图书流通档案管理制度

PAGE图书流通档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司图书流通档案管理，确保图书流通信息的完整性、准确性和可追溯性，提高图书管理效率和服务质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有图书流通相关档案的管理，包括图书借阅、归还、盘点、损坏赔偿等环节产生的各类记录。（三）基本原则1.真实性原则：档案记录应如实反映图书流通的实际情况，不得虚假记载。2.完整性原则：涵盖图书流通全过程的各类信息，确保档案资料的全面性。3.保密性原则：对涉及读者隐私和公司内部信息的档案严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，保证档案质量。二、档案管理职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责图书流通档案的集中管理和维护。其职责包括：1.制定和完善图书流通档案管理制度，并监督执行。2.负责图书流通档案的收集、整理、归档、存储和检索工作。3.定期对档案进行检查和清理，确保档案的安全和完整。4.为公司内部各部门提供档案查询和借阅服务。（二）图书管理部门图书管理部门负责图书流通业务的具体操作，并配合档案管理部门做好相关档案的生成和移交工作。其职责包括：1.在图书借阅、归还等环节准确记录相关信息，并及时提交给档案管理部门。2.协助档案管理部门进行图书盘点工作，并提供盘点相关资料。3.对图书损坏赔偿情况进行记录，并报送档案管理部门。（三）借阅部门及人员各借阅部门及人员应按照规定办理图书借阅手续，并妥善保管所借图书，按时归还。同时，应配合档案管理部门的工作，如实提供相关信息。三、图书流通档案的分类与编号（一）分类图书流通档案分为以下几类：1.借阅档案：记录图书借阅的详细信息，包括借阅人姓名、部门、借阅时间、应还时间、图书名称、编号等。2.归还档案：记载图书归还的情况，如归还时间、图书状态等。3.盘点档案：包含图书盘点的记录，如盘点时间、盘点人员、图书实际数量与系统记录数量的差异等。4.损坏赔偿档案：记录图书损坏赔偿的相关事宜，如赔偿原因、赔偿金额、赔偿方式等。（二）编号为便于档案的管理和查询，对各类图书流通档案进行编号。编号采用以下规则：1.借阅档案编号：“JY”+年份（四位）+月份（两位）+流水号（四位）。例如：JY2023050001，表示2023年5月的第一笔借阅记录。2.归还档案编号：“GH”+年份（四位）+月份（两位）+流水号（四位）。如：GH2023050001，代表2023年5月的第一笔归还记录。3.盘点档案编号：“PD”+年份（四位）+月份（两位）+流水号（四位）。例如：PD2023050001，即2023年5月的第一次盘点记录。4.损坏赔偿档案编号：“PC”+年份（四位）+月份（两位）+流水号（四位）。如：PC2023050001，为2023年5月的第一笔损坏赔偿记录。四、图书流通档案的收集与整理（一）收集1.图书管理部门在图书借阅、归还、盘点、损坏赔偿等业务完成后，应及时将相关信息整理成记录，并在规定时间内提交给档案管理部门。2.档案管理部门定期对各部门提交的档案资料进行收集，确保档案的及时入库。（二）整理1.档案管理部门收到图书流通档案后，按照分类标准对档案进行分类。2.对每份档案进行编号，并编制档案目录，注明档案编号、类别、日期、内容摘要等信息，方便查询和检索。3.对档案资料进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固。五、图书流通档案的归档与存储（一）归档1.整理好的图书流通档案应及时归档，按照档案编号顺序依次排列存放。2.归档后的档案应建立相应的索引，便于快速查找和调阅。（二）存储1.档案管理部门应设置专门的档案存储区域，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，温度和湿度适宜。2.采用纸质档案和电子档案相结合的存储方式。纸质档案应存放在档案柜中，电子档案应存储在专用服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。3.对存储的档案进行标识，注明档案类别、年份、月份等信息，便于识别和管理。六、图书流通档案的借阅与查询（一）借阅1.公司内部各部门因工作需要借阅图书流通档案时，应填写《图书流通档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅用途、借阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。2.档案管理部门收到借阅申请表后，对申请进行审核。审核通过后，办理借阅手续，登记借阅人姓名、部门、借阅档案编号、借阅时间、预计归还时间等信息，并将档案提供给借阅人。3.借阅人应妥善保管所借档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。如需延长借阅时间，应提前向档案管理部门申请办理续借手续。4.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的责任。（二）查询1.公司内部人员可根据工作需要查询图书流通档案相关信息。查询时，应填写《图书流通档案查询申请表》，注明查询内容、查询目的等，并经部门负责人签字批准。2.档案管理部门根据查询申请，在确保信息安全和符合规定的前提下，为查询人员提供相应的档案资料或查询结果。3.对于涉及公司机密或读者隐私的档案信息，档案管理部门应严格按照保密规定进行管理，未经授权不得提供查询服务。七、图书流通档案的保管期限（一）借阅档案借阅档案的保管期限为自图书归还之日起[X]年。（二）归还档案归还档案的保管期限为自归还记录生成之日起[X]年。（三）盘点档案盘点档案的保管期限为自盘点结束之日起[X]年。（四）损坏赔偿档案损坏赔偿档案的保管期限为自赔偿事宜处理完毕之日起[X]年。保管期限届满后，档案管理部门应按照相关规定对档案进行鉴定和销毁。八、图书流通档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期限届满的图书流通档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员等参加。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐一审查，确定哪些档案可以销毁，哪些档案需要继续保存。3.对拟销毁的档案，鉴定小组应出具鉴定意见，注明档案名称、编号、保管期限、鉴定日期、鉴定结论等信息。（二）销毁1.经鉴定可以销毁的档案，档案管理部门应编制《图书流通档案销毁清单》，详细列出销毁档案的名称、编号、数量等信息。2.《图书流通档案销毁清单》经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。3.销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。销毁后的档案应及时清理现场，妥善处理相关废弃物。九、图书流通档案管理的监督与检查（一）监督公司设立专门的监督机构或指定专人对图书流通档案管理工作进行监督，确保档案管理工作符合本制度的规定和相关法律法规的要求。（二）检查1.档案管理部门应定期对图书流通档案管理工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。自查内容包括档案的收集、整理、归档、