档案管理制度hr

PAGE档案管理制度hr一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构，涵盖公司各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：保证档案内容的全面、完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）人力资源部职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的档案管理工作，定期进行检查和评估。3.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。4.对档案管理人员进行培训，提高其业务水平和综合素质。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理和移交工作。2.各部门应指定专人负责本部门档案的日常管理，确保档案的安全和完整。3.严格按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交至人力资源部。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：涵盖员工个人基本信息、入职离职手续、培训记录、绩效考核等。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：如销售合同、采购订单、项目文档等。5.其他档案：如公司荣誉证书、资质文件、对外宣传资料等。（二）编号规则档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式，确保编号的唯一性和系统性。例如：2023XZ001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政档案类别代码，“001”为流水号。四、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等。2.员工个人提交的与工作相关的各类材料，如培训证书、资格证书等。3.公司对外签订的合同、协议、文件等。4.上级主管部门下发的与公司有关的文件、通知等。（二）收集要求1.各部门应定期对本部门形成的档案进行收集整理，确保档案的及时、完整。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应确保其格式的兼容性和可读性，并进行备份存储。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案的名称、日期、编号、保管期限等信息。3.对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。4.对电子档案进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，并进行命名规范，便于查找和管理。五、档案归档（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案移交至人力资源部归档。2.对于重要的、紧急的档案，应及时移交归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员按照档案整理要求，将整理好的档案填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。2.人力资源部档案管理人员对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和规范性，审核无误后办理接收手续。3.将接收的档案按照档案编号顺序进行上架存放，确保档案排列有序，便于查找和利用。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。3.对重要的档案应采取异地备份的方式，确保档案的安全性。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，如公司章程、重大决策文件、重要合同协议等。2.长期保管：在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。3.短期保管：在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、保管期限等，对清查中发现的问题及时进行处理。3.建立档案清查记录，详细记录清查时间、清查人员、清查结果等信息。七、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的。2.员工个人因办理相关手续、查询个人信息等需要查阅档案的。3.外部单位因法定事由需要查阅公司档案的，需按照规定办理相关手续。（二）利用程序1.内部查阅：查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、用途、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到人力资源部办理查阅手续。2.员工个人查阅：员工本人填写个人档案查阅申请表，经人力资源部审核同意后，可查阅本人相关档案。3.外部查阅：外部单位查阅公司档案，应提前提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并加盖单位公章。经公司领导批准后，由人力资源部安排专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制档案内容。（三）利用方式1.档案查阅应在指定的档案查阅室进行，查阅人员应遵守档案查阅室的管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。2.如需复制档案，应经人力资源部负责人批准，并按照规定的格式和数量进行复制。复制件应加盖“与原件核对无误”章，并注明复制日期和复制人姓名。3.对于涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。八、档案保密（一）保密措施1.对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。4.在档案利用过程中，严格控制查阅范围和审批程序，确保档案信息不被非法获取和使用。（二）保密责任1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容保密，不得擅自泄露。2.查阅档案的人员应承担保密义务，不得将档案内容泄露给无关人员。3.对于违反保密制度的行为，将依法追究相关人员的责任。九、档案销毁（一）销毁条件1.已超过保管期限且无继续保存价值的档案。2.因保管不善等原因导致档案损坏、变质，无法修复且无利用价值的。3.按照法律法规要求必须销毁的档案。（二）销毁程序1.由档案管理人员提出档案销毁申请，填写档案销毁清单，注明档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.经人力资源部负责人审核、公司领导批准后，方可进行档案销毁。