军粮档案管理制度

PAGE军粮档案管理制度一、总则（一）目的为加强军粮档案管理，确保军粮供应工作的规范化、科学化，保障军粮质量和供应安全，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在军粮采购、储存、运输、供应等环节中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映军粮管理工作的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与军粮管理相关的各类文件、记录，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家保密规定，对涉及军事机密、商业秘密等重要信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，确保档案整理、分类、编号、存储等工作的标准化和规范化。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善军粮档案管理制度，统筹规划档案管理工作，指导和监督各部门档案资料的收集、整理、归档和保管工作。对档案进行集中统一管理，建立档案信息数据库，提供档案查阅、借阅等服务。2.各业务部门负责本部门军粮管理工作中各类档案资料的收集、整理和初步审核，确保档案资料的真实、准确和完整，并及时移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定使用和归还档案资料。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.采购环节包括军粮采购计划、采购合同、供应商资质文件、报价单、验收报告等。2.储存环节库存盘点记录、粮情检测报告、仓库温湿度记录、熏蒸记录、防虫防鼠记录等。3.运输环节运输合同、运输车辆信息、运输路线规划、运输过程中的损耗记录等。4.供应环节军粮供应清单、配送记录、部队反馈意见等。5.质量管理军粮质量检测报告、质量认证文件、不合格品处理记录等。6.其他相关文件上级部门下达的军粮管理文件、工作会议纪要、培训记录、应急预案等。（二）收集要求1.各业务部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.收集的档案资料应原件为主，如无法提供原件，需提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。3.对收集到的档案资料进行初步分类和整理，剔除无关的资料，确保资料的有效性和关联性。（三）整理方法1.分类按照军粮管理的业务流程和档案内容，将军粮档案分为采购档案、储存档案、运输档案、供应档案、质量档案和其他档案六大类。每大类下再根据具体内容细分若干小类，如采购档案可分为采购计划类、采购合同类等。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，例如：2023CG001，表示2023年采购类档案的第001号。3.装订对纸张较多的档案资料进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用A4纸规格的档案封面和封底，左侧装订，装订线宽度不超过15mm。4.编目编制档案目录，目录内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。三、档案的归档与保管（一）归档流程1.各业务部门在档案资料整理完毕后，填写《军粮档案归档申请表》，注明档案类别、数量、整理情况等信息，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对提交的档案进行审核，审核通过后，在《军粮档案归档申请表》上签字确认，并按照档案编号顺序将档案存入档案库房。3.档案管理部门建立《军粮档案归档台账》，记录档案的归档日期、编号、题名、保管期限等信息，便于查询和统计。（二）保管期限根据军粮档案的重要性和时效性，确定不同档案的保管期限。1.永久保管涉及军粮管理重大决策、重要政策文件、军事机密等档案资料，应永久保管。2.定期保管一般分为30年和10年两种期限。采购合同、质量认证文件等重要档案保管期限为30年；库存盘点记录、运输过程中的损耗记录等一般性档案保管期限为10年。（三）保管要求1.档案库房建设档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，配备必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等。库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案存储方式采用密集架或档案柜存储档案，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.档案安全管理建立档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，严格限制无关人员进入库房。定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。对发现的档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。四、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅军粮档案的人员，应填写《军粮档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案类别、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后，安排专人陪同查阅，并在《军粮档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。4.查阅结束后，查阅人员应将档案资料归还档案管理人员，由管理人员对档案进行检查，确认无误后在《军粮档案查阅登记表》上签字注销。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅军粮档案的人员，应填写《军粮档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于其他非工作目的。在借阅期限内，如发现档案资料丢失、损坏等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应对档案进行认真检查，如发现档案有损坏、缺页等情况，应要求借阅人员说明原因，并根据情节轻重追究相应责任。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的军粮档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、档案管理人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《军粮档案销毁清单》。3.在鉴定过程中，应充分征求业务部门的意见，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）销毁程序销毁档案时，应严格按照以下程序进行：1.档案管理部门将编制好的《军粮档案销毁清单》报公司/组织领导审批。2.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁过程中，应确保档案资料彻底销毁，防止信息泄露。3.销毁工作完成后，销毁人员应在《军粮档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。六、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各业务部门在工作中形成的电子文件，应按照军粮档案的分类标准进行分类整理，并及时移交档案管理部门。2.电子文件应采用通用格式存储，确保文件的可读性和兼容性。对重要的电子文件应进行备份，备份存储介质应定期进行检查和更新。3.电子档案的命名应规范统一，采用“年份+类别代码+题名+文件格式”的形式，例如：2023CG采购计划.docx。（二）电子档案的存储与保管1.建立电子档案存储系统，对电子档案进行集中存储和管理。存储系统应具备数据备份、恢复、安全防护等功能，确保电子档案的安全和完整。2.定期对电子档案进行清查和盘点，检查电子档案的存储情况和可读性。对发现的问题应及时进行处理，确保电子档案的正常使用。3.电子档案的保管期限应与纸质档案一致，按照相关规定进行鉴定和销毁。（三）电子档案的查阅与利用1.查阅电子档案时，查阅人员应通过档案管理部门提供的电子档案查阅系统进行操作。查阅系统应具备权限管理功能，根据查阅人员的身份和权限，限制对电子档案的访