后勤档案管理制度范本

PAGE后勤档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司后勤档案管理，确保后勤工作中各类文件、资料的完整性、准确性和安全性，便于查询、利用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司后勤部门涉及的各类档案管理，包括但不限于物资采购与管理档案、设备维护与管理档案、办公区域管理档案、后勤服务相关档案等。（三）管理原则1.集中统一原则：后勤档案由专门的档案管理机构或人员集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映后勤工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，对涉及公司机密的档案严格保密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹管理后勤档案工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）后勤部门职责1.负责本部门各类档案的形成、积累和初步整理工作，并定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门做好档案的整理、鉴定、统计等工作，提供档案利用所需的相关信息。3.按照档案管理规定，做好本部门档案的安全保管和保密工作。（三）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司档案管理制度，制定档案管理工作计划和措施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和变质。4.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案提出鉴定意见，按规定程序进行销毁。5.开展档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.积极提供档案利用服务，为公司后勤工作及其他相关部门提供档案资料查询和借阅服务。7.参与档案信息化建设，负责档案信息的录入、存储和维护，提高档案管理的信息化水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.物资采购档案：包括采购计划、采购合同、供应商资质文件、采购发票、验收报告等。2.设备维护档案：设备台账、维护记录、维修工单、设备保养计划、设备故障报告等。3.办公区域管理档案：办公场地租赁合同、办公设施设备清单、办公区域维修记录、环境卫生检查记录等。4.后勤服务档案：餐饮服务合同及记录、物业服务合同及记录、车辆使用与维护记录等。5.其他与后勤工作相关的文件、资料、图表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，如将物资采购档案分为办公用品采购、固定资产采购等类别；设备维护档案按设备类型进行分类。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规律，具有系统性和扩展性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，目录应清晰准确，便于检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度适宜。（二）保管方式1.纸质档案：按照档案类别和编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.电子档案：采用磁盘、光盘、磁带等存储介质进行备份存储，并建立电子档案目录，便于检索。电子档案应定期进行数据备份，防止数据丢失。3.特殊载体档案：如照片、音像档案等，应进行分类整理，采用专门的存储设备进行保管，并注明相关信息。（三）保管期限根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。1.永久保管：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案。2.长期保管：在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年。3.短期保管：在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下至15年（含15年）。（四）档案清查档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。对于清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、实事求是、慎重处理的原则，确保鉴定结果准确合理。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.审查档案的内容、来源、时间、形式等，判断其是否具有保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、已失去查考价值的档案进行重点审查。3.结合公司发展和工作需要，考虑档案的现实和历史意义，确定档案的保管期限是否需要调整。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。销毁清册应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等详细信息。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应在档案管理系统中进行注销处理，同时对相关电子档案进行删除操作。六、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅后勤档案。涉及公司机密的档案，应严格按照公司保密制度进行审批和利用。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、档案名称、查阅目的等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、借阅期限、借阅用途等，经部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据审批意见，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用反馈档案管理部门应定期收集利用者对档案利用情况的反馈意见，了解档案利用的效果和存在的问题，及时改进档案管理工作，提高档案服务质量。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的后勤档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护档案管理人员应及时将纸质档案和电子档案的相关信息录入档案信息化管理系统，确保数据的准确、完整。同时，定期对系统数据进行维护，更新档案信息，保证系统数据的时效性。（三）安全管理加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，对不同用户的操作权限进行严格控制，防止未经授权的访问和数据泄露。定期对系统进行安全检查和维护，安装防病毒软件和防火墙，确保系统的安全稳定运行。（四）备份与恢复建立档案数据备份制度，定期对档案信息化管理系统的数据进行备份存储。备份数据应异地存放，以防止因自然灾害、系统