建立档案管理制度通知

PAGE建立档案管理制度通知一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所指档案是公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、信函、图纸、照片、录音、录像等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：档案应全面、系统地反映公司各项活动的全过程，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密和其他敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司档案的集中统一管理，组织档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对各部门档案管理工作进行检查和考核。4.负责档案信息化建设，建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。5.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全和完整。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确和系统。2.指定专人负责本部门档案管理工作，按照公司档案管理制度的要求，做好档案的日常管理工作。3.积极配合综合管理部做好档案的查阅、利用和鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.负责档案的保管和保护工作，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.负责档案的查阅、借阅和利用工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用记录。5.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定对档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施。6.负责档案信息化建设，录入和维护档案信息，提高档案管理的信息化水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照、批文等。2.公司股东会、董事会、监事会等会议记录、决议、纪要等。3.公司各项规章制度、办法、规定等。4.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。5.公司的工作计划、总结、报告、统计报表等。6.公司的财务报表、审计报告、税务资料等。7.公司的技术文件、图纸、专利、商标等。8.公司的人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。9.公司的宣传资料、广告策划、活动方案等。10.公司的其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理规范，定期移交综合管理部。2.对于重要文件、合同等，应在形成后及时送交综合管理部归档。3.档案收集应确保文件材料的真实性、完整性和准确性，不得擅自涂改、伪造档案材料。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理应按照分类标准进行分类，一般分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案等。3.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理；科技档案应按照项目、专业、阶段等进行分类整理；人事档案应按照干部人事档案管理规定进行整理；财务档案应按照会计档案管理办法进行整理；声像档案应按照载体形式、内容等进行分类整理。4.档案整理应编制档案目录，建立档案索引，便于档案的查阅和利用。四、档案的保管（一）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（二）保管要求1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐通风良好，温度、湿度应符合国家有关规定。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。4.对重要档案应采取备份存储等措施，防止档案丢失或损坏。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、以维护档案的完整与安全为前提、便于利用的原则。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人、各部门负责人及档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限、内容价值等，确定档案的存毁。2.对保管期限已满的档案，应进行全面审查，对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。3.档案鉴定工作小组应形成档案鉴定报告，经公司领导批准后实施。（四）销毁程序1.对经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.档案销毁清册应经公司领导批准后，由综合管理部组织实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围公司员工因工作需要，可查阅本部门及与本人工作相关的档案。涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，未经公司领导批准，不得查阅。（二）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部审核。2.综合管理部审核同意后，为查阅人提供必要的档案查阅条件，并按照规定办理档案查阅登记手续。3查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用规定1.档案利用应严格遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，不得擅自泄露档案内容。2.档案利用应仅限于公司内部使用，未经公司领导批准，不得将档案提供给外部单位或个人。3.档案利用后，查阅人应及时将档案归还综合管理部，并办理归还登记手续。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅和利用。（二）信息化管理内容1.档案信息录入：将纸质档案内容录入档案管理信息系统，建立电子档案数据库。2.档案信息维护：定期对档案管理信息系统中的档案信息进行更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。3.档案信息查询：通过档案管理信息系统，为公司员工提供档案信息查询服务，方便员工查阅和利用档案。4.档案信息安全管理：采取必要的安全措施，确保档案管理信息系统的安全运行，防止档案信息泄露。（三）信息化管理要求1.综合管理部应指定专人负责档案信息化管理工作，确保档案管理信息系统的正常运行。2.档案管理人员应熟练掌握档案