物业档案借阅复制制度

PAGE物业档案借阅复制制度一、总则（一）目的为加强物业档案的管理，规范档案的借阅与复制行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本物业管理公司内部各部门及员工，以及因工作需要借阅、复制物业档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.档案借阅与复制应遵循必要、合理、安全的原则，不得损害公司利益和档案的保密性、完整性。3.实行借阅登记制度，明确借阅流程和责任，确保档案的可追溯性。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理室，配备专业的档案管理人员，负责物业档案的集中统一管理。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管等日常工作，确保档案的准确、完整和安全。2.建立档案借阅登记台账，详细记录借阅时间、借阅人、借阅内容、归还时间等信息。3.按照规定的程序办理档案借阅与复制手续，对借阅与复制情况进行跟踪和监督。4.定期对档案进行清查盘点，确保账物相符。5.对档案管理工作中发现的问题及时向上级汇报，并提出改进建议。三、档案借阅规定（一）内部借阅1.公司内部各部门因工作需要借阅档案，须填写《物业档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，到档案管理室办理借阅手续。2.档案管理人员根据申请表，对借阅内容进行审核，如符合规定，予以办理借阅登记，并提供相应的档案资料。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅时间，应提前向档案管理室提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、转借他人或带出公司指定场所。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理室报告，并承担相应责任。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续，并在借阅登记台账上注明归还时间。（二）外部单位借阅1.外部单位因工作需要借阅物业档案，须提前向公司提交书面申请，说明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，并加盖单位公章。2.公司收到申请后，由档案管理部门进行初审，初审通过后报公司领导审批。3.经公司领导批准后，外部单位借阅人员须持有效证件到档案管理室办理借阅手续，填写《物业档案借阅申请表》，并签订《物业档案借阅承诺书》，承诺遵守公司档案管理规定，保护档案安全。承诺书中应明确若发生档案丢失、损坏、泄露等情况，借阅单位应承担的法律责任和赔偿责任。4.档案管理人员按照规定收取一定的押金（押金金额根据档案重要性和借阅期限确定），并提供相应档案资料。押金在归还档案且无违规情况后予以退还。5.外部单位借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅时间，应提前向公司提出申请，经批准后方可延期。6.外部单位借阅人员应在公司指定场所查阅档案，不得擅自将档案带出公司。如需复制档案，应另行办理复制手续。7.借阅结束后，外部单位借阅人员应及时归还档案，档案管理人员核对无误后，退还押金，并在借阅登记台账上注明归还情况。四、档案复制规定（一）内部复制1.公司内部各部门因工作需要复制档案，须填写《物业档案复制申请表》，注明复制内容、复制目的、复制份数等信息，经部门负责人签字批准后，到档案管理室办理复制手续。2.档案管理人员根据申请表，对复制内容进行审核，如符合规定，按照档案保密级别和重要程度确定复制方式（如普通复印、扫描、电子拷贝等），并进行复制操作。3.复制完成后，档案管理人员对复制件进行核对，确保与原件一致，并在申请表上签字确认。4.复制件由档案管理人员按照档案管理规定进行编号、登记，并加盖“复制件”章，注明复制日期和复制人。5.复制件的发放应按照借阅审批流程进行，由借阅人签收。（二）外部单位复制1.外部单位因工作需要复制物业档案，须提前向公司提交书面申请，说明复制目的、复制内容、复制份数等，并加盖单位公章。2.公司收到申请后，由档案管理部门进行初审，初审通过后报公司领导审批。3.经公司领导批准后，外部单位复制人员须持有效证件到档案管理室办理复制手续，填写《物业档案复制申请表》，并签订《物业档案复制承诺书》，承诺遵守公司档案管理规定，保护档案安全。承诺书中应明确若发生复制件丢失、损坏、泄露等情况，借阅单位应承担的法律责任和赔偿责任。4.档案管理人员按照规定收取一定的复制费用（费用标准根据复制内容和份数确定），并按照外部单位要求的复制方式进行复制操作。5.复制完成后，档案管理人员对复制件进行核对，确保与原件一致，并在申请表上签字确认。6.复制件由档案管理人员按照档案管理规定进行编号、登记，并加盖“复制件”章，注明复制日期和复制人。7.复制件的发放应按照借阅审批流程进行，由外部单位指定人员签收，并在签收单上注明签收日期和签收人。五、档案保密规定（一）保密责任1.所有涉及物业档案管理工作的人员，包括档案管理人员、借阅人员、复制人员等，均应承担保密责任，严格遵守公司的保密制度。2.档案管理人员应妥善保管档案，防止档案信息泄露。在档案借阅与复制过程中，应严格按照规定程序操作，对借阅与复制人员进行保密提醒。（二）保密措施1.档案管理室应设置专门的档案保管场所，配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全存放。2.对涉及公司机密和业主隐私的档案，应采取加密存储、限制访问等措施，严格控制知悉范围。3.借阅与复制人员在使用档案过程中，不得在非保密场所谈论档案内容，不得将档案信息透露给无关人员。4.禁止通过互联网、电子邮件等方式传输涉及公司机密和业主隐私的档案信息，如需传输，应采取加密传输或其他安全可靠的方式。（三）违规处理1.如发现档案管理人员、借阅人员、复制人员等违反档案保密规定，泄露档案信息，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、辞退等。2.如因档案信息泄露给公司或业主造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。六、监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案借阅与复制情况进行检查，包括借阅登记台账的记录是否准确、完整，档案的归还情况是否及时，复制件的编号、登记是否规范等。2.检查频率为每月一次，检查结果应形成书面报告，报公司领导审阅。（二）不定期抽查1.公司领导或相关部门可根据工作需要，对档案借阅与复制情况进行不定期抽查，重点检查档案的保管情况、借阅与复制手续的执行情况、保密措施的落实情况等。2.对于抽查中发现的问题，应及时责令整改，并对相关责任人进行批评教育或纪律处分。七、附