档案征收上门服务制度

PAGE档案征收上门服务制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，提高档案征收工作效率，确保档案的完整性和准确性，特制定本档案征收上门服务制度。本制度旨在规范档案征收上门服务流程，保障公司/组织档案工作的顺利开展，为各项业务活动提供有力的档案支持。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门以及涉及档案征收上门服务的相关工作环节。涵盖了各类业务档案、文书档案、财务档案、人事档案等不同类型档案的征收工作。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案征收上门服务工作合法合规进行。2.高效准确原则以提高工作效率为目标，在规定时间内准确完成档案征收任务，保证档案信息的真实性和完整性。3.安全保密原则加强对档案征收过程中档案信息的安全保护，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.服务至上原则以客户需求为导向，为各部门提供优质、便捷的档案征收上门服务，积极配合各部门做好档案管理工作。二、档案征收上门服务流程（一）服务申请1.各部门如需档案征收上门服务，应提前[X]个工作日填写《档案征收上门服务申请表》，详细注明所需征收档案的种类、数量、时间要求以及特殊说明等内容。2.将申请表提交至公司/组织档案管理部门。档案管理部门收到申请表后，进行初步审核，确认申请信息的完整性和合理性。（二）任务分配1.档案管理部门根据申请内容，结合部门人员工作安排，指定专人负责此次档案征收上门服务任务。2.任务负责人应具备丰富的档案管理经验和良好的沟通协调能力，熟悉档案征收流程和相关要求。（三）上门准备1.任务负责人在上门征收前，与申请部门再次沟通，确认具体上门时间和地点，并提前准备好所需的工具和材料，如档案收集箱、登记表、封条等。2.对任务负责人进行必要的培训和指导，强调档案征收过程中的注意事项，包括档案的整理规范、安全保密要求等。（四）档案征收1.任务负责人按照约定时间到达申请部门，与部门档案管理人员进行对接，共同开展档案征收工作。2.根据档案的种类和数量，按照一定的分类标准进行整理和登记。对于零散的文件，应进行有序排列；对于成册的档案，应检查是否有缺失页、破损等情况，并做好记录。3.在征收过程中，如发现档案存在问题或疑问，及时与申请部门沟通核实，确保档案信息的准确性。（五）档案交接1.档案征收完成后，任务负责人与申请部门档案管理人员共同对征收的档案进行清点和核对，确认无误后，办理档案交接手续。2.在交接过程中，双方应在《档案交接清单》上签字确认，明确档案的名称、数量、交接时间以及交接双方等信息。3.将征收的档案妥善装入档案收集箱，并贴上封条，确保档案在运输过程中的安全。（六）返回处理1.任务负责人携带征收的档案返回公司/组织档案管理部门，及时将档案移交至档案库房管理人员。2.档案库房管理人员对接收的档案进行再次核对和检查，确保档案的质量符合要求。如发现问题，及时与任务负责人沟通解决。3.将征收的档案按照档案管理规定进行分类存放，并更新档案管理系统中的相关信息，确保档案信息的及时准确录入。三、档案征收上门服务人员职责（一）任务负责人职责1.负责与申请部门沟通协调，确定档案征收上门服务的具体时间、地点和内容。2.组织实施档案征收工作，确保征收过程的顺利进行，严格按照规定的流程和标准操作。3.对征收的档案进行整理、登记和核对，保证档案的完整性和准确性。4.负责与申请部门办理档案交接手续，妥善保管和运输征收的档案，确保档案安全。5.及时向档案管理部门反馈档案征收过程中出现的问题和情况，协助解决相关问题。（二）档案管理人员职责1.负责审核各部门提交的《档案征收上门服务申请表》，确保申请信息的合理性和完整性。2.根据任务负责人的反馈，及时处理档案征收过程中出现的问题，协调相关部门解决困难。3.对接收的征收档案进行再次核对和检查，按照档案管理规定进行分类存放和信息录入。4.定期对档案征收上门服务工作进行总结和分析，不断完善服务流程和提高服务质量。（三）申请部门档案管理人员职责1.负责准备本部门所需征收的档案，确保档案的齐全、完整和规范。2.配合任务负责人开展档案征收工作，提供必要的协助和信息支持。3.在档案交接过程中，认真核对档案信息，确保交接的准确性和完整性。4.对档案征收上门服务工作提出意见和建议，促进服务质量的不断提升。四、档案征收上门服务质量控制（一）服务标准1.档案征收上门服务应在规定的时间内完成，确保不影响申请部门的正常工作。2.征收的档案应完整、准确，符合档案管理的相关标准和要求。3.服务过程中应保持良好的沟通和协作，为申请部门提供优质、高效的服务。（二）监督检查1.档案管理部门定期对档案征收上门服务工作进行监督检查，检查内容包括服务流程执行情况、档案质量、交接手续等。2.设立服务质量反馈渠道，接受申请部门和其他相关人员对档案征收上门服务工作的意见和建议。对反馈的问题及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关人员。（三）考核评价1.建立档案征收上门服务工作考核评价机制，对任务负责人和档案管理人员的工作表现进行考核评价。2.考核评价指标包括服务质量、工作效率、客户满意度等方面。根据考核评价结果，对表现优秀的人员进行表彰和奖励，对存在问题的人员进行督促整改或相应的处罚。五、档案安全与保密管理（一）安全管理1.在档案征收上门服务过程中，要采取必要的安全措施，确保档案的安全运输和保管。如使用专门的档案收集箱，避免档案受到损坏、丢失或泄露。2.任务负责人在运输档案过程中，要注意交通安全，避免因交通事故等原因造成档案损坏或丢失。3.档案管理部门应定期对档案运输工具和保管设施进行检查和维护，确保其安全性和可靠性。（二）保密管理1.严格遵守国家有关档案保密的法律法规和公司/组织的保密制度，对档案征收过程中涉及的机密信息予以严格保密。2.任务负责人和档案管理人员要签订保密协议，明确保密责任和义务。在服务过程中，不得向无关人员透露档案内容和相关信息。3.对档案征收上门服务工作中产生的各类文件和记录，要妥善保管，防止泄露。服务结束后，按照规定进行归档或销毁处理。六、培训与宣传（一）培训1.定期组织档案征收上门服务人员参加业务培训，培训内容包括档案管理知识、服务流程、安全保密要求等方面。2.通过案例分析、模拟操作等方式，提高服务人员的业务水平和实际操作能力。3.鼓励服务人员参加相关的行业培训和学术交流活动，不断更新知识结构，提升综合素质。（二）宣传1.加强对档案征收上门服务制度的宣传，通过内部刊物、宣传栏、公司/组织网站等渠道，向各部门宣传制度的内容和意义。2.定期组织制度培训和讲解活动，使广大员工了解档案征收上门服务的流程和要求，提高对档案管理工作的重视程度。3.积极收集员工对制度的意见和建议，及时进行反馈和改进，不断完善制度内容，提高制