职工档案入库管理制度

PAGE职工档案入库管理制度一、总则（一）目的为加强公司职工档案管理，确保职工档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体职工档案的入库管理。（三）基本原则1.真实性原则：职工档案应如实反映职工个人的真实情况，包括基本信息、工作经历、培训情况、考核评价等。2.完整性原则：职工档案应涵盖职工从入职到离职全过程的各类信息，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对职工档案中的个人隐私信息予以保密，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案的整理、分类、编号、装订等工作符合要求。二、档案内容及分类（一）个人基本信息包括职工的姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。（二）入职材料1.招聘录用材料：如招聘申请表、面试评估表、录用通知等。2.入职登记表：详细记录职工入职时填写的个人信息。（三）劳动合同职工与公司签订的劳动合同文本。（四）工作经历材料1.岗位变动记录：包括岗位调动申请表、审批文件等。2.工作业绩考核材料：如年度考核表、季度考核表、专项工作考核记录等。（五）培训与学习材料1.培训记录：参加公司内部培训、外部培训的培训证书、培训总结等。2.学历学位证书：职工的最高学历和学位证书复印件。3.职业资格证书：与工作相关的职业资格证书复印件。（六）奖惩材料1.奖励记录：公司颁发的各类奖励证书、表彰文件等。2.惩罚记录：违纪处分决定、检讨书等。（七）工资福利材料1.工资发放记录：工资条、工资调整记录等。2.福利享受情况：如社保缴纳记录、公积金缴纳记录、福利待遇申请与审批材料等。（八）健康与体检材料职工的年度体检报告、职业病检查报告等。（九）离职材料1.离职申请表：职工提交的离职申请。2.离职审批文件：公司对职工离职的审批意见。3.工作交接记录：离职职工与接手人员的工作交接清单。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责职工档案材料的收集工作，确保档案材料及时、准确、完整地收集齐全。2.对于新入职职工，应在入职一个月内将其档案材料收集齐全并移交至档案管理部门。3.对于职工岗位变动、奖惩、培训等产生的新档案材料，相关部门应在事件发生后一周内将材料移交至档案管理部门。（二）整理规范1.档案管理部门收到档案材料后，应按照档案分类标准进行整理。2.每份档案材料应保持完整、清洁，如有破损、缺失应及时进行修补、补充。3.材料应按照时间顺序排列，同一类材料应集中放置，并编写页码。4.对于纸张规格不一致的材料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。四、档案编号与装订（一）编号规则1.职工档案采用唯一的编号，编号由部门代码、年份、顺序号组成。2.部门代码按照公司内部部门代码表确定，年份为档案形成年份，顺序号为该部门当年入库档案的流水号。3.例如，人力资源部2023年入库的第5份档案编号为：HR202305。（二）装订要求1.档案材料应使用A4规格的档案盒进行装订，档案盒应标明档案编号、职工姓名、部门等信息。2.装订时应使用线绳或胶棒，确保档案材料牢固、整齐，便于查阅。3.档案盒内应有档案目录，目录应清晰列出档案内所含材料的名称、日期、页码等信息。五、档案入库与保管（一）入库流程1.档案整理、编号、装订完成后，档案管理部门应及时将档案入库。2.档案入库时应按照档案编号顺序排列，存放在专门的档案柜中。3.档案柜应标明存放档案的部门范围和年份区间，便于查找。（二）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。3.定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理。（三）保管期限1.职工档案的保管期限按照国家有关规定执行。一般情况下，职工在职期间的档案应永久保管；职工离职后，其档案应保管至规定的期限，如劳动合同终止后2年等。2.对于涉及重要历史事件、关键岗位人员等特殊档案，应适当延长保管期限。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅职工档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后报档案管理部门。2.档案管理部门应根据审批意见，确定是否允许查阅，并指定专人陪同查阅。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅内容、查阅目的等信息。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅职工档案的，应提交正式的借阅申请函，并说明借阅目的、借阅期限等。2.借阅申请函经公司分管领导审批后，档案管理部门方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅档案时，借阅人员应出具有效身份证件，并在档案借阅登记簿上详细登记借阅信息。5.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印档案内容，不得在档案上圈划、批注。（三）归还要求1.查阅或借阅结束后，查阅或借阅人员应及时将档案归还档案管理部门。2.档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究相关人员责任。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应与接触档案的工作人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.档案查阅和借阅场所应相对独立，无关人员不得进入。（二）安全管理1.加强档案库房的安全防范工作，安装监控设备、防盗报警装置等。2.定期对档案进行安全检查，发现问题及时整改。3.制定档案应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应及时采取措施保护档案安全，并向上级报告。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司职工档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、查询和统计分析，提高档案管理工作效率和服务质量。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责将纸质档案信息录入信息化管理系统，确保录入数据准确、完整。2.定期对系统中的档案数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案信息，删除已过期或无效的档案数据。（三）系统使用与管理1.公司内部人员可通过信息化管理系统查询本人或授权范围内的职工档案信息。2.档案管理人员应严格按照系统操作规范进行操作，确保系统安全稳定运行。3.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关规定和公司实际情况，定期对职工档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、人力资源部门负责人、财务部门负责人等组成。鉴定小组负责对职工档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定确定无保存价值的档案，由档案管理部门填写《档案销毁申请表》，报公司分管领导审批。2.审批通过后，档案管理部门应指定专人负责档案销毁工作。销毁档案时，应确保档案内容无法恢复，并在档案销毁登记簿上详细记