目的规划文件、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。5.设备仪器类档案包括设备仪器的购置合同、说明书、操作规程、维修记录、报废文件等。6.声像档案记录本所重要活动、会议、项目进展等的照片、录音、录像等资料。7.电子档案包括本所办公自动化系统、业务系统等产生的电子文件，以及存储在光盘、硬盘等载体上的各类电子资料。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在工作活动结束后，及时将办理完毕的文件材料整理归档，不得积压或拖延。3.收集的档案应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。4.对于电子档案，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）档案整理方法1.分类标准按照档案的形成领域、时间、来源等因素，将档案分为行政管理类、业务工作类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、声像档案、电子档案等一级类目，再根据档案的具体内容进行二级及以下类目细分。2.编号规则：为便于档案的管理和检索，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用“全宗号年度保管期限类别顺序号”的结构形式。例如：0012023长期XM001，表示本所第1个全宗，2023年度形成的，保管期限为长期的项目类档案中的第1份文件。3.整理流程区分归档范围：首先对收集到的文件材料进行甄别，确定其是否属于归档范围。分类排序：按照分类标准对档案进行分类，并在每一类目内按照时间顺序或重要程度进行排序。编目装订：编制档案目录，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，并对档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。上架存放：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。四、档案的保管（一）档案保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等，并定期进行检查和维护。3.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、堆放杂物或从事其他与档案保管无关的活动。（二）档案保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.声像档案应根据其载体形式进行分类保管，如照片应冲洗或打印后装册，并注明拍摄时间、地点、人物等信息；录音、录像资料应存储在光盘或磁带等载体上，并做好标识和编目。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映本所主要职能活动和历史面貌的，对本所和国家具有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，主要是本所在一定时期内具有重要查考利用价值的档案。短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案，是本所一般性工作活动中形成的，在较短时间内有查考利用价值的档案。2.各部门应根据档案的实际情况，准确判定档案的保管期限，并在档案整理时进行标注。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，一般每年不少于一次。检查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。2.在检查过程中，如发现档案有破损、霉变、褪色、字迹模糊等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理。3.对检查中发现的问题，应及时分析原因，制定整改措施，并做好记录。整改情况应跟踪落实，确保档案保管工作的质量。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关部门的业务骨干和档案管理人员。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）档案鉴定标准1.根据档案保管期限表和本所实际情况，对档案的价值进行综合评估。2.鉴定档案价值时，应重点考虑档案的内容、来源、时间、形式以及与本所工作的关联程度等因素。3.对于已失去保存价值的档案，应予以销毁；对于仍有一定保存价值但保管期限已满的档案，可根据实际情况延长保管期限或进行数字化处理后继续保存。（三）档案鉴定程序1.档案管理部门定期清理到期档案，编制档案鉴定清册，注明档案的档号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.将档案鉴定清册提交档案鉴定工作小组进行审核。鉴定工作小组应认真查阅档案，对每一份档案的价值进行逐一评估，并提出存毁意见。3.档案鉴定工作小组形成鉴定报告，经本所主管领导审批后，作为档案销毁的依据。（四）档案销毁1.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息的泄露。2.档案销毁过程中，应制作档案销毁记录，记录销毁档案的名称、数量、时间、地点、监销人等信息，并由监销人签字确认。3.档案销毁记录应与档案鉴定报告、档案销毁清册等相关材料一并归档保存，以备查考。六、档案的利用（一）利用原则1.本所档案的利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用，不得损害本所利益和他人合法权益。2.档案利用应严格履行审批手续，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅、复制档案。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的人员，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审核签字后，提交档案管理部门审批。档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门。2.借阅：确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人审核、档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后，应按时归还档案。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应的责任。3.复制：因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，注明复制内容、复制用途、复制份数等信息，经所在部门负责人审核、档案管理部门负责人审批后，由档案管理部门指定专人负责复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期和出处。复制档案的用途应符合本制度规定，不得用于非法目的。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.利用登记记录应包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、利用内容、利用方式、归还日期等信息，确保档案利用情况可追溯。3.定期对档案利用登记记录进行统计分析，了解档案利用的频率、流向、需求等情况，为档案管理和服务工作提供参考依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理和利用，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，实现档案信息资源的共享，为所内各部门提供便捷的档案查询和利用服务。3.确保档案信息化系统的安全稳定运行，保障档案信息的安全保密。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏、调整亮度对比度等操作，提高图像质量。3.按照档案分类编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的快速检索。（三）信息化系统功能1.档案录入功能：能够录入档案的基本信息，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等，并关联电子档案原文。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按档号、题名、日期、关键词等进行检索，快速定位所需档案信息。3.借阅管理功能：实现档案借阅流程的在线审批和管理，记录借阅人员信息、借阅时间、归还时间等。4.权限管理功能：根据不同用户的角色和职责，设置相应的系统操作权限，确保档案信息的安全保密。5.统计分析功能：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。（四）信息安全保障1.建立档案信息化安全管理制度，明确系统管理员、档案管理人员等的安全职责。2.采取安全技术措施，如防火墙、