智慧教室档案管理制度

PAGE智慧教室档案管理制度一、总则（一）目的为加强智慧教室档案管理，确保智慧教室相关资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在教学、科研、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有智慧教室的档案管理工作，包括智慧教室建设、使用、维护等过程中形成的各类文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则智慧教室档案由专门的档案管理部门或指定人员进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映智慧教室的建设、使用和维护情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.保密性原则对涉及智慧教室技术秘密、教学资源等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案的利用效率，为公司/组织的各项工作提供支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善智慧教室档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管智慧教室的各类档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。3.对档案进行分类编目、装订上架，确保档案存放有序，便于查找。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和安全性。5.负责档案的借阅、查阅服务，按照规定办理借阅手续，做好借阅登记和催还工作。6.开展档案管理培训和宣传工作，提高员工的档案意识和档案管理水平。（二）智慧教室建设部门职责1.在智慧教室建设过程中，负责收集、整理项目申报文件、可行性研究报告、设计方案、招投标文件、合同协议等各类档案资料，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好智慧教室建设档案的整理、归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。（三）智慧教室使用部门职责1.负责本部门使用智慧教室过程中产生的教学计划、课程安排、教学课件、学生作业、考试试卷等档案资料的收集、整理和保管，并定期移交档案管理部门。2.按照档案管理规定，规范本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案质量。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，及时归还档案资料。（四）智慧教室维护部门职责1.负责智慧教室设备维护、维修过程中产生的技术文档、维修记录、设备清单等档案资料的收集、整理和保管，并定期移交档案管理部门。2.对智慧教室的技术改造、升级等项目形成的档案资料进行整理、归档，确保档案资料的完整性和准确性。三、档案分类与编号（一）档案分类智慧教室档案分为以下几类：1.建设档案包括智慧教室建设项目的前期规划、可行性研究、设计方案、招投标文件、合同协议、验收报告等。2.设备档案涵盖智慧教室各类设备的采购合同、设备清单、使用说明书、维护保养记录、故障维修记录等。3.教学档案包含教学计划、课程安排、教学课件、学生作业、考试试卷、教学评估等与教学活动相关的档案。4.技术档案涉及智慧教室的网络架构、软件系统、技术方案、技术文档等技术资料。5.管理档案包括智慧教室的使用管理制度、培训记录、值班记录、安全检查记录等管理文件。（二）编号规则为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用“分类代码+年份+流水号”的形式，具体如下：1.建设档案：JS+年份+流水号，如JS2023001表示2023年的第1份建设档案。2.设备档案：SB+年份+流水号，如SB2023002表示2023年的第2份设备档案。3.教学档案：JX+年份+流水号，如JX2023003表示2023年的第3份教学档案。4.技术档案：JS+年份+流水号，如JS2023004表示2023年的第4份技术档案。5.管理档案：GL+年份+流水号，如GL2023005表示2023年的第5份管理档案。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.档案形成部门应在工作结束后及时将档案资料移交至档案管理部门，不得积压或擅自留存。3.对于重要的档案资料，应进行备份，确保档案的安全性和完整性。（二）整理方法1.档案管理部门收到档案资料后，应按照档案分类标准进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.对纸质档案进行装订、编页，确保档案整齐、牢固；对电子档案进行分类存储，建立电子档案索引，便于查询。五、档案归档与保管（一）归档程序1.整理好的档案资料经档案管理部门审核后，按照编号顺序进行排列，装入档案盒或档案袋。2.在档案盒或档案袋上标明档案类别、编号、名称等信息，并填写档案移交清单，双方签字确认。3.将归档后的档案存放于专门的档案库房，按照档案类别和编号顺序上架排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管涉及智慧教室建设的重要文件、合同协议、验收报告等，以及具有长期保存价值的教学成果、技术资料等，应永久保管。2.定期保管其他档案资料根据其重要程度和使用期限，确定保管期限，一般分为3年、5年、10年等。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定进行销毁。（三）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。3.对电子档案应定期进行备份，存储于安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅智慧教室档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案资料的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出档案库房。如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅智慧教室档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案资料的完整性和准确性，如无问题，在《档案借阅登记表》上签字确认。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期限届满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和利用情况，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，并经档案鉴定小组组长签字确认。（二）销毁程序1.经批准销毁的档案，应在档案管理部门指定的地点进行销毁，确保档案信息彻底消除。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。3.销毁完毕后，《档案销毁清册》应作为档案资料妥善保管，保存期限为[X]年。八、档案信息化管理（一）信息化建设1.建立智慧教室档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、借阅等功能。2.将纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并与档案管理信息系统进行关联，确保电子档案与纸质档案的一致性。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案索引，方便查询和利用。（二）信息安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对档案管理信息系统进行备份，存储于安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。