心理工作档案建设制度

PAGE心理工作档案建设制度一、总则（一）目的为加强公司/组织员工心理健康管理，规范心理工作档案建设，全面、系统地记录员工心理状况及相关信息，为公司/组织提供科学有效的心理健康支持与决策依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工。（三）基本原则1.保密性原则：严格保护员工心理档案信息安全，未经员工本人同意，不得向任何无关人员透露档案内容。2.客观性原则：档案内容应基于真实、准确的心理测评结果、咨询记录等信息进行记录，确保档案信息的客观性。3.动态性原则：根据员工心理状况的变化，及时更新档案内容，保持档案的时效性和完整性。4.实用性原则：档案建设应紧密围绕公司/组织心理健康管理需求，为员工心理健康促进、职业发展规划等提供切实有效的支持。二、心理工作档案内容（一）基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、年龄、部门、岗位、入职时间等。2.联系方式：手机号码、电子邮箱等，以便在需要时能够及时与员工取得联系。（二）心理测评结果1.通用心理测评：定期组织员工进行通用心理测评，如心理健康自评量表（SCL90）、艾森克人格问卷（EPQ）等，记录测评结果及分析报告。2.专项心理测评：根据员工岗位特点、工作需求或特定心理问题，针对性地开展专项心理测评，如职业倦怠量表、压力应对方式问卷等，并将测评结果纳入档案。（三）心理咨询记录1.咨询预约：记录员工预约心理咨询的时间、方式及咨询师安排。2.咨询过程：详细记录每次心理咨询的日期、时长、咨询师与员工的对话内容、咨询主题、问题表现、咨询师建议等。3.咨询总结：每次咨询结束后，咨询师对咨询过程进行总结，评估咨询效果，提出后续建议，并记录在档案中。（四）心理健康状况跟踪1.定期回访：对接受心理咨询或存在心理风险的员工进行定期回访，了解其心理状况变化，记录回访结果。2.突发事件记录：如员工遭遇重大生活事件、工作挫折等可能影响心理状态的情况，及时记录事件详情及员工心理反应，跟踪后续心理变化。（五）培训与辅导记录1.心理健康培训：参加公司/组织内部举办的心理健康培训课程，记录培训内容、培训时间、培训讲师、员工学习心得等。2.外部辅导活动：参与外部专业机构组织的心理健康辅导活动，如讲座、工作坊等，记录活动参与情况及收获。（六）员工自我心理调适记录鼓励员工定期记录自己的心理状态、情绪变化、应对压力的方式等自我心理调适情况，可采用日记、心得等形式，经员工本人同意后纳入档案。三、心理工作档案建设流程（一）档案建立1.信息收集：人力资源部门负责收集员工基本信息，如入职登记表、岗位信息等，并将其作为心理工作档案的基础资料。2.心理测评组织：心理健康管理部门按照公司/组织心理测评计划，组织员工参加各类心理测评。测评结束后，及时收集测评数据，并进行初步分析。3.档案录入：心理健康管理部门将收集到的员工基本信息、心理测评结果、咨询记录等资料录入心理工作档案管理系统，建立电子档案。同时，为每位员工建立纸质档案，确保档案内容一致。（二）档案更新1.定期更新：心理健康管理部门定期对员工心理工作档案进行更新，一般每半年进行一次全面梳理。根据员工心理测评结果变化、心理咨询进展、心理健康状况跟踪情况等，及时调整档案内容。2.动态更新：在日常工作中，如员工发生重大心理事件、岗位变动、参加新的心理健康培训或辅导活动等，相关信息应及时反馈至心理健康管理部门，以便及时更新档案。（三）档案查阅与借阅1.查阅权限：员工本人有权查阅自己的心理工作档案，了解自身心理状况及相关记录。公司/组织内部因工作需要查阅员工心理档案的，需经员工本人书面同意，并填写查阅申请表。查阅申请表应注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人及心理健康管理部门负责人审批后，方可查阅。查阅过程应在心理健康管理部门指定地点进行，查阅人员不得擅自复制、传播档案内容。外部机构或人员因特殊原因需要查阅员工心理档案的，必须持有合法有效的证明文件，并经公司/组织高层领导批准。同时，应与公司/组织签订保密协议，严格遵守保密规定。2.借阅管理：原则上不允许借阅员工心理工作档案。如因特殊情况确需借阅的，需按照查阅权限要求办理审批手续，并在规定时间内归还。借阅期间应妥善保管档案，不得转借他人或泄露档案内容。四、心理工作档案管理职责（一）心理健康管理部门1.负责制定心理工作档案建设制度、流程及相关标准，并组织实施。2.组织开展员工心理测评、心理咨询、心理健康培训等工作，确保档案内容的准确性和完整性。3.负责心理工作档案的日常管理，包括档案的录入、更新、查阅审批、保密管理等工作。4.定期对心理工作档案进行分析总结，为公司/组织提供心理健康状况报告，为人力资源决策、员工职业发展规划等提供专业建议。（二）人力资源部门1.协助心理健康管理部门收集员工基本信息，为心理工作档案建设提供基础支持。2.根据公司/组织人力资源管理需求，与心理健康管理部门共同确定心理测评计划、心理咨询服务范围等，确保心理工作与人力资源管理工作有效衔接。3.在员工岗位调整、晋升、离职等人力资源变动时，及时将相关信息反馈至心理健康管理部门，以便更新员工心理工作档案。（三）员工所在部门1.负责向员工宣传心理工作档案建设的目的、意义及相关制度，引导员工积极配合档案建设工作。2.关注员工日常工作表现及心理状态，及时发现员工可能存在的心理问题，并向心理健康管理部门反馈。3.在涉及员工心理健康相关决策时，参考员工心理工作档案内容，协助人力资源部门和心理健康管理部门做好员工心理健康支持工作。（四）员工本人1.积极参与公司/组织安排的心理测评、心理咨询、心理健康培训等活动，如实提供个人心理状况信息。2.妥善保管个人心理工作档案信息，不得擅自泄露或传播档案内容。3.按照公司/组织要求，定期记录自我心理调适情况，配合公司/组织做好心理健康管理工作。五、心理工作档案安全与保密（一）安全管理1.心理工作档案管理系统应具备完善的安全防护措施，防止数据丢失、损坏或被非法入侵。定期对系统进行维护和备份，确保数据的安全性和稳定性。2.纸质档案应存放在安全、保密的档案柜中，由专人负责保管。档案柜应具备防盗、防火、防潮、防虫等功能，确保档案资料的完好无损。（二）保密措施1.心理健康管理部门工作人员应严格遵守保密制度，签订保密协议，明确保密责任和义务。在档案管理工作中，对涉及员工个人隐私的信息严格保密，不得向无关人员透露。2.在心理测评、心理咨询、档案查阅等工作过程中，应采取必要的保密措施，如测评问卷密封保管、咨询室独立设置、查阅人员签署保密承诺书等，防止信息泄露。3.如因工作需要对外提供员工心理档案部分信息的，必须经过严格的审批程序，并对提供的信息进行脱敏处理，确保不泄露员工个人隐私。六、心理工作档案的应用（一）员工心理健康支持1.根据员工心理工作档案内容，为存在心理问题的员工提供个性化的心理咨询和辅导服务，帮助其缓解心理压力，解决心理困扰，促进心理健康。2.针对员工心理测评结果中反映出的普遍性心理问题，开展针对性的心理健康培训和宣传活动，提高员工心理健康意识和自我调适能力。（二）人力资源决策支持1.在员工招聘、选拔、晋升等人力资源决策过程中，参考员工心理工作档案中的相关信息，了解员工的心理素质、职业适应性等情况，为人力资源决策提供参考依据。2.根据员工心理工作档案记录的心理健康状况变化，为员工岗位调整、职业发展规划等提供建议，促进员工与岗位的合理匹配，提高员工工作满意度和绩效表现。（三）组织心理健康管理1.通过对心理工作档案数据的分析，了解公司/组织整体员工心理健康状况，评