档案库房检查制度范本

PAGE档案库房检查制度范本一、总则1.目的为加强公司档案库房管理，确保档案的安全与完整，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本档案库房检查制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门档案库房的检查工作，包括但不限于文书档案、人事档案、财务档案、业务档案等各类档案的库房。3.职责分工档案管理部门负责制定档案库房检查计划，组织实施定期检查和不定期抽查工作，并对检查结果进行汇总分析，提出整改意见。库房管理人员负责日常的库房巡查，配合档案管理部门进行各项检查工作，及时发现并报告库房存在的问题。公司各部门应积极配合档案库房检查工作，确保本部门档案的安全与完整。二、检查内容1.档案存储环境温度与湿度：库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%范围内。每天定时记录温湿度数据，确保温湿度符合标准要求。清洁卫生：库房应保持清洁，无灰尘、无杂物。定期对库房地面、货架、档案柜等进行清扫，防止灰尘对档案造成损害。防虫防鼠：检查库房内是否有防虫、防鼠措施，如放置防虫药、鼠夹、鼠药等。定期检查防虫防鼠设施的有效性，及时更换药品和器具。防火防盗：查看库房内消防设施是否齐全、有效，如灭火器、消火栓等。检查库房门窗是否完好，门锁是否正常，是否安装防盗报警装置。2.档案存放状况排列顺序：档案应按照分类方案进行有序排列，便于查找和管理。检查档案排列是否整齐，编号是否清晰准确。存放方式：档案应采用符合标准的装具进行存放，如档案盒、档案柜等。检查档案装具是否完好，有无破损、变形等情况。标识标注：档案盒和档案柜应标注清晰的档案类别、年度、保管期限等信息，便于识别和查找。检查标识标注是否准确、完整。档案数量：定期核对档案数量，确保账实相符。检查档案是否有丢失、损坏等情况，如有异常应及时查明原因并报告。3.设备设施运行情况通风设备：检查通风设备是否正常运行，通风效果是否良好。定期清理通风口和通风管道，确保通风顺畅。空调设备：查看空调设备是否能正常调节库房温度和湿度，运行是否稳定。定期对空调进行维护保养，检查滤网是否清洁，制冷剂是否充足。照明设备：检查照明设备是否完好，亮度是否满足档案查阅要求。定期更换损坏的灯泡，确保照明系统正常运行。消防设备：消防设施应定期进行检查和维护，确保其性能完好。检查灭火器压力是否正常，消火栓阀门是否灵活，消防水带和水枪是否完好无损。防盗报警设备：测试防盗报警装置是否灵敏有效，确保在发生异常情况时能及时发出警报。定期对报警设备进行维护保养，检查线路是否正常。三、检查频率1.定期检查档案管理部门应每月组织一次全面的档案库房定期检查，对档案存储环境、存放状况、设备设施运行情况等进行详细检查。每次检查应形成检查记录，记录检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及整改情况等信息。2.不定期抽查档案管理部门可根据实际情况，不定期对档案库房进行抽查。抽查内容可根据近期档案管理工作的重点和存在的问题进行有针对性的检查。抽查结果也应及时记录，并与定期检查结果相结合，综合分析档案库房管理状况。四、检查流程1.准备阶段档案管理部门制定检查计划，明确检查时间、检查人员、检查内容等。检查人员应熟悉档案库房检查的相关标准和要求，准备好检查所需的工具和设备，如温湿度计、手电筒、检查表等。2.实施阶段检查人员按照检查计划对档案库房进行全面检查。检查过程中应认真细致，对发现的问题进行详细记录。库房管理人员应积极配合检查工作，如实提供相关信息和资料，协助检查人员完成检查任务。3.总结阶段检查结束后，检查人员应及时对检查结果进行汇总分析，填写检查报告。检查报告应包括检查基本情况、发现的问题、整改建议等内容。档案管理部门根据检查报告，组织相关人员对存在的问题进行研究讨论，制定整改措施，并明确整改责任人和整改期限。五、整改措施1.一般问题整改对于检查中发现的一般性问题，如档案标识标注不清晰、库房卫生较差等，档案管理部门应及时下达整改通知，要求责任部门或人员限期整改。整改完成后，责任部门或人员应向档案管理部门提交整改报告，由档案管理部门进行复查验收。2.重大问题整改对于检查中发现的重大问题，如消防设施损坏、档案存放环境不符合要求等，档案管理部门应立即向上级领导报告，并组织相关部门制定详细的整改方案。整改方案应明确整改目标、整改措施、整改责任人、整改期限等内容。在整改过程中，档案管理部门应定期对整改情况进行跟踪检查，确保整改工作按计划顺利进行。整改完成后，应组织相关部门和专家进行验收，验收合格后方可恢复正常使用。六、记录与归档1.检查记录每次档案库房检查都应形成详细的检查记录，检查记录应包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及整改情况等信息。检查记录应采用纸质和电子两种形式进行保存，纸质记录应装订成册，电子记录应存储在专用的档案管理系统中。2.整改记录对于检查中发现的问题，责任部门或人员应及时进行整改，并形成整改记录。整改记录应包括整改措施、整改责任人、整改期限、整改结果等信息。整改记录也应采用纸质和电子两种形式进行保存，与检查记录一并归档。3.档案归档档案库房检查记录和整改记录是公司档案管理工作的重要组成部分，应按照公司档案管理制度的要求进行归档保存。归档期限应根据档案的重要程度和保管期限确定，一般为长期保存。七、培训与宣传1.培训档案管理部门应定期组织档案库房管理人员和相关部门人员进行档案库房管理知识培训，包括档案存储环境要求、档案存放方式、设备设施操作与维护等内容。通过培训，提高相关人员的档案管理意识和业务水平，确保档案库房管理工作的规范化和专业化。2.宣传利用公司内部宣传栏、网站、邮件等渠道，宣传档案库房管理的重要性和相关