政府机关档案保管制度

PAGE政府机关档案保管制度一、总则（一）目的为加强政府机关档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府机关各部门及所属单位的档案保管工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：政府机关档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案应如实反映机关工作活动和历史面貌，不得篡改、伪造。3.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，便于机关工作人员和社会公众利用档案。二、档案保管机构及职责（一）档案管理部门政府机关应设立专门的档案管理部门，负责本机关档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。档案管理部门应配备与工作任务相适应的档案管理人员，档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的齐全、完整和规范。2.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、变质和丢失。3.按照规定的程序和方法对档案进行鉴定，及时剔除失去保存价值的档案，并做好销毁工作。4.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时上报有关数据。5.积极开展档案利用工作根据机关工作和社会利用的需要，编制档案检索工具，提供档案查阅、借阅服务，充分发挥档案的作用。6.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。7.做好档案的保密工作，严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案信息泄露。8.协助有关部门做好档案的移交、接收等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围政府机关应收集反映本机关工作活动的各种文件、资料、图表、声像等材料，包括但不限于以下几类：1.上级机关下发的与本机关工作有关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的各种公文、会议记录、工作计划、总结、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案等。3.本机关开展业务活动中形成的各类文件、资料、档案，如图书、期刊、报纸、照片、录音、录像等。4.下级机关报送的重要文件、资料、报表等。5.其他与本机关工作有关的具有保存价值的材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集上来。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，不得涂改、伪造、损毁。3.对收集到的档案材料应进行初步整理，剔除重复、无用的材料，确保档案材料的质量。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等。2.文件排列：在分类的基础上按照文件的重要程度、时间顺序等进行排列。3.编号：对每份档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。5.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备等。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应坚固耐用，便于存放和查找档案。3.档案装具应按照档案分类顺序进行排列，标识清晰，便于管理。（三）档案存放1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和利用。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于鉴定和销毁。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，防止数据丢失。（四）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映本机关一般工作活动，在较短时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（五）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，一般每年至少检查一次。2.检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应进行记录，并存档备查。（六）档案修复与保护1.对破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复和保护。2.修复档案应采用科学的方法和技术，确保档案的原貌和信息安全。3.对重要档案应采取特殊的保护措施，如复制备份、数字化存储等。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织政府机关应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定依据档案鉴定应依据国家有关档案保管期限的规定、本机关的实际情况和档案的利用价值等进行。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，判断其保存价值。2.综合分析法：综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出鉴定意见，填写档案鉴定审批表。2.档案鉴定小组对档案鉴定审批表进行审核，提出鉴定结论。3.经机关负责人批准后，对失去保存价值的档案进行销毁。（五）销毁1.档案销毁应严格按照规定的程序进行，确保档案信息的安全。2.档案销毁前应造具清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，经机关负责人批准后进行销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案无法恢复。4.档案销毁过程应有专人负责监销，监销人应在销毁清册上签字确认。六、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和本机关的档案利用制度。2.方便利用原则：优化档案利用流程，提高档案利用效率，为机关工作人员和社会公众提供便捷的服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守档案保密制度，确保档案信息安全。（二）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本机关档案，应按照规定办理查阅手续。3.社会公众因特殊需要查阅本机关档案，应按照有关法律法规和规定办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅：机关工作人员和社会公众可到档案管理部门查阅档案。2.借阅：机关工作人员因工作需要可借阅档案，但应在规定的时间内归还。3.复制：根据利用者的需要，可提供档案的复制件，但应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（四）利用手续1.本机关工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本机关档案，应提前向本机关提出查阅申请，经本机关负责人批准后，持单位介绍信和有效身份证件到档案管理部门办理查阅手续。3.社会公众查阅本机关档案，应按照有关法律法规和规定向档案管理部门提出查阅申请，经审核批准后，持有效身份证件到档案管理部门办理查阅手续。（五）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息，并存档备查。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，为机关工作和社会利用提供更加便捷的服务。3.确保档案信息的安全，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本机关的档案管理系统，实现档案的信息化管理。档案管理系统应具备档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等功能。3.网络建设：建立档案管理部门内部局域网，实现档案管理部门与机关各部门之间的信息共享和交换。4.安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，采取防火墙、入侵检测、数据加密、用户认证等技术手段，确保档案信息的安全。（三）电子档案管理1.电子档案应按照档案管理的有关规定进行收集、整理、分类、编目、存储等工作。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，防