单位会计档案保管制度

PAGE单位会计档案保管制度一、总则（一）目的为了加强本单位会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位及所属各部门的会计档案管理工作。（三）定义本制度所称会计档案，是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的归档范围（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、入库单、出库单等各类业务发生时取得或填制的原始单据。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制的，用以记录经济业务的凭证。（二）会计账簿1.总账，全面记录单位经济业务的总分类账簿。2.明细账，按照明细分类账户登记的账簿，详细反映各类经济业务的具体情况。3.日记账，如现金日记账、银行存款日记账，序时记录现金和银行存款的收支情况。4.固定资产卡片，详细记录固定资产的各项信息，包括名称、型号、购置时间、使用部门等。5.辅助账簿，如备查账等，用于补充登记某些在总账和明细账中未能详细记录的经济业务。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等主表以及相关附表。2.财务情况说明书，对单位一定会计期间内财务、成本等情况进行分析总结的书面文字报告。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异，调整未达账项。2.银行对账单，银行定期提供的反映单位银行账户收支情况的对账单。3.纳税申报表，记录单位各项税费申报缴纳情况的表格。4.会计档案移交清册，记录会计档案移交过程中相关信息的清册。5.会计档案保管清册，详细记录会计档案保管情况的清册。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁过程中相关信息的清册。7.其他具有保存价值的会计核算专业资料，如经济合同、财务数据统计分析报告等。三、会计档案的整理（一）分类会计档案按照形成时间、类别等进行分类。先按年度分类，再在年度内按会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等类别分别整理。（二）编号1.会计凭证：按照月份和凭证序号进行编号，如“20XX年1月第1号第X号”。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等分别编号，如总账编号为“1”，明细账按科目类别依次编号，日记账按现金、银行存款分别编号。3.财务会计报告：按年度编号，如“20XX年度财务报表”。4.其他会计资料：根据资料性质和类别进行编号，如银行存款余额调节表编号为“20XX年X月银行存款余额调节表”。（三）装订1.会计凭证：每月终了，将本月的记账凭证连同所附原始凭证按照编号顺序整理整齐，加具封面和封底，在左侧装订成册，并在装订处加封签章。2.会计账簿：年度终了，将各类账簿整理齐全，去除空白页，加具封面和封底，在装订处加封签章。3.财务会计报告：年度终了，将全年的财务会计报告按顺序整理，加具封面，装订成册，并在装订处加封签章。（四）装盒将装订好并编号的会计档案装入专门的档案盒，在档案盒上注明档案名称、年度、月份、起止日期、保管期限等信息。四、会计档案的保管（一）保管部门本单位的会计档案由财务部门负责整理、保管，指定专人负责具体管理工作。同时，应建立专门的会计档案室，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保会计档案的安全存放。（二）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告年度财务会计报告保管期限为永久，月度、季度财务会计报告保管期限为10年。4.其他会计资料保管期限按照相关规定执行，如银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。（三）保管要求1.会计档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合规定要求，防止会计档案受潮、发霉、虫蛀等。2.对磁性介质保存的电子会计档案，应定期进行检查、复制，防止数据丢失。3.会计档案应分类存放，排列有序，便于查找。同时，应建立会计档案目录索引，详细记录各类会计档案的存放位置、编号等信息，方便查阅。4.严格限制非财务人员进入会计档案室，因工作需要查阅会计档案的，应经财务部门负责人批准，并办理相关登记手续。查阅人员应爱护会计档案，不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.本单位内部人员查阅会计档案，需填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.外单位人员查阅会计档案，应持有单位介绍信，注明查阅内容、查阅目的等，经本单位财务部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，必须有本单位财务人员在场陪同。3.查阅会计档案时，查阅人员只能在指定地点查阅，不得将会计档案携带出会计档案室。如需复印或摘录相关资料，应经财务部门负责人批准，并登记复印或摘录的内容、数量等信息。（二）借阅程序1.本单位内部人员因工作需要借阅会计档案，需填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.根据审批意见，财务部门档案管理人员办理借阅手续，将会计档案交借阅人员，并登记借阅档案的名称、数量、借阅日期、借阅期限等信息。3.借阅人员应在规定期限内归还所借会计档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案管理机构会同财务部门提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）销毁程序1.单位负责人在《会计档案销毁清册》上签署意见。2.销毁会计档案时，应当由档案管理机构和财务部门共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。3.监销人在销毁会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点核对；在销毁后，应当在《会计档案销毁清册》上签名或盖章。（三）特殊情况处理保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在《会计档案销毁清册》和《会计档案保管清册》中列明。建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。七、监督与检查（一）内部监督1.财务部门应定期对会计档案管理工作进行自查，检查会计档案的整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合本制度规定，发现问题及时整改。2.单位内部审计部门应定期对会计档案管理情况进行审计监督，检查会计档案管理的合规性、完整性和安全性等，对发现的问题提出审计意见和建议。（二）外部监督接受财政部门、审计部门等相关部门的监督检查