企业档案收集归档制度

PAGE企业档案收集归档制度一、总则（一）目的为加强企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案工作实行集中统一管理，由综合管理部负责统筹协调，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映企业各项活动的真实情况，不得篡改、伪造或歪曲档案内容。3.完整性原则全面收集企业在生产、经营、管理等各个环节形成的各类文件材料，保证档案的齐全完整。4.时效性原则及时收集、整理和归档文件材料，确保档案信息的时效性，以便为企业决策和管理提供及时有效的支持。二、档案收集范围（一）行政管理类1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司内部管理制度、规定、办法等文件，如考勤制度、财务制度、人事制度等。3.公司各类会议文件，包括会议通知、议程、纪要、决议等。4.公司对外发文，包括通知、函件、报告等。5.公司收文，包括上级机关文件、平行单位文件、下级单位文件等。6.公司印章使用记录、介绍信存根等。7.公司大事记、年鉴等。（二）人事管理类1.员工招聘、录用、调动、离职等相关文件，包括招聘计划、面试记录、录用通知、调动审批表、离职申请表等。2.员工薪酬福利文件，如工资表、奖金分配方案、福利政策等。3.员工培训文件，包括培训计划、培训记录、培训证书等。4.员工绩效考核文件，如考核方案、考核记录、考核结果等。5.员工档案，包括个人简历、学历证书、资格证书、劳动合同等。6.人事任免文件，如任职通知、免职通知等。（三）财务管理类1.财务预算、决算文件，包括预算报表、决算报表、预算执行情况分析报告等。2.财务会计凭证、账簿、报表等，如记账凭证、总账、明细账、资产负债表、利润表、现金流量表等。3.财务审计报告，包括内部审计报告、外部审计报告等。4.税务申报文件，如纳税申报表、税务发票等。5.资金管理文件，如资金计划、资金使用审批表等。（四）市场营销类1.市场调研报告，包括行业分析报告、竞争对手分析报告、市场需求分析报告等。2.营销策划方案，如年度营销计划、促销活动方案、产品推广方案等。3.销售合同、订单，包括销售合同文本、订单记录等。4.客户资料，如客户档案、客户拜访记录、客户投诉处理记录等。5.广告宣传资料，如广告策划书、广告投放记录、宣传海报、宣传单页等。（五）生产管理类1.生产计划、调度文件，如生产计划安排表、生产调度指令等。2.产品研发文件，包括产品设计图纸、技术方案、研发项目计划等。3.生产工艺文件，如工艺流程、操作规程、质量控制标准等。4.生产设备管理文件，如设备台账、设备维护保养记录、设备维修记录等。5.生产质量检验文件，如检验标准、检验报告、质量事故处理记录等。（六）技术研发类1.科研项目立项文件，包括项目申请书、可行性研究报告、立项批复等。2.科研项目研究过程文件，如实验记录、研究报告、技术总结等。3.知识产权文件，如专利申请文件、商标注册文件、著作权登记文件等。4.技术合作协议、技术转让合同等。（七）其他类1.企业荣誉证书、奖杯、奖牌等相关文件及实物。2.企业与外部单位签订的合作协议、合同等。3.企业参加各类活动的文件、照片、视频等资料。4.其他具有保存价值的文件材料。三、档案收集要求（一）及时性各部门应在文件材料形成后及时收集，确保档案信息的时效性。对于重要文件和紧急文件，应在规定时间内完成收集和移交工作。（二）完整性收集的文件材料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等。对于一式多份的文件，应收集齐全；对于重要文件的修改稿、补充稿等，也应一并收集。（三）准确性文件材料的内容应准确无误，字迹清晰可辨，签字盖章齐全。对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整、存储安全。（四）规范性文件材料应符合国家有关法律法规和行业标准的要求，格式规范、排版整齐。对于不符合要求的文件，应进行整改或重新制作。四、档案收集流程（一）部门收集各部门指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案收集范围和要求，定期对本部门形成的文件材料进行整理和分类，确保文件材料的齐全完整。（二）初步整理收集人员对收集到的文件材料进行初步整理，剔除重复、无效的文件材料，对文件进行分类、编号、编目，填写文件材料目录清单。（三）移交审核各部门收集人员将初步整理好的档案定期移交至综合管理部。综合管理部档案管理人员对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或整改。（四）正式归档经审核合格的档案，由综合管理部档案管理人员按照档案管理的有关规定进行正式归档，编制档案检索工具，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。五、档案归档要求（一）分类标准档案应按照行政管理、人事管理、财务管理、市场营销、生产管理、技术研发等类别进行分类，每个类别下再根据具体内容进行细分。（二）编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，采用“年度类别顺序号”的编号方式。例如：2023XMGL001，表示2023年度行政管理类第1份档案。（三）编目要求档案编目应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容，编目应准确、清晰、完整，便于档案的查找和利用。（四）装订规范档案应按照一定的顺序进行装订，确保整齐牢固。对于纸张较大的文件，应进行折叠处理；对于电子文件，应进行备份存储，并与纸质文件一并装订。（五）装盒上架装订好的档案应装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。档案盒应按照编号顺序排列上架，便于档案的存放和管理。六、档案保管期限（一）永久保管1.公司设立、变更、注销等相关文件。2.公司内部管理制度、规定、办法等重要文件。3.公司年度财务预算、决算文件。4.公司重大合同、协议。5.公司重要会议文件、决议。6.公司人事任免文件。7.公司知识产权文件。8.公司荣誉证书、奖杯、奖牌等相关文件及实物。（二）长期保管1.公司一般性会议文件、纪要。2.公司年度工作计划、总结。3.公司员工薪酬福利文件。4.公司员工培训文件。5.公司员工绩效考核文件。6.公司市场调研报告。7.公司营销策划方案。8.公司销售合同、订单。9.公司生产计划、调度文件。10.公司产品研发文件。11.公司生产工艺文件。12.公司生产设备管理文件。13.公司生产质量检验文件。14.公司与外部单位签订的合作协议、合同等。（三）短期保管1.公司一般性收文、发文。2.根据实际情况确定短期保管期限的其他文件材料。七、档案保密规定（一）保密范围涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密、人事秘密等重要信息的档案，均属于保密范围。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对保密档案进行单独存放，设置专门的保密柜或保密区域。2.查阅保密档案应经公司授权批准，并在指定地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、传播档案内容。3.对保密档案的借阅、归还等情况应进行详细登记，确保档案的安全。4.档案管理人员应定期对保密档案进行检查，发现问题及时报告并采取措施。（三）违规处理对违反档案保密规定的行为，将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等；构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、档案利用规定（一）利用范围公司内部各部门及员工因工作需要可查阅、借阅档案；外部单位因工作需要查阅、借阅档案的，应按照公司规定办理相关手续。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅、借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案，应提前向公司提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围和时间等，经公司领导批准后，按照公司规定办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案时，查阅、借阅人员应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、损坏、抽取档案内容。（三）归还要求查阅、借阅的档案应按时归还，如因特殊情况需要延期归还的，应提前办理延期手续。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时报告并查明原因。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、档案管理人员及相关部门业务骨干组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法档案鉴定小组根据档案保管期限的规定，结合档案的实际利用价值，对档案进行逐卷审查，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，由档案鉴定小组编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经公司领导批准后，由档案管理人员会同相关部门人员共同实