郧阳档案管理制度

PAGE郧阳档案管理制度一、总则（一）目的为了加强郧阳档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在郧阳各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于郧阳[公司/组织名称]各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理工作的集中统一，维护档案的完整与安全。2.真实性原则档案应如实反映郧阳各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集、整理郧阳在各个工作环节形成的档案，保证档案的齐全完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及郧阳机密、敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便捷利用原则优化档案管理流程，提高档案管理信息化水平，确保档案能够及时、准确地提供给需要查阅利用的人员，满足工作需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门郧阳设立专门的档案管理部门，负责统筹协调全郧阳的档案管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合郧阳实际情况，制定和修订档案管理相关制度、流程和规范，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理指导和督促各部门做好档案的收集、整理工作，定期对各部门移交的档案进行检查、验收，确保档案的质量符合要求。3.档案保管与维护负责郧阳各类档案的集中保管，建立健全档案保管制度，采取有效的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。定期对档案进行检查、清点、修复和数字化处理，延长档案使用寿命。4.档案检索与利用建立完善的档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查找和利用。根据工作需要，及时为各部门和人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记和跟踪反馈工作。5.档案鉴定与销毁按照规定的程序和标准，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，提出销毁意见，报经批准后组织实施销毁工作，并做好销毁记录。6.档案信息化建设推进档案管理信息化工作，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。加强对档案管理人员的信息化技能培训，提高档案管理工作效率和水平。7.档案业务指导与培训对各部门的档案管理工作进行业务指导，定期组织档案管理人员培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。（二）各部门档案管理职责1.设立兼职档案员各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的日常收集、整理、保管和移交工作。兼职档案员应接受档案管理部门的业务指导和培训，熟悉档案管理工作流程和要求。2.档案收集与整理各部门兼职档案员负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，按照档案管理部门规定的分类标准和整理方法进行整理，确保档案的齐全完整、分类准确、编目规范。3.档案保管与移交各部门应设置专门的档案保管场所，妥善保管本部门的档案，防止档案丢失、损坏或泄密。在规定的时间内，将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。4.配合档案管理部门工作积极配合档案管理部门开展档案管理工作，如档案的查阅利用、鉴定销毁、信息化建设等工作，按照要求提供相关资料和信息，协助完成各项档案管理任务。三、档案的分类与编号（一）档案分类郧阳档案分为以下几大类：1.行政管理类包括郧阳的行政事务管理、会议文件、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、审计档案等。2.业务工作类涵盖郧阳各业务部门在工作过程中形成的各类文件材料，如项目文件、业务合同、技术资料、市场调研、客户信息等。3.党群工作类主要包括党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。4.基本建设类涉及郧阳基本建设项目的立项、规划、设计、施工、竣工验收等全过程形成的文件材料，如项目建议书、可行性研究报告、设计图纸档案、工程合同、竣工验收报告等。5.设备仪器类包括郧阳购置、使用、维护的各类设备仪器的相关文件材料，如设备采购合同、设备说明书、设备维修记录、设备报废申请等。6.声像档案类以照片、录音、录像等形式记录郧阳重要活动、事件、人物等的档案材料，如会议照片、活动录像、领导视察影像等。7.电子档案类存储在电子介质上的各类文件材料，如电子文档、电子邮件、数据库文件等，与纸质档案具有同等效力。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对各类档案进行统一编号。编号规则如下：1.大类代码行政管理类（XZ）、业务工作类（YW）、党群工作类（DQ）、基本建设类（JS）、设备仪器类（SB）、声像档案类（SX）、电子档案类（DZ）。2.二级分类代码在大类代码后，根据档案的具体内容进行二级分类，并赋予相应代码。例如，行政管理类中的人事档案（RS）、财务档案（CW）等。3.流水号按照档案形成的时间顺序，为每一份档案编制流水号。流水号为阿拉伯数字，位数根据档案数量确定，确保编号的唯一性和系统性。档案编号示例：XZRS001，表示行政管理类中的人事档案第1份。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照以下范围收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料：1.上级文件包括上级机关下发的与郧阳工作相关的各类文件、通知、指示、批复等。本部门文件本部门制发的各类文件，如请示、报告、函、决定方案、通知等。会议文件郧阳组织召开的各类会议形成的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。工作计划与总结各部门年度、季度、月度工作计划和总结，以及专项工作的计划与总结。规章制度郧阳制定的各项规章制度、办法、细则等。人事档案员工的个人档案，包括履历表、学历学位证书、工作经历证明、考核评价材料、奖惩记录等。财务档案财务凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。业务工作文件根据各部门业务特点，收集与业务工作相关的各类文件材料，如项目文件、业务合同、技术文档、市场调研资料、客户信息等。党群工作文件党组织建设、党员管理、工会工作共青团工作等方面的文件材料。基本建设文件基本建设项目从立项到竣工验收全过程形成的各类文件材料。设备仪器文件设备仪器的采购、使用、维护、报废等环节的相关文件材料。声像档案记录郧阳重要活动、事件、人物等的照片、录音、录像等资料。电子档案存储在电子介质上的各类文件材料。（二）收集要求1.及时收集各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的文件材料，确保档案的时效性。对于重要文件和紧急文件，应在形成后立即收集整理。2.完整齐全按照收集范围，全面收集各类文件材料，不得遗漏重要信息。对每份文件的正件与附件、定稿与修改稿、请示与批复等应一并收集。3.真实准确收集的文件材料应真实反映工作实际情况，不得对文件内容进行篡改或伪造。文件上的签字、盖章等应齐全有效。（三）整理方法1.分类按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类，将同一类别的文件材料集中在一起。2.装订对纸张规格不一致、破损或折叠的文件材料进行整理和修复，采用线装或胶装的方式进行装订，确保文件整齐、牢固。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。档案题名应准确概括文件内容，日期填写文件形成的年月日，责任者填写文件的制发部门或个人。4.装盒将整理好的档案按照类别和顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房内配备必要的档案装具，如档案架、档案柜、密集架等，并保持整洁、通风良好。（二）保管要求1.上架排列档案应按照编号顺序上架排列，便于查找和管理。不同类别的档案应分开存放，避免混淆。2.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完好程度、保管环境等。发现问题及时采取措施进行处理，如对破损档案进行修复、对受潮档案进行干燥处理等。3.温湿度控制库房内的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。根据温湿度变化情况，采取相应的调控措施，如安装空调、除湿机等设备。4.安全防护加强库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入库房。配备消防器材和防盗报警装置，定期进行检查和维护，确保其正常运行。（三）数字化保管1.数字化范围对郧阳具有重要保存价值的档案进行数字化处理，包括行政管理类、业务工作类、基本建设类等档案中的重要文件。2.数字化流程扫描：选择合适的扫描设备和分辨率，对档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪纠偏、去噪、增强等处理，提高图像质量。数据挂接：将数字化后的图像数据与档案目录信息进行挂接，建立电子档案数据库。存储备份：将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。六、档案的检索与利用（一）检索工具1.纸质目录编制纸质档案目录，包括全宗目录、分类目录、专题目录等。全宗目录反映郧阳档案的整体情况，分类目录按照档案分类体系编制，专题目录则根据特定专题编制，方便查找某一专题的档案。2.电子检索系统建立档案管理信息系统，实现档案的电子检索。在系统中录入档案的基本信息和全文数据，通过关键词、题名、日期、责任者等检索条件，快速准确地查找所需档案。（二）利用方式1.查阅本郧阳员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据申请表提供的信息，及时准确地提供档案，并做好查阅登记工作。查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。2.借阅外单位人员因工作需要查阅郧阳档案，须持有单位介绍信，经郧阳主管领导批准后，方可到档案管理部门查阅。如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、期限等，经档案管理部门负责人审核同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、损坏、转借或丢失。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好程度，如有问题，应及时查明原因并追究责任。3.复制根据查阅利用人员的需求，档案管理部门可为其提供档案复制服务。复制档案应经过档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期和出处。（三）利用登记档案管理人员应对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用者姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、复制档案的内容和份数等。登记册应妥善保管，以备查询和统计分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员以及相关业务专家组成。鉴定工作小组负责对郧阳档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。（二）鉴定标准根据国家有关规定和郧阳实际情况，制定档案鉴定标准。一般来说，档案的保管期限分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）。1.永久保管档案反映郧阳主要职能活动和历史面貌的，对郧阳工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，如郧阳成立以来的重要文件、重大历史事件记录、重要业务成果等。2.长期保管档案在较长时间内对郧阳工作有查考利用价值的档案，如郧阳年度工作计划与总结、重要业务文件、一般人事档案等。3.短期保管档案在较短时间内对郧阳工作有参考价值的档案，如临时性文件、一般性业务资料等。（三）鉴定程序1.初步审查档案管理人员对到期档案进行初步审查，按照鉴定标准，提出初步的保管期限意见。2.小组审议档案鉴定工作小组对初步审查意见进行审议，结合档案的实际情况，综合考虑郧阳工作需要和档案的历史价值，确定档案的最终保管期限。3.编制鉴定报告对经过鉴定的档案，编制档案鉴定报告，记录档案的名称、数量、保管期限、鉴定依据等信息。鉴定报告由档案鉴定工作小组组长签字确认。（四）销毁程序1.提出销毁意见对已到保管期限且无保存价值的档案，档案管理部门根据鉴定报告提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.审批《档案销毁申请表》报经郧阳主管领导批准后，方可组织实施销毁工作。