检测站档案室制度范本

PAGE检测站档案室制度范本一、总则（一）目的为加强检测站档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于检测站档案室的档案管理工作，包括各类检测报告、原始记录、技术文件、设备档案、人员档案、合同协议等所有与检测业务相关的档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：检测站档案室对全站档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映检测业务活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及机密、秘密的档案资料进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理全站各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全存放，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。5.定期对档案管理工作进行检查和总结，不断提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步分类，并定期移交档案室。2.协助档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的信息和资料。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅登记等。3.严格遵守档案管理制度，保守档案机密，确保档案的安全和完整。4.积极开展档案信息开发利用工作，为检测站的各项工作提供服务。5.定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.检测报告及相关原始记录：包括各类检测项目的报告、原始数据记录、样品信息等。2.技术文件：如检测标准、规范、操作规程、方法验证报告等。3.设备档案：设备购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录、校准证书等。4.人员档案：员工入职登记表、学历证书、资格证书、培训记录、考核档案等。5.合同协议：检测业务合同、委托协议、合作协议等。6.其他与检测业务相关的文件资料，如质量体系文件、内部审核报告、管理评审报告等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.收集的档案资料应按照类别进行初步整理，便于移交档案室。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，分为检测报告类、技术文件类、设备档案类等人档案类、合同协议类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.排列：按照档案的时间顺序、重要程度等进行排列，确保档案的有序存放。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在规定时间内将整理好的档案资料移交档案室，档案室应及时进行审核和接收。2.归档的档案资料应齐全完整，符合整理要求，档案管理人员应认真核对，确保档案质量。3.档案应按照类别和编号顺序进行存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.检测报告及原始记录：长期保存。2.技术文件：根据文件性质和使用频率确定保管期限，一般分为长期和短期。3.设备档案：设备使用寿命周期内保存。4.人员档案：员工离职后保存一定期限，具体期限根据相关规定执行。5.合同协议：合同履行完毕后保存一定期限，具体期限根据相关规定执行。（三）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全存放。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量和质量，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本单位员工因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，须经检测站相关领导批准。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。3.档案室对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人协助查阅。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案室，档案管理人员应认真核对档案数量和质量，确保档案的完整。（三）利用规定1.档案的利用应严格遵守国家有关法律法规和检测站的保密制度，不得将档案用于非工作目的或泄露档案机密。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案室同意，并按照规定办理相关手续。3.外单位查阅档案，应在档案室指定人员的监督下进行，查阅结果应严格保密。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定档案的存毁。2.综合分析法：结合档案的形成背景、利用情况等因素，对档案进行综合分析，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经检测站相关领导批准后，由档案室组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。四、销毁记录应保存备查，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和本单位领导汇报档案管理工作情况。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.检测站因机构变动、撤销等原因，需要进行档案移交的，应按照国家有关规定办理档案移交手续。