档案鉴定销毁统计制度

PAGE档案鉴定销毁统计制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，规范档案鉴定、销毁及统计工作，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理过程中涉及的档案鉴定、销毁及统计工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案鉴定、销毁及统计工作应基于真实、准确的档案信息，保证工作结果的可靠性。3.安全保密原则：在档案鉴定、销毁过程中，要确保档案信息不泄露，维护公司的商业秘密和信息安全。4.集中管理原则：公司档案管理工作实行集中统一管理，明确各部门职责，确保档案管理工作的有序开展。二、档案鉴定（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员及相关业务专家。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和计划，组织实施档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核。（二）鉴定标准1.保管期限标准永久保管：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司发展有长远利用价值的档案，如公司章程、重大决策文件、重要合同协议等。长期保管：在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年，如年度工作计划、总结、财务报表等。短期保管：在较短时间内对公司工作有一定查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下，如一般性的业务文件、临时性通知等。2.价值鉴定标准重要性：档案内容涉及公司核心业务、重大事件、关键决策等，对公司发展具有重要影响的，应予以重点鉴定。完整性：档案资料齐全、完整，能够全面反映相关业务活动的，价值相对较高。时效性：对于时效性较强的档案，如市场调研报告、新产品研发资料等，应根据其时效性确定保管期限。（三）鉴定流程1.初步筛选：各部门档案管理人员按照保管期限标准和价值鉴定标准，对本部门的档案进行初步筛选，提出拟鉴定档案清单。2.集中鉴定：档案管理部门将各部门提交的拟鉴定档案清单汇总，组织鉴定工作小组进行集中鉴定。鉴定工作小组通过查阅档案内容、分析档案价值等方式，对每一份档案进行逐一审核，并提出鉴定意见。3.结果审核：鉴定工作小组的鉴定结果报公司档案管理部门负责人审核。审核通过后，形成档案鉴定报告，明确各类档案的保管期限或销毁意见。三、档案销毁（一）销毁审批1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门填写《档案销毁申请表》，详细注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并附上档案鉴定报告。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人、公司分管领导审批签字后，方可进行销毁处理。对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需报公司主要领导审批。（二）销毁方式1.物理销毁：对于纸质档案，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子销毁：对于电子档案，通过专业的数据擦除软件进行多次覆盖擦除，确保数据彻底删除，或采用物理损坏存储介质的方式进行销毁。（三）销毁记录1.档案销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、执行人员等信息。记录应形成《档案销毁记录单》，由执行人员和监销人员签字确认。2.《档案销毁记录单》与《档案销毁申请表》一并归档保存，保存期限与相应档案的保管期限一致。（四）监销要求1.档案销毁时，必须有专人负责监销。监销人员应由档案管理部门和公司纪检监察部门人员组成，确保销毁过程符合规定要求，防止档案信息泄露。2.监销人员应对销毁过程进行全程监督，检查销毁方式是否符合要求，销毁数量是否准确无误等。销毁工作完成后，监销人员应在《档案销毁记录单》上签字确认。四、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：定期对公司各类档案的数量进行统计，包括纸质档案、电子档案的数量，以及不同保管期限档案的数量分布情况。2.档案利用统计：记录档案的查阅、借阅情况，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、借阅期限等信息，统计档案的利用频率和利用效果。3.档案鉴定销毁统计：对档案鉴定和销毁工作进行统计，包括鉴定档案数量、销毁档案数量、销毁原因分析等，为档案管理工作提供数据支持。（二）统计周期1.月度统计：各部门档案管理人员每月末对本部门档案的数量变化、利用情况等进行统计，并填写《档案月度统计表》，报送档案管理部门。2.年度统计：档案管理部门每年末对全公司档案管理工作进行全面统计分析，形成《档案年度统计报告》，报公司领导审阅。（三）统计方法1.手工统计：对于部分纸质档案的统计信息，可采用手工填写表格的方式进行记录。2.信息化统计：利用公司档案管理系统，对电子档案的相关信息进行自动统计分析，提高统计工作的效率和准确性。（四）统计分析1.档案管理部门应定期对档案统计数据进行分析，通过数据分析了解公司档案管理工作的现状和存在的问题，如档案数量增长趋势、利用热点领域、鉴定销毁工作的合理性等。2.根据统计分析结果，提出改进档案管理工作的建议和措施，如优化档案分类体系、加强档案利用服务、完善档案鉴定标准等，不断提高公司档案管理水平。五、监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门负责对各部门档案鉴定、销毁及统计工作进行日常监督检查，确保各项工作符合本制度要求。2.定期对档案管理工作进行内部审计，检查档案管理制度的执行情况、档案鉴定销毁的合规性、统计数据的真实性等，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等相关部门的监督检查，积极配合并如实提供有关档案管理工作的资料和情况。2.根据外部监督检查意见，及时调整和完善公司档案管理工作，确保公司档案管理工作合法合规、规范有序。六、责任追究（一）违规行为认定1.在档案鉴定、销毁及统计工作中，存在下列行为之一的，认定为违规行为：未按照本制度规定的鉴定标准和流程进行档案鉴定，导致档案保管期限不准确或重要档案被误销毁的。未经审批擅自销毁档案，或在销毁过程中未严格执行监销制度，造成档案信息泄露的。档案统计数据弄虚作假，影响公司档案管理决策的。违反档案管理安全保密规定，私自复制、传播档案信息的。2.其他违反国家法律法规及本制度规定的档案管理行为。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的，给予批评教育、责令改正等处理，并要求相关责任人写出书面检讨。2.对于违规行为造成一定后果的，视情节轻重给予警告、记过、记大过等行政处分，同时责令其采取措施挽回损失。3.对于违规行为严重，给公司造成重大损失或不良影响的，依法依规追究相关责任人的法律责任。七、附则（一）解释权本制度