档案统计分析制度编写

PAGE档案统计分析制度编写一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，科学、准确地掌握档案信息，充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供有力支持，特制定本档案统计分析制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位的档案统计分析工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案统计数据必须真实可靠，如实反映档案的实际情况。2.准确性原则：统计数据应准确无误，避免出现错误和偏差。3.及时性原则：及时收集、整理和分析档案统计信息，确保信息的时效性。4.科学性原则：运用科学的统计方法和手段，对档案进行全面、系统的分析。二、档案统计分析的内容（一）档案数量统计1.各类档案的年度形成数量，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。2.不同保管期限档案的数量分布。（二）档案利用情况统计1.档案查阅次数、查阅人员类别及利用目的。2.档案借阅数量、借阅期限及归还情况。3.档案复制份数及用途。（三）档案质量统计1.档案的完整率、准确率。2.档案的整理规范程度，如分类是否合理、编号是否准确等。（四）档案保管状况统计1.档案库房的面积、温湿度、通风等环境条件。2.档案的破损、霉变、虫蛀等情况。三、档案统计分析的方法（一）定期统计1.每月末对当月形成的档案进行数量统计，并填写档案形成情况统计表。2.每季度末对档案利用情况进行汇总统计，填写档案利用情况季度报表。（二）专项统计根据公司工作需要或特定项目要求，开展专项档案统计分析，如某项重大工程档案的专项统计。（三）数据分析运用统计学方法，如对比分析、趋势分析、相关性分析等，对档案统计数据进行深入挖掘，揭示档案工作的规律和问题。四、档案统计分析的流程（一）数据收集1.档案管理人员负责收集各类档案统计数据，包括档案形成登记表、借阅登记表、查阅登记表等。2.定期对档案库房进行盘点，核实档案数量和保管状况。（二）数据整理1.对收集到的数据进行审核，剔除错误数据。2.按照统计分析的内容和要求，对数据进行分类、汇总。（三）数据分析1.运用选定的统计分析方法，对整理后的数据进行分析，撰写分析报告。2.分析报告应包括数据描述、分析结果、存在问题及建议等内容。（四）结果反馈1.将档案统计分析结果及时反馈给公司相关领导和部门，为决策提供依据。2.根据反馈意见，对档案统计分析工作进行调整和完善。五、档案统计分析的人员职责（一）档案统计人员1.负责档案统计数据的收集、整理和录入工作。2.按照规定的时间和要求，完成各类档案统计报表的填报。3.协助档案管理人员进行数据分析和报告撰写。（二）档案管理人员1.指导和监督档案统计人员的工作，确保统计数据的准确性和完整性。2.对档案统计分析结果进行审核，提出意见和建议。3.根据统计分析结果，制定改进档案管理工作的措施。（三）部门负责人1.负责本部门档案统计工作的组织和协调。2.审核本部门档案统计报表，保证数据真实可靠。3.依据档案统计分析结果，合理安排本部门档案管理工作。六、档案统计分析的时间要求（一）月度统计每月[具体日期]前完成当月档案形成情况的统计，并上报档案管理部门。（二）季度统计每季度末月[具体日期]前完成档案利用情况等季度报表的填报和分析报告撰写，上报公司领导。（三）年度统计每年1月[具体日期]前完成上一年度档案统计分析报告的编制，提交公司档案管理委员会审议。七、档案统计分析资料的管理（一）档案统计报表1.各类档案统计报表应按照年度进行整理归档，保存期限为[X]年。2.报表应装订成册，封面注明报表名称、年度、编制单位等信息。（二）分析报告1.档案统计分析报告应分类整理，建立电子和纸质档案。2.报告保存期限为[X]年，以便查阅和参考。八、档案统计分析工作的监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门定期对各部门档案统计分析工作进行监督检查，确保制度执行到位。2.检查内容包括统计数据的真实性、准确性、及时性，统计分析报告的质量等。（二）考核评价1.将档案统计分析工作纳入公司绩效考核体系，对表现优秀的部门和个人给予奖励。2.对未按要求完成档案统计分析工