学校档案工作保密制度

PAGE学校档案工作保密制度一、总则（一）目的为加强学校档案工作的保密管理，确保学校档案信息的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职工在档案的收集、整理、保管、利用等工作中涉及的保密事项。（三）基本原则1.严格保密原则：对学校档案中涉及的国家秘密、商业秘密、个人隐私等信息，必须严格保密，防止泄露。2.合法合规原则：档案工作保密制度的制定和实施应符合国家法律法规和行业标准的要求。3.分级管理原则：根据档案信息的敏感程度和重要性，实行分级管理，采取相应的保密措施。4.预防为主原则：加强对档案工作各个环节的保密管理，预防保密事故的发生。二、保密范围与密级划分（一）保密范围1.国家秘密：涉及国家政治、经济、军事、外交等方面的档案信息，以及依照国家法律法规确定为国家秘密的其他档案信息。2.商业秘密：学校在教学、科研、管理等活动中形成的具有商业价值的档案信息，如未公开的科研成果、技术资料、财务数据、招生计划等。3.个人隐私：涉及教职工和学生个人隐私的档案信息，如个人身份信息、健康状况、家庭住址、联系方式等。（二）密级划分1.绝密级：泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的档案信息。2.机密级：泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的档案信息。3.秘密级：泄露会使国家的安全和利益遭受损害的档案信息。三、档案工作各环节保密措施（一）档案收集1.各部门、各单位应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的完整性和准确性。2.在收集档案过程中，对涉及保密内容的档案，应严格按照保密要求进行操作，防止泄露。3.对于从外部接收的档案，应进行严格的审查和登记，确保档案来源合法、内容真实，不存在泄密风险。（二）档案整理1.档案整理人员应严格遵守保密制度，在整理过程中不得擅自翻阅、摘抄、复制涉及保密内容的档案。2.对档案进行分类、编号、编目等操作时，应注意保护档案的保密信息，避免在整理过程中造成泄密。3.整理后的档案应及时装入档案盒或档案袋，并密封保存，防止档案信息外露。（三）档案保管1.学校应设立专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全保管。2.档案库房应实行专人管理，严格限制无关人员进入。管理人员应定期对档案库房进行检查，确保档案保管环境安全可靠。3.对不同密级的档案应实行分类存放，并有明显的标识。绝密级档案应单独存放，采取特殊的保密措施，如加密存储、专人专管等。4.电子档案应存储在安全的存储设备上，并进行加密处理。存储设备应定期进行备份，异地存放，防止因设备损坏或丢失导致档案信息丢失。（四）档案利用1.档案利用应遵循严格的审批程序，凡查阅、借阅档案的人员，必须填写《档案利用申请表》，注明利用目的、利用范围、利用时间等内容，并经相关部门负责人审批。2.对于涉及保密内容的档案，利用人员必须严格遵守保密规定，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案信息。如需摘抄、复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并在指定地点进行操作。3.档案利用完毕后，利用人员应及时归还档案，并由档案管理人员进行核对，确保档案完整无损。4.档案管理人员应对档案利用情况进行登记，记录利用人员的姓名、单位、利用时间、利用内容等信息，以便进行跟踪和管理。（五）档案销毁1.对于已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁档案必须填写《档案销毁申请表》，经相关部门负责人审核，报学校主管领导批准。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。销毁过程应进行详细记录，包括销毁档案的名称、数量、时间、方式等信息。3.严禁将应销毁的档案出售或赠送他人，防止档案信息泄露。四、保密责任与监督（一）保密责任1.学校领导责任：学校领导对档案工作保密制度的贯彻执行负有领导责任，应加强对档案工作保密管理的指导和监督，确保保密制度的有效实施。2.档案管理部门责任：档案管理部门是学校档案工作保密管理的职能部门，负责制定和完善档案工作保密制度，组织实施保密措施，对档案工作各环节的保密情况进行监督检查。3.档案工作人员责任：档案工作人员应严格遵守档案工作保密制度，履行保密职责，保守档案秘密。在工作中发现保密问题应及时报告，并采取相应的措施进行处理。4.其他人员责任：学校各部门、各单位的教职工和学生在参与档案工作过程中，应遵守档案工作保密制度，不得泄露档案信息。（二）监督检查1.学校应建立档案工作保密监督检查机制，定期对档案工作各环节进行保密检查，及时发现和纠正存在的问题。2.档案管理部门应加强对档案工作的日常监督检查，对发现的保密隐患及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.对违反档案工作保密制度的行为，应依法依规进行处理。情节较轻的，给予批评教育；情节严重的，给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。五、保密宣传教育与培训（一）宣传教育1.学校应加强对档案工作保密宣传教育，提高全体教职工和学生的保密意识，营造良好的保密工作氛围。2.宣传教育内容应包括国家保密法律法规、学校档案工作保密制度、保密知识和技能等方面。3.宣传教育方式可采用多种形式，如举办保密知识讲座、发放保密宣传资料、利用校园网和宣传栏进行宣传等。（二）培训1.档案管理部门应定期组织档案工作人员参加保密培训，提高其保密业务水平和技能。2.培训内容应包括档案工作保密法规、保密制度、保密技术和方法等方面。3.培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式，