委员档案管理制度

PAGE委员档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司委员档案管理，确保委员档案的完整性、准确性和保密性，充分发挥委员档案在公司管理决策、人才培养等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有委员档案的管理，包括但不限于董事会委员、监事会委员、各专门委员会委员等。（三）管理原则1.真实性原则：委员档案内容应真实反映委员的个人信息、工作经历、履职情况等。2.完整性原则：全面收集委员各类相关资料，确保档案资料的完整无缺。3.保密性原则：严格保护委员档案信息安全，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据委员的工作变动、履职情况变化等及时更新档案内容。二、档案内容（一）基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、联系方式等。2.教育背景：从最高学历开始填写，包括毕业院校、所学专业、入学时间、毕业时间等。3.工作经历：按时间顺序详细记录工作单位、职务、任职时间等。（二）履职相关资料1.委员任职文件：公司关于委员任职的正式文件。2.履职报告：委员定期提交的履职情况报告，包括工作成果、问题与建议等。3.会议记录：委员参与公司各类会议的记录，重点记录其发言、决策参与等情况。4.提案及处理情况：委员提出的提案内容、处理过程及结果。（三）培训与学习资料1.参加公司内部培训记录：包括培训课程名称、培训时间、培训考核结果等。2.外部培训及学习经历：如参加行业研讨会、专业培训课程等，记录培训内容、主办方、时间等。（四）奖惩情况1.获得的公司内部奖励：奖励名称、颁发时间、奖励原因等。2.受到的公司内部处罚：处罚事项、处罚时间、处罚依据等。3.外部荣誉与处罚：如获得的行业奖项、受到的行政处罚等相关证明材料。（五）其他资料1.个人述职报告：委员在特定时期向公司或相关部门提交的述职报告。2.个人工作计划与总结：委员制定的工作计划及完成后的总结。3.其他与委员履职相关的重要资料：如调研报告、专项工作成果等。三、档案建立与收集（一）建立流程1.委员任职确定后，由公司人力资源部门负责通知委员填写个人基本信息表（附件1）。2.委员应在接到通知后的[X]个工作日内将填写完整的基本信息表提交至人力资源部门。3.人力资源部门对委员提交的基本信息进行初步审核，确保信息准确无误后，建立委员档案的基本框架。（二）资料收集渠道1.委员主动提交：委员应按照要求定期主动向公司人力资源部门提交履职报告、提案等相关资料。2.公司内部部门提供：公司各相关部门如董事会办公室、监事会办公室等，在工作过程中形成的与委员履职相关的资料，应及时整理并移交至人力资源部门。3.外部获取：对于委员获得的外部荣誉、处罚等信息，由人力资源部门通过官方渠道核实后收集相关证明材料。（三）收集时间要求1.履职报告、提案等资料应在规定的提交时间内提交，一般为每季度末或年度末。2.其他临时性资料应在事件发生后的[X]个工作日内提交。四、档案整理与分类（一）整理要求1.人力资源部门对收集到的委员档案资料进行统一整理，去除重复、无效的资料。2.对资料进行编号，确保每份资料都有唯一的编号标识，便于查询和管理。3.对资料进行分类排序，按照档案内容的类别依次排列，如基本信息、履职资料等。（二）分类标准1.基本信息类：按照个人资料、教育背景、工作经历的顺序分类存放。2.履职相关资料类：按照任职文件、履职报告、会议记录、提案及处理情况的顺序分类。3.培训与学习资料类：按照内部培训记录、外部培训及学习经历的顺序分类。4.奖惩情况类：按照内部奖励、内部处罚、外部荣誉与处罚的顺序分类。5.其他资料类：按照个人述职报告、个人工作计划与总结、其他重要资料的顺序分类。五、档案保管（一）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放于专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列。2.电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管期限1.基本信息类：长期保管。2.履职相关资料类：自委员任职结束后至少保存[X]年。3.培训与学习资料类：保存至委员离职后[X]年。4.奖惩情况类：长期保存。5.其他资料类：根据资料性质和重要程度确定保管期限，一般不少于[X]年。（三）档案安全与保密1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.严格限制档案查阅人员范围，查阅档案需经相关负责人批准，并进行登记。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。六、档案查阅与借阅（一）查阅流程1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅委员档案的，应填写《委员档案查阅申请表》（附件2），注明查阅原因、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门。2.外部查阅：外部单位或个人因特殊原因需要查阅委员档案的，需提供正式的查阅函，说明查阅目的和范围，经公司分管领导批准后，由人力资源部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）借阅流程1.公司内部人员因工作需要借阅委员档案的，应填写《委员档案借阅申请表》（附件3），注明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人和人力资源部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案内容，借阅期满后应及时归还档案。七、档案更新与维护（一）更新内容1.委员基本信息发生变更时，应及时填写《委员基本信息变更申请表》（附件4），提交至人力资源部门进行更新。2.委员履职情况发生变化，如工作成果、提案处理结果等，应及时提交相关资料至人力资源部门进行档案更新。3.委员获得新的荣誉或受到处罚时，应在[X]个工作日内将相关证明材料提交至人力资源部门，更新奖惩情况档案。（二）维护措施1.人力资源部门定期对委员档案进行检查，确保档案资料的完整性和准确性。2.对档案中的电子数据进行定期维护，检查存储设备的运行情况，防止数据丢失或损坏。3.根据公