档案入库管理制度

PAGE档案入库管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本档案入库管理制度。本制度旨在规范档案入库流程，明确各部门及人员职责，保障公司档案工作的规范化、科学化运行，为公司的决策、运营、发展提供坚实的信息支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类档案资料，包括但不限于文书档案、合同档案、财务档案、人事档案、业务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实性和完整性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.便于利用原则档案管理应便于公司内部各部门及人员查询、借阅和利用，提高档案的使用价值，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司档案的全面管理工作。（二）主要职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订档案入库管理制度及相关操作规程，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理组织各部门做好档案的收集工作，指导和监督各部门对档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。3.档案入库保管负责档案的入库登记、上架排列、库房管理等工作，确保档案存放有序、安全保管。定期对库房进行检查，做好防火、防潮、防虫鼠、防盗等工作，保障档案实体安全。4.档案鉴定与销毁按照规定的程序和标准，对档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。对确无保存价值的档案，经批准后进行销毁处理，并做好销毁记录。5.档案统计与查询建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。负责为公司内部各部门及人员提供档案查询服务，按照规定办理档案借阅手续。6.档案信息化建设推进档案信息化管理工作，建立档案信息数据库，实现档案的数字化存储和检索利用。加强对档案管理人员的信息化技能培训，提高档案管理工作效率和水平。7.档案业务指导对公司各部门的档案管理工作进行业务指导，定期组织档案管理培训，提高各部门档案管理人员的业务素质和工作能力。三、档案收集与整理（一）档案收集1.收集范围各部门应按照公司档案管理部门规定的范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案资料，包括但不限于文件、合同、报表、信函、会议记录、技术资料、人事档案等。2.收集要求各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得随意涂改、抽取或丢失。对于重要文件和资料，应及时向档案管理部门移交，不得擅自留存或销毁。（二）档案整理1.分类标准档案管理部门应根据档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素，制定科学合理的分类方案。公司档案一般分为文书档案、合同档案、财务档案、人事档案、业务档案等大类，各大类下再根据具体情况进行细分。2.编号规则为便于档案的管理和查询，对每一份档案应进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，确保编号与档案内容一一对应，便于识别和检索。3.编目要求档案整理完成后，应进行编目工作。编目内容包括档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。编目应准确、清晰，便于查阅和利用。四、档案入库（一）入库前准备1.库房检查档案管理部门应定期对档案库房进行检查，确保库房设施设备完好，温湿度符合要求，防火、防潮、防虫鼠、防盗等安全措施到位。2.档案上架准备根据档案分类方案和编号规则，确定档案的存放位置，并在档案架上标明相应的类别和编号范围。对档案架进行清洁和整理，确保档案上架存放有序。（二）入库流程1.档案移交各部门档案管理人员应定期将整理好的档案移交至档案管理部门。移交时，双方应填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、编号等信息，并签字确认。2.入库登记档案管理部门接收档案后，应按照档案移交清单进行入库登记。入库登记内容包括档案编号（档案编号应与移交清单一致）、题名、日期、责任者（部门或个人）、保管期限、入库时间等信息。入库登记应准确、及时，确保档案信息的完整性和可追溯性。3.上架存放档案管理人员根据档案编号和存放位置，将档案逐一上架存放。上架时应注意排列整齐，便于查找和利用。对于特殊载体档案（如光盘、磁带等），应按照专门的存储要求进行存放，并做好标识和防护措施。五、档案保管（一）库房管理1.库房环境要求档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房应配备必要的通风设备、温湿度调节设备、防火设备、防潮设备、防虫鼠设备等，确保档案存放环境符合要求。2.档案存放方式档案应按照分类编号顺序上架存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。对于重要档案和利用率较高的档案，应适当预留备份，以便在需要时能够及时提供利用。3.库房安全管理加强库房安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入库房。配备消防器材，并定期进行检查和维护，确保消防器材完好有效。安装防盗报警装置，加强对库房的巡查，防止档案被盗或损坏。（二）档案保管期限1.保管期限划分公司档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年；短期保管的档案是指反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，保管期限为5年至15年。2.保管期限确定档案管理部门应根据档案的内容、性质和重要程度，按照国家有关规定和公司实际情况，准确确定档案的保管期限。对于保管期限不明确的档案，应组织相关部门和人员进行鉴定，必要时可咨询上级主管部门或专业档案机构的意见。（三）档案定期检查1.检查内容定期对档案进行检查，检查内容包括档案的实体状况（如纸张是否破损、字迹是否清晰等）、保管环境（如温湿度是否符合要求、库房是否清洁等）、安全防护措施（如消防器材是否完好、防盗报警装置是否正常等）以及档案的数量、编号、存储位置等信息是否准确无误。2.检查周期档案管理部门应每月对档案库房进行一次全面检查，每季度对档案进行一次抽样检查。对于重要档案和利用率较高的档案，应增加检查频次。检查过程中发现的问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员及相关业务专家。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。2.鉴定标准档案鉴定工作应依据国家有关规定和公司档案保管期限表，结合档案的实际情况，从档案的内容、价值、历史意义等方面进行综合评估。对于反映公司重要历史事件、重大决策、核心业务等具有重要价值的档案，应予以保留；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。3.鉴定程序档案管理部门定期整理出需要鉴定的档案清单，提交给档案鉴定工作小组。鉴定工作小组对档案进行逐卷审查，查阅档案内容，结合档案形成背景和公司实际情况，对档案的价值进行评估。鉴定工作小组根据评估结果，填写档案鉴定意见书，明确档案的存毁意见，并签字确认。（二）档案销毁1.销毁审批经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。档案销毁清册经公司主管领导审批后，方可进行销毁处理。2.销毁方式档案销毁应采用安全、环保的方式进行。对于纸质档案，可采用焚烧或粉碎等方式进行销毁；对于电子档案，应进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁。销毁过程中应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、有效。3.销毁记录档案销毁完成后，档案管理部门应填写档案销毁记录，记录销毁时间、地点、方式、监督人员等信息，并由监督人员和档案管理人员签字确认。档案销毁记录应妥善保存，以备查考。七、档案利用（一）利用范围公司内部各部门及人员因工作需要，可按照规定查阅、借阅公司档案。档案利用范围包括但不限于为公司决策提供参考依据、处理业务纠纷、开展项目研究、进行历史资料查询等。（二）利用申请1.申请流程公司内部人员如需查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号、查阅期限等信息，并提交所在部门负责人审批。部门负责人审批同意后，将申请表提交至档案管理部门。2.审批权限档案利用申请表的审批权限根据档案的密级和利用范围确定。一般档案的利用申请由部门负责人审批；涉及重要机密或敏感信息的档案利用申请，需经公司主管领导审批。（三）查阅与借阅1.查阅规定档案管理部门根据档案利用申请表，为利用者提供档案查阅服务。查阅档案时，利用者应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅过程中，利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取或损坏档案。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。2.借阅规定对于确需借阅档案的利用者，档案管理部门应按照审批意见办理借阅手续。借阅档案时，利用者应填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、归还日期等信息，并签字确认。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并办理续借手续。利用者借阅档案后，应妥善保管，不得转借他人或擅自扩大利用范围。归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应追究利用者的责任。（四）利用登记与统计档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，记录利