全厂档案归档制度制定

PAGE全厂档案归档制度制定一、总则（一）目的为加强全厂档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在生产经营、管理决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于全厂各部门、各车间及全体员工在工作活动中形成的各类档案的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。全厂档案由厂档案管理部门集中统一管理，各部门、车间应指定专人负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向厂档案管理部门移交。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映工作实际情况，数据准确无误，手续完备。3.分类科学原则。按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则。确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，对涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应严格按照保密规定进行管理。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置厂设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责全厂档案的集中管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本厂档案管理制度，并组织实施。2.负责全厂各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查询和利用。4.负责档案的保管和保护工作，做好档案库房的安全防护措施，确保档案的安全存储。定期对档案进行检查、清点，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。5.按照规定的期限和范围，对档案进行鉴定和销毁工作。对已失去保存价值的档案，经严格审批后予以销毁，并做好销毁记录。6.积极开展档案的开发利用工作，为全厂的生产经营、管理决策、技术创新等提供档案信息支持。根据工作需要，及时、准确地提供档案资料，做好档案借阅、查阅等服务工作。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全厂员工的档案意识和档案管理水平。指导各部门、车间的兼职档案员开展档案工作，对档案工作进行监督和检查。8.负责与上级档案管理部门及相关单位的档案业务联系，及时报送档案工作情况和统计报表。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括上级文件、本厂文件、会议文件、工作计划与总结、规章制度、人事档案、行政事务档案等。2.生产管理类：涵盖生产计划、生产调度、质量管理、设备管理、安全管理、技术改造等方面的档案。3.经营管理类：涉及市场营销、财务管理（包括会计凭证、账簿、报表等）、物资采购与供应、合同管理等档案。4.技术研发类：包含科研项目档案、技术图纸、工艺文件、技术标准、专利档案等。5.基本建设类：如基建项目立项、设计、施工、竣工验收等过程中形成的各类档案。6.党群工作类：包括党组织建设、工会工作、共青团工作等方面的档案。（二）档案编号1.采用层次分类编号法，以大类为一级编号，中类为二级编号，小类为三级编号，案卷为四级编号。2.编号示例：行政管理类（A）文件（A1）本厂文件（A11）[具体年份][顺序号]（如2023001）。3.编号应保持唯一性和系统性，便于档案的标识和管理。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门、车间在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，均应纳入档案收集范围。2.上级机关下发的与本厂有关的文件、指示、通知等。3.本厂对外签订的各类合同、协议、意向书等。4.本厂生产经营活动中产生的各类报表、统计数据、分析报告等。5.本厂技术研发过程中的实验报告、研究成果、技术资料等。6.本厂基本建设项目的相关文件、图纸、验收报告等。7.本厂党群工作方面的文件、活动记录、表彰奖励材料等。（二）收集要求1.各部门、车间应明确兼职档案员，负责本部门档案的日常收集工作，确保档案材料的及时、完整。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对电子文件，应确保其内容真实、格式通用、存储载体可靠，并按照规定进行备份和整理。4.收集的档案材料应按照分类要求进行初步整理，区分不同类别和保管期限。（三）整理方法1.遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，按照分类方案进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写卷内文件目录，注明文件的题名、日期、文号、责任者等信息。3.对破损、褪色的文件进行修复或复制，确保档案的质量。4.将整理好的档案材料装订成册，采用统一规格的档案盒进行装盒，并在盒脊上注明档案的类别、年度、保管期限等信息。五、档案的归档与移交（一）归档期限1.行政管理类档案应在次年上半年归档。2.生产管理类、经营管理类、技术研发类、基本建设类等档案应在项目结束或年度终了后三个月内归档。3.党群工作类档案应在次年一季度归档。（二）归档程序1.各部门、车间兼职档案员对整理好并符合归档要求的档案进行汇总统计，填写档案移交清单。2.档案移交清单应包括档案的类别、数量、题名、日期、保管期限等详细信息。3.兼职档案员将档案移交清单及档案材料一并报送厂档案管理部门。4.厂档案管理部门对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和整理质量，如发现问题应及时通知移交部门进行整改。5.审核无误后，厂档案管理部门在档案移交清单上签字确认，并办理档案接收手续。（三）移交要求1.移交的档案应保持整理后的原状，不得随意拆换、抽取或涂改档案材料。2.档案移交清单应一式两份，一份由移交部门留存，一份由档案管理部门归档保存。3.对重要档案或成套性档案，移交部门应编制详细的档案说明，便于档案管理部门了解档案的形成背景和主要内容。六、档案的保管（一）保管场所1.厂档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应按照存储格式和内容进行分类存储，建立电子档案数据库，并定期进行备份，备份数据应异地存放。3.对重要的纸质档案和电子档案，应进行复制或制作副本，分别保存于不同的地点，以防万一。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本厂重要的规章制度、年度财务决算、重大合同协议（涉及金额巨大、期限较长、对本厂发展有重大影响等）、基建项目竣工图、科研成果等。3.长期保管的档案期限为16年至50年，主要包括本厂一般性的生产经营文件、技术资料、人事档案等。4.短期保管的档案期限为15年以下，主要包括本厂临时性的文件、一般性的事务性档案等。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量准确、存放位置正确、保管状况良好。2.清查盘点时，应详细记录档案的实际情况，对发现的问题及时进行处理，并编制档案清查报告。3.如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级主管部门报告。七、档案的利用（一）利用范围1.本厂员工因工作需要查阅、借阅档案，以获取相关信息和资料，支持生产经营、管理决策、技术创新等工作。2.外单位因工作联系、合作交流等原因，经本厂批准后可以查阅、借阅本厂相关档案，但必须严格遵守本厂档案管理制度和保密规定。（二）利用手续1.本厂员工查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、日期、用途等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应提前向本厂提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围和期限等，经本厂主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅、借阅，并做好相关记录。3.档案管理部门应对查阅、借阅申请进行审核，对不符合规定的申请予以退回，并说明理由。（三）利用方式1.档案查阅应在档案管理部门指定的查阅室进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。2.档案借阅一般不超过[具体期限]，确因工作需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案的利用，应严格按照保密规定进行审批和管理，查阅、借阅人员必须签订保密协议，确保档案信息不被泄露。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、现实利用价值、历史研究价值等因素，综合判断档案是否仍具有保存意义。2.对已过保管期限且确无保存价值的档案，可考虑予以销毁；对虽过保管期限，但仍具有一定参考价值或涉及未了事项的档案，应延长保管期限或进行专项留存。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，填写档案销毁审批表，详细说明档案名称、数量、年度、保管期限、销毁理由等信息。3.档案销毁审批表经档案管理部门负责人审核、厂主管领导批准后，方可实施销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案的销毁，应采用焚烧或粉碎等方式进行，