土地确权档案收集制度

PAGE土地确权档案收集制度一、总则（一）目的为加强土地确权档案的收集管理，确保土地确权档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在土地管理及相关工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在土地确权工作中形成的各类档案的收集管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家关于土地管理、档案管理等方面的法律法规，确保档案收集工作合法合规。2.全面完整原则：全面收集土地确权过程中产生的各种文件、资料、图表等，保证档案内容涵盖土地确权工作的各个环节和方面。3.真实准确原则：确保收集的档案信息真实可靠，准确反映土地确权工作的实际情况。4.及时高效原则：在土地确权工作开展过程中，同步推进档案收集工作，做到及时、高效，避免档案资料的散失和延误。二、档案收集范围（一）前期准备阶段档案1.土地确权工作方案、计划，包括工作目标、任务分工、时间安排等。2.相关政策法规文件，如土地管理法、农村土地承包法等法律法规及上级部门关于土地确权的政策解读、指导意见等。3.土地权属来源证明材料，如土地改革时期、社会主义改造时期、人民公社时期等不同历史阶段的土地所有权证、土地证存根、土地清册等。4.土地承包合同、协议等，包括家庭承包合同、其他方式承包合同等。（二）调查摸底阶段档案1.土地现状调查资料，如土地利用现状图、地籍图、地形图等，以及土地面积丈量记录、土地地类认定资料等。2.土地承包经营权登记簿，包括土地承包经营权登记申请书、审核表、登记簿等。3.农户土地承包信息调查表，记录农户姓名、身份证号、承包土地面积、地块位置、地类等详细信息。4.土地权属争议调查材料，包括争议地块的位置、面积、争议原因、双方当事人陈述、证人证言等。（三）审核公示阶段档案1.土地确权审核材料，如土地承包经营权登记审核表、审核意见、审核人员签字等。2.公示材料，包括公示榜、公示照片、公示结果反馈记录等。3.对公示期间群众提出异议的处理材料，如异议申请书、调查处理情况记录等。（四）登记发证阶段档案1.土地承包经营权证申请表、审批表，记载土地承包经营权人基本信息、承包地块信息、证书编号等内容。2.土地承包经营权证存根，留存土地承包经营权证的原始记录。3.发证过程中的相关文件，如发证通知、发证人员名单、证书发放记录等。（五）其他相关档案1.土地确权工作中的会议记录、纪要，包括工作部署会议、协调会议、问题研讨会议等记录。2.土地确权工作中的请示、报告、批复等文件，反映工作进展情况及与上级部门的沟通协调情况。3.土地确权工作中的宣传资料、培训材料等，如宣传海报、宣传手册、培训课件、培训签到表等。4.土地确权工作中的影像资料，包括工作现场照片、录像等，直观记录土地确权工作过程。三、档案收集要求（一）文件材料齐全完整收集的档案应涵盖土地确权工作各个环节形成的所有文件、资料，确保无遗漏。对于重要文件的草稿、修改稿等也应一并收集，以反映文件形成的全过程。（二）载体形式规范1.纸质文件应字迹清晰、书写工整、格式规范，签字盖章齐全。2.电子文件应采用通用格式，如PDF、DOC、XLS等，并确保内容完整、可读，同时做好备份存储，防止数据丢失。3.影像资料应图像清晰、内容完整，注明拍摄时间、地点、事件等信息，并按照一定的分类标准进行整理存储。（三）及时收集归档1.各部门在土地确权工作过程中，应指定专人负责档案收集工作，按照档案形成的时间顺序和类别，及时将相关文件材料收集整理。2.对于阶段性工作成果，如调查摸底结束后、审核公示结束后等，应在规定时间内完成档案的集中收集和初步整理，确保档案与工作进度同步。（四）准确分类编号1.在收集档案时，应按照本制度规定的档案收集范围进行准确分类，确保不同类别档案界限清晰。2.对每一份档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找、管理和统计。编号可采用年份+类别+流水号的方式，如2023QZ001，表示2023年土地确权档案中的权属证明类第1份档案。四、档案收集流程（一）部门收集1.土地确权工作涉及的各部门，如调查小组、审核小组、发证小组等，在工作开展过程中，由具体承办人员负责收集本部门产生的文件材料。2.承办人员应按照档案收集要求，对文件材料进行初步整理，确保材料齐全、格式规范，并填写档案收集清单，详细记录文件材料的名称、数量、形成时间等信息。（二）集中移交1.各部门在完成阶段性工作或工作任务结束后，应定期将收集整理好的档案移交至档案管理部门。2.移交时，双方应办理交接手续，在档案收集清单上签字确认。档案管理部门应对移交的档案进行核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。（三）档案整理1.档案管理部门收到移交的档案后，按照档案分类标准进行进一步整理。2.对纸质档案进行分类装订，编制页码，填写卷内目录；对电子档案进行分类存储，建立相应的文件夹结构，并按照编号规则对电子文件进行命名。3.在整理过程中发现档案不齐全、不准确或不符合要求的，应及时与相关部门联系补充完善。（四）审核归档1.档案整理完成后，由档案管理部门负责人对档案进行审核，确保档案整理符合要求。2.审核通过的档案进行归档存储，按照档案保管期限和存储方式进行妥善保管。五、档案收集责任（一）部门责任1.各部门负责人为本部门档案收集工作的第一责任人，负责组织、协调本部门的档案收集工作，确保档案收集工作按时、按质完成。2.各部门承办人员负责具体的档案收集工作，严格按照档案收集要求和流程，认真收集、整理本部门产生的文件材料，对档案的完整性、准确性负责。（二）档案管理部门责任1.档案管理部门负责制定档案收集制度，并组织实施和监督检查。2.负责对各部门移交的档案进行接收、整理、审核和归档，确保档案管理工作规范有序。3.定期对档案收集工作进行总结分析，针对存在的问题提出改进措施，不断完善档案收集工作机制。（三）责任追究1.对于在档案收集工作中违反本制度规定，导致档案缺失、损坏、延误归档等情况的，视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、责令改正、通报批评等处理。2.因档案收集工作失误给公司/组织造成重大损失的，依法依规追究相关责任人的责任。六、档案保管期限（一）永久保管档案1.土地所有权证、土地承包经营权证等具有法律效力的重要文件。2.涉及土地权属重大争议且尚未解决的档案材料。3.土地确权工作中形成的具有长期保存价值的政策文件、法规依据等。（二）定期保管档案1.土地现状调查资料、土地承包经营权登记簿等在一定时期内具有参考价值的档案，保管期限为[X]年。2.土地确权工作中的会议记录、请示报告等一般性文件材料，保管期限为[X]年。（三）保管期限调整档案保管期限应根据国家法律法规和公司/组织实际情况进行定期评估和调整。如因工作需要或法律法规变化，确需延长或缩短保管期限的，应按照规定程序进行审批，并做好相应记录。七、档案利用与保密（一）档案利用1.公司/组织内部因工作需要查阅土地确权档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅记录，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。3.如需复印、摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并注明用途，确保档案信息的合理使用。（二）档案保密1.土地确权档案涉及土地权属等敏感信息，档案管理部门应严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露。2.档案管理人员应具备保密意识，对档案查阅、利用过程进行严格监督，防止无关人员接触档案信息。3.对于涉及国