会计档案保管制度设计

PAGE会计档案保管制度设计一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，便于查阅和利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的会计档案管理。（三）定义1.会计档案：是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.保管期限：根据会计档案的重要程度和性质，分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。（四）管理职责1.财务部门负责会计档案的整理、装订、保管和定期归档工作。按照规定的保管期限和销毁程序，对会计档案进行妥善保管和处置。建立会计档案查阅、借阅登记制度，为查阅和借阅会计档案提供便利。2.档案管理部门负责指导和监督财务部门的会计档案管理工作。提供必要的档案保管设施和场地，确保会计档案的安全存储。参与会计档案的鉴定、销毁等工作。3.其他部门应积极配合财务部门做好会计档案的收集、整理工作，及时将本部门涉及的会计资料移交财务部门。在查阅、借阅会计档案时，应按照规定办理相关手续。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、合同等。2.记账凭证，按照会计科目分类编制，记录经济业务的发生和处理情况。（二）会计账簿1.总账，全面记录公司的经济业务，反映资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等情况。2.明细账，按照明细科目设置，详细记录各项经济业务的具体情况。3.日记账，如现金日记账、银行存款日记账，逐日逐笔记录现金和银行存款的收支情况。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.会计报表附注，对财务报表中的重要项目进行详细说明，包括会计政策、会计估计变更、重大事项等。3.财务情况说明书，对公司的财务状况、经营成果和现金流量等情况进行分析和说明。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异。2.银行对账单，反映公司银行账户的收支情况。3.纳税申报表，记录公司的纳税申报情况。4.会计档案移交清册、保管清册和销毁清册，记录会计档案的交接、保管和销毁情况。5.其他与会计核算有关的资料，如审计报告、验资报告、评估报告等。三、会计档案的整理与装订（一）整理要求1.会计凭证应按照编号顺序排列，检查凭证的日期、编号、摘要、金额等是否齐全，附件是否完整。2.会计账簿应按照总账、明细账、日记账等顺序整理，检查账簿的账页是否齐全，编号是否连续。3.财务会计报告应按照月度、季度、年度顺序整理，检查报告的内容是否完整，签字盖章是否齐全。4.其他会计资料应按照类别和时间顺序整理，确保资料的完整性和准确性。（二）装订要求1.会计凭证应使用专用的凭证装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得有压字、掉页等现象。2.装订后的会计凭证应在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等内容，并由装订人员和会计主管人员签字或盖章。3.会计账簿应使用活页账夹，在年度终了后，将账页装订成册，并在封面上注明单位名称、账簿名称、年度、月份等内容，由记账人员和会计主管人员签字或盖章。4.财务会计报告应按照规定的格式和顺序装订成册，在封面上注明单位名称、年度、月份、报告种类等内容，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签字或盖章。5.其他会计资料应根据资料的性质和特点，采用适当的方式进行装订，确保资料的安全和完整。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册保管期限为30年。2.月度、季度财务会计报告保管期限为10年。3.年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册为永久保管。4.其他会计资料的保管期限按照国家有关规定执行。（二）保管地点1.公司应设立专门的会计档案保管库，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保会计档案的安全存储。2.会计档案保管库应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.会计档案应分类存放，按照保管期限和类别进行编号，便于查找和管理。（三）保管要求1.财务部门应指定专人负责会计档案的保管工作，定期对会计档案进行检查和核对，确保会计档案的安全和完整。2.会计档案应妥善保管，不得随意堆放、毁损、散失或泄密。如有特殊情况需要临时借阅或使用会计档案，应按照规定办理相关手续，并及时归还。3.对于电子会计档案，应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，如光盘、硬盘等。备份数据应与原始数据分开存放，并定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。4.在会计档案保管期限届满前，财务部门应会同档案管理部门对会计档案进行鉴定，确定是否仍需继续保管。对于确无保存价值的会计档案，应按照规定的程序进行销毁。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.本公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门负责人根据申请内容进行审核，批准后方可查阅。查阅人员应在指定的地点查阅会计档案，不得将会计档案带出保管库。3.查阅人员应按照规定的查阅范围进行查阅，不得擅自扩大查阅范围或篡改、损毁会计档案。查阅过程中，如有需要摘录或复制会计档案内容，应经财务部门负责人同意，并由财务部门指定专人负责办理。（二）借阅程序1.外单位人员因工作需要查阅或借阅本公司会计档案，应持有单位介绍信，并填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等。2.《会计档案借阅申请表》经本公司财务部门负责人审核，报公司主管领导批准后方可借阅。3.借阅人员应按照规定的借阅期限及时归还会计档案，不得逾期不还。如需延期归还，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对所借阅的会计档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自拆封、抽换、涂改或损毁会计档案。如有违反规定，应承担相应的法律责任。（三）查阅与借阅登记1.财务部门应建立会计档案查阅、借阅登记制度，对查阅和借阅的时间、内容、人员等进行详细记录。2.查阅、借阅登记记录应妥善保管，以备查询。六、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.会计档案保管期限届满前，财务部门应会同档案管理部门对会计档案进行鉴定。鉴定工作应由公司内部熟悉会计业务和档案管理的人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据会计档案的保管期限、重要程度、使用价值等因素，对会计档案进行逐一审查，确定是否仍需继续保管。3.对于仍需继续保管的会计档案，应重新确定保管期限，并在会计档案保管清册中注明。对于确无保存价值的会计档案，应提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》。（二）销毁程序1.《会计档案销毁清册》应经公司主管领导审批后，方可进行销毁。2.销毁会计档案时，应由财务部门、档案管理部门共同派员监销。监销人员应认真核对销毁的会计档案是否与《会计档案销毁清册》一致，确保销毁工作的合规性。3.销毁会计档案时，应采用