档案借用审批制度方案

PAGE档案借用审批制度方案一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的安全与完整，规范档案借用行为，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度方案。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及因工作需要借用公司档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.严格审批原则：档案借用必须经过严格的审批流程，确保借用目的合法合规。2.安全保密原则：借用过程中要采取有效措施保证档案的安全，防止档案信息泄露。3.限期归还原则：明确规定档案借用期限，借用期满必须按时归还。二、档案借用审批流程（一）借用申请1.内部部门借用由借用部门填写《档案借用申请表》，详细注明借用档案的名称、数量、用途、预计借用期限等信息，并经部门负责人签字确认。2.外部单位或个人借用外部单位或个人需提交正式的借用申请函，说明借用档案的理由、范围、期限等，同时提供单位介绍信或个人身份证明。（二）申请审核1.档案管理部门收到借用申请后，对申请内容进行初步审核，检查申请信息是否完整、准确，借用理由是否合理。2.对于涉及重要档案或敏感信息的借用申请，档案管理部门应会同相关业务部门进行联合审核，评估借用可能带来的风险。（三）审批决策1.根据审核情况，由档案管理部门负责人或公司分管领导进行审批。2.审批通过的，在《档案借用申请表》或申请函上签署同意意见，并注明批准的借用期限等相关信息；审批不通过的，应及时通知借用申请方，说明理由。（四）借用登记1.经审批同意借用的，档案管理部门按照规定进行档案借用登记。登记内容包括借用日期、借用单位或个人、档案名称及数量、借用期限、审批人等信息。2.同时，在档案系统中记录档案的借用状态，确保档案管理信息的准确性和可追溯性。三、档案借用期限与归还（一）借用期限1.一般情况下，档案借用期限不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借用期限的，借用部门或个人应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经审批后方可延长。2.对于重要档案或涉及关键业务的档案，借用期限应根据实际工作需要从严控制，原则上不超过[X]个工作日。（二）归还要求1.借用期满，借用部门或个人应按时将借用的档案归还至档案管理部门。归还时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案是否齐全、完整，有无损坏、涂改等情况。2.如发现档案有缺失、损坏等问题，借用部门或个人应承担相应的责任，并按照公司相关规定进行处理。3.档案归还后，档案管理部门应及时在借用登记记录和档案系统中更新档案状态，注明归还日期。四、档案借用期间的管理（一）借用人员职责1.借用人员应妥善保管借用的档案，不得擅自转借、拆散、丢失、损坏、涂改或泄露档案内容。2.在借用期间，借用人员如需对档案进行复印、摘录等操作，应事先征得档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.借用人员应严格遵守档案管理部门的相关规定，按时归还档案，不得逾期占用。（二）档案管理部门监督1.档案管理部门应定期对借用档案的情况进行检查，了解档案的使用状况，确保档案安全。2.如发现借用人员有违反档案管理规定的行为，档案管理部门有权责令其改正，并视情节轻重给予相应的处罚。五、档案借用的安全与保密措施（一）安全措施1.借用人员在借用档案期间，应采取必要的安全防护措施，如防火、防潮、防虫等，确保档案不受损坏。2.如需携带档案外出，借用人员应使用专门的档案箱或袋进行包装，并采取必要的防盗措施。（二）保密措施1.借用人员应对借用档案中的保密信息严格保密，不得向无关人员透露。2.涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案的借用，借用人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在借用档案过程中，如发生档案信息泄露事件，借用人员应立即采取措施进行补救，并及时向档案管理部门报告，公司将依法追究相关人员的责任。六、违规处理（一）违规情形1.未经审批擅自借用档案。2.借用期限届满未按时归还档案。3.擅自转借、拆散、丢失、损坏、涂改档案。4.泄露档案内容或违反保密规定。5.其他违反本制度方案的行为。（二）处理方式1.对于首次违规且情节较轻的，档案管理部门将给予警告，并要求其立即改正。2.对于多次违规或情节严重的，公司将视情节轻重给予通报批评、罚款、暂停借用档案资格等处罚；如造成公司经济损失或不良影响的，将依法追究相关人员的法律责任。七、附则（一）解释权本制度方案由公司档案管理部门负责解释。