档案管理规定制度

PAGE档案管理规定制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本规定制度。（二）适用范围本规定制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所指档案是公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，保证档案内容的完整性。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。4.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立综合管理部门作为档案管理部门，负责公司档案的集中统一管理。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理规定制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的安全完整。5.按照规定为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.组织开展档案鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。7.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规定制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.严格遵守档案安全保密制度，做好档案的安全保管工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.按照规定为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作，及时催还借阅的档案。5.负责档案管理信息系统的操作和维护，确保档案信息的准确、完整和安全。6.协助做好档案鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。7.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管工作，并接受档案管理部门的指导和监督。2.按照公司档案管理规定制度的要求，及时将本部门形成的档案移交档案管理部门集中统一管理。3.在工作中需查阅、借阅档案时，应按照规定办理查阅、借阅手续，并在规定时间内归还。4.负责对本部门档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照、批文等。2.公司股东会、董事会、监事会等会议记录、决议、纪要等。3.公司各项管理制度、规定、办法等文件。4.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。5.公司各类业务活动中形成的文件、报表、统计资料等。6.公司固定资产、无形资产等产权证明文件。7.公司员工的人事档案、劳动合同、培训记录等。8.公司的财务报表、审计报告、税务资料等。9.公司的工程建设项目、设备采购项目等相关文件、图纸、资料等。10．公司的宣传资料、广告策划、活动记录等。11.公司的照片、音像资料等。12.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门形成的档案，并定期移交档案管理部门。2.档案收集应做到全面、及时、准确，确保档案的完整性。3.对重要文件、合同等应进行原件收集，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。4.收集的档案应保持其原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理要求，实现档案管理的规范化、标准化。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于档案的查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.上架：将整理好的档案上架存放，按照编号顺序排列，便于档案的保管和查找。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案上架存放，做到排列有序，便于查找。2.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，如硬盘、光盘等。备份应定期进行，确保电子档案的安全。3.对重要档案应实行专柜存放，专人保管，严格限制查阅范围。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照、批文等；公司股东会、董事会、监事会等会议记录、决议、纪要等；公司各项管理制度、规定、办法等文件；公司与外部单位签订的重要合同、协议等。3.长期保管的档案主要包括公司各类业务活动中形成的文件、报表、统计资料等；公司固定资产、无形资产等产权证明文件；公司员工的人事档案、劳动合同、培训记录等；公司的财务报表、审计报告、税务资料等；公司的工程建设项目、设备采购项目等相关文件、图纸、资料等。4.短期保管的档案主要包括公司的一般性文件、资料等，保管期限为15年。5.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和公司实际情况进行，如有特殊情况需要延长或缩短保管期限的，应报档案管理部门批准。（五）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.清查结束后应编制档案清查报告，上报公司领导，并将清查结果记录在档案管理台账中。五、档案的利用（一）查阅权限1.公司员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批情况，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。3.涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守公司保密制度的规定，经公司分管领导批准后方可查阅。4.外部单位因工作需要查阅公司档案时，应持单位介绍信，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅登记工作。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。（二）借阅手续1.公司员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批情况，为借阅人员办理档案借阅手续，并收取借阅押金。借阅押金的金额应根据档案的重要程度和保管期限确定。3.借阅人员应在规定时间内归还档案，如需延期归还，应提前办理延期手续。逾期未还的，档案管理部门应及时催还，并按照规定收取逾期滞纳金。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、伪造、损毁、转借他人。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。（三）复制与摘录1.公司员工因工作需要复制或摘录档案内容时，应填写《档案复制/摘录申请表》，注明复制/摘录目的、复制/摘录内容、复制/摘录时间等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批情况，为复制或摘录人员提供档案复制或摘录服务，并做好登记工作。复制或摘录的档案应加盖档案管理部门公章，以示证明。3.涉及公司机密的档案，未经公司分管领导批准，不得复制或摘录。（四）档案利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制、摘录等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用时间、利用部门、利用人员、利用目的、利用内容、归还时间等，确保档案利用情况可查、可控。3.档案利用登记应定期进行整理和归档，作为档案管理工作的重要资料保存。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，各部门相关人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和公司实际情况，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。3.鉴定档案时，应充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和凭证作用。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，列出拟销毁档案清单，提交档案鉴定工作小组进行鉴定。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁，并形成鉴定意见。3.档案管理部门根据档案鉴定工作小组的鉴定意见，对拟销毁档案进行造册登记，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。4.造册登记后的拟销毁档案清单报公司分管领导审批，经批准后方可进行销毁。（四）销毁实施1.档案销毁应指定专人负责，在档案管理部门和相关部门人员的监督下进行。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。4.销毁记录应作为档案管理工作的重要资料保存，以备查考。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.实现档案信息的快速检索、查询和利用，为公司各项工作提供有力支持。3.加强档案信息的安全保密管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对公司纸质档案进行数字化处理，将档案内容转化为电子文件，存储在档案管理信息系统中。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统，建立档案数据库。3.档案检索查询：利用档案管理信息系统的检索功能，实现对档案信息的快速检索、查询和利用。4.档案借阅管理：通过档案管理信息系统办理档案借阅手续，实现对档案借阅情况的实时监控和管理。5.档案安全保密管理：采取安全技术措施，对档案管理信息系统进行安全防护，防止档案信息的泄露和非法访问。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应加强对档案管理信息系统的维护和管理，确