档案电子数据移交制度

PAGE档案电子数据移交制度一、总则（一）目的为了规范公司档案电子数据的移交工作，确保档案电子数据的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规以及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的、具有保存价值的电子数据档案的移交管理。（三）基本原则1.真实性原则：移交的电子数据应真实反映公司业务活动的实际情况，不得篡改、伪造。2.完整性原则：确保电子数据档案的内容、结构、元数据等完整无缺，能够准确再现业务活动过程。3.规范性原则：严格按照国家和行业规定的标准、格式、流程进行电子数据的移交，保证数据的规范性和一致性。4.安全性原则：采取必要的安全措施，保障电子数据在移交过程中的保密性、完整性和可用性，防止数据泄露、丢失或损坏。二、档案电子数据的范围与分类（一）范围1.各类业务合同、协议、订单等文件的电子版本。2.财务报表、账目、凭证等财务数据。3.项目文档，包括项目策划书、可行性研究报告、项目进度记录、验收报告等。4.人事档案，如员工简历、入职离职记录、绩效考核文件等。5.技术资料，如研发文档、设计图纸、技术标准等。6.行政管理文件，如会议纪要、通知、规章制度等。7.客户资料，包括客户信息、业务往来记录等。8.其他具有保存价值的电子数据。（二）分类1.按业务类型分类：可分为市场营销类、财务管理类、项目管理类、人力资源类、技术研发类、行政管理类等。2.按时间顺序分类：根据电子数据形成的年份、月份等进行分类，便于查找和追溯。3.按重要程度分类：分为重要档案、一般档案和普通档案，以便采取不同的管理和保护措施。三、移交职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定档案电子数据移交的具体流程和规范，并监督执行。2.组织开展档案电子数据移交工作的培训和指导，提高相关人员的业务水平。3.对各部门移交的电子数据进行审核、接收和存储，建立统一的电子档案库。4.定期对电子档案库进行检查和维护，确保数据的安全和可用。（二）业务部门职责1.负责本部门电子数据的整理、分类和初步审核，确保数据符合移交要求。2.填写电子数据移交清单，详细记录移交数据的名称、数量、存储位置、形成时间等信息，并提交给档案管理部门。3.在规定时间内完成电子数据的移交工作，并配合档案管理部门进行数据核对和问题处理。（三）信息技术部门职责1.提供技术支持，协助档案管理部门和业务部门解决电子数据移交过程中的技术问题，如数据格式转换、存储设备维护等。2.负责建立和维护电子数据移交过程中的安全防护机制，保障数据传输和存储的安全。3.参与制定电子数据备份和恢复策略，确保在数据出现问题时能够及时恢复。四、移交流程（一）准备阶段1.业务部门在电子数据形成后，按照公司档案分类标准进行整理和分类，确保数据的准确性和完整性。2.填写电子数据移交清单，一式两份，一份由业务部门留存，一份随数据一同提交给档案管理部门。移交清单应包括以下内容：数据名称数据类型（如文档、表格、图像、音频、视频等）数据存储位置（具体路径或存储设备名称）数据形成时间数据来源（业务活动名称、责任人等）数据简要说明3.业务部门对拟移交的电子数据进行自查，确保数据无敏感信息泄露、无损坏或丢失等问题。自查合格后，将电子数据存储介质（如硬盘、光盘、U盘等）或存储路径提交给档案管理部门。（二）移交阶段1.业务部门将填写好的移交清单和电子数据存储介质或存储路径一并提交给档案管理部门。档案管理部门指定专人接收，并对移交清单和数据进行初步核对。2.核对内容包括：移交清单与电子数据的一致性、数据的完整性、存储介质的完好性等。如发现问题，档案管理部门应及时与业务部门沟通，要求其进行整改或补充。3.对于符合移交要求的电子数据，档案管理部门在移交清单上签字确认，并将一份移交清单返还给业务部门作为移交凭证。同时，将电子数据存储到公司统一的电子档案库中，并按照规定进行编号和标注。4.在移交过程中，如涉及到电子数据的传输，信息技术部门应确保传输过程的安全和稳定，采用加密传输等技术手段，防止数据被窃取或篡改。（三）审核阶段1.档案管理部门对接收的电子数据进行详细审核，审核内容包括数据的真实性、准确性、完整性、规范性等。审核人员应按照审核标准进行逐一检查，并做好审核记录。2.对于审核中发现的问题，档案管理部门应及时通知业务部门进行整改，并跟踪整改情况。整改完成后，业务部门应重新提交审核，直至审核通过。3.审核通过的电子数据将正式纳入公司电子档案库进行管理。档案管理部门应定期对审核情况进行总结和分析，不断完善审核标准和流程，提高审核工作的质量和效率。（四）归档阶段1.经过审核的电子数据按照档案分类标准进行归档存储，建立清晰的索引和目录结构，便于查询和检索。2.电子档案库应具备完善的数据备份和恢复机制，定期对电子数据进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.档案管理部门应建立电子档案的访问权限管理制度，根据不同人员的工作职责和权限需求，设置相应的访问级别，确保电子数据的安全性和保密性。五、电子数据的存储与管理（一）存储方式1.采用磁盘阵列、磁带库等大容量存储设备进行集中存储，确保电子数据有足够的存储空间。2.建立异地灾备中心，定期将电子档案库中的数据备份到异地存储，以应对自然灾害、系统故障等突发情况，保障数据的安全性和可用性。3.对于重要的电子数据，可采用光盘等便携式存储介质进行额外备份，并分别存储在不同的地点。（二）存储环境1.电子档案库应具备适宜的温度、湿度和通风条件，防止因环境因素导致数据损坏。2.配备不间断电源（UPS），以应对突然停电情况，保证存储设备和服务器的正常运行，避免数据丢失。3.建立安全的网络环境，采用防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，防止外部网络攻击和数据泄露。（三）数据维护1.定期对电子档案库进行数据清理，删除过期、无用的数据，释放存储空间，提高存储效率。2.对电子数据的存储介质进行定期检查和维护，如更换老化的硬盘、磁带等，确保存储设备的可靠性。3.及时更新电子数据的元数据信息，保证元数据与实际数据的一致性，便于准确检索和利用。（四）数据安全管理1.建立严格的用户账号管理制度，对访问电子档案库的人员进行身份认证和授权，只有经过授权的人员才能访问相应级别的电子数据。2.采用数据加密技术，对存储和传输过程中的电子数据进行加密处理，确保数据在任何情况下都不被非法获取和篡改。3.制定数据安全应急预案，定期进行演练，以应对数据泄露、丢失、损坏等安全事件，能够迅速采取措施进行恢复和处理，减少损失。六、移交数据的利用与共享（一）利用原则1.合法合规原则：电子数据的利用必须符合国家法律法规和公司相关规定，不得用于非法目的。2.授权使用原则：任何部门或个人如需利用电子档案库中的数据，必须经过档案管理部门的授权，并按照规定的程序进行申请和审批。3.保护隐私原则：在利用电子数据过程中，应注意保护涉及个人隐私和商业机密的数据信息，不得泄露给无关人员。（二）利用流程1.使用部门或个人填写电子数据利用申请表，详细说明利用目的、数据名称、使用期限等信息，并提交给档案管理部门。2.档案管理部门对申请表进行审核，根据数据的保密级别和利用需求，决定是否批准申请。对于涉及重要数据或敏感信息的利用申请，需经相关领导审批。3.审核通过后，档案管理部门按照申请要求提供电子数据，并记录数据的使用情况，包括使用时间、使用人员、数据用途等。4.使用部门或个人应在规定的使用期限内归还电子数据，并确保数据的完整性和保密性。如发现数据有损坏或丢失等情况，应及时向档案管理部门报告并承担相应责任。（三）共享机制1.公司内部各部门之间如需共享电子数据，应通过档案管理部门进行协调和沟通。档案管理部门根据共享需求，对共享数据进行审核和授权，并确保共享过程的安全和规范。2.对于需要与外部单位共享的电子数据，必须按照国家法律法规和公司相关规定进行严格审批，并签订数据共享协议，明确双方的权利和义务，确保数据的安全和保密。3.在电子数据共享过程中，应采取必要的技术措施，如数据脱敏、加密传输等，防止敏感信息泄露。同时，对共享数据的使用情况进行跟踪和记录，以便及时发现和处理问题。七、监督与检查（一）监督机制1.公司成立档案电子数据移交工作监督小组，由档案管理部门、信息技术部门、审计部门等相关人员组成，负责对档案电子数据移交工作进行全程监督。2.监督小组定期对各部门电子数据移交工作的执行情况进行检查，包括移交流程的合规性、数据质量、存储管理等方面，及时发现问题并督促整改。3.建立举报机制，鼓励公司员工对电子数据移交过程中的违规行为进行举报。监督小组对举报信息进行及时调查和处理，并对举报人给予适当的保护和奖励。（二）检查内容1.业务部门是否按照规定的时间和流程完成电子数据的移交工作。2.移交的电子数据是否真实、准确、完整，是否符合档案分类标准和格式要求。3.档案管理部门对接收的电子数据是否进行了及时、有效的审核和存储管理。4.电子数据的存储环境是否安全可靠，数据备份和恢复机制是否正常运行。5.电子数据的利用和共享是否符合规定，是否存在违规使用或泄露数据的情况。（三）整改措施1.对于检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改通知书应明确整改内容、整改期限和整改责任人。2.责任部门应针对问题制定详细的整改方案，并认真组织实施。整改完成后，向监督小组提交整改报告，由监督小组进行验收。3.对整改不力或