项目档案各项管理制度

PAGE项目档案各项管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司的决策、运营、维护及后续项目提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目从项目启动至项目结束全过程中形成的各类档案资料的管理。包括但不限于工程项目、研发项目、营销项目等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对项目档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性与准确性原则项目档案应如实反映项目建设、研发、营销等活动的实际情况，数据准确、内容真实。3.完整性原则涵盖项目从策划、实施到验收全过程中形成的各类文件、资料、图表、数据等，保证档案的全面性。4.及时性原则项目档案应随项目进展同步收集、整理，确保档案资料的时效性。5.保密性原则对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的项目档案，严格按照保密规定进行管理。二、项目档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善项目档案管理制度，并监督执行。2.负责项目档案管理工作的组织、协调和指导。3.集中统一管理公司项目档案，建立档案数据库，实现档案信息化管理。4.对项目档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作进行监督和检查。5.定期对项目档案进行鉴定、销毁，并做好相关记录。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目档案的收集、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确。2.对项目档案的真实性、准确性和完整性负责，督促项目团队成员及时提交应归档的资料。3.配合档案管理部门做好项目档案的验收工作，对验收中发现的问题及时整改。（三）项目团队成员职责1.按照项目档案管理要求，及时收集、整理各自工作中形成的文件资料，并移交项目负责人。2.确保所提交的档案资料真实、准确、完整，对资料的质量负责。三、项目档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目规划设计文件等。2.项目实施过程文件（1）工程类项目：施工图纸、施工组织设计、技术交底、工程变更通知、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备采购合同及清单等。（2）研发类项目：项目研发计划、实验记录、研究报告、测试数据、知识产权相关文件等。（3）营销类项目：市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户资料、销售合同等。3.项目验收文件项目竣工验收报告、验收备案表、质量评估报告、审计报告等。4.其他与项目相关的文件如项目会议纪要、往来信函、项目照片、影像资料等。（二）收集要求1.项目团队成员应在工作完成后及时将各自形成的文件资料收集齐全，确保不漏项。2.对于重要文件资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。3.收集的文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，载体应符合档案管理要求。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.按照项目阶段、类别等进行分类整理，便于查找和利用。3.每份文件资料应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。（四）整理方法1.分类根据项目档案的性质和内容，分为工程档案、研发档案、营销档案等大类，每大类下再细分若干小类。2.组卷将同一类别的文件资料按照一定的逻辑顺序进行组卷，卷内文件应排列有序。3.编目编制卷内文件目录，包括文件编号、题名、日期、页号等内容，目录应清晰准确。4.装订对纸张规格不一致、破损的文件资料进行修整、裱糊后，采用线装或胶装等方式进行装订，确保整齐牢固。四、项目档案的归档（一）归档时间1.项目阶段性成果文件应在阶段工作结束后[X]个工作日内归档。2.项目全部完成后，项目负责人应在项目验收通过后[X]个工作日内将项目档案整理完毕并移交档案管理部门归档。（二）归档流程1.项目负责人对整理好的项目档案进行自查，确保档案资料完整、准确、整理规范。2.填写项目档案移交清单，清单应包括档案名称、数量、类别、移交日期等内容。3.将项目档案及移交清单一并提交档案管理部门，档案管理部门对移交的档案进行核对验收。4.经核对验收合格后，档案管理部门在移交清单上签字确认，双方各执一份。档案管理部门将项目档案正式归档保存。五、项目档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房温度应控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，排列整齐，并建立档案存放索引，便于查找。2.电子档案应存储于专用的存储设备中，进行备份，并按照档案分类目录进行存储，同时建立电子档案索引数据库。3.对于重要的照片、影像资料等，应进行冲印或刻录，并分类保管。（三）保管期限1.项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括项目立项批复、可行性研究报告、项目竣工验收报告等重要文件。3.长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括项目实施过程中的重要文件资料。4.短期保管的档案保管期限为[X]年至[X]年，主要包括一般性的项目文件资料。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对项目档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时处理，并做好清查记录。六、项目档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅项目档案。涉及项目对外合作、成果转让等特殊情况，经公司主管领导批准后，可向外部单位提供项目档案的相关资料。（二）利用流程1.查阅流程（1）查阅人填写项目档案查阅申请表，注明查阅项目名称、档案内容、查阅目的等。（2）申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。（3）档案管理部门根据申请表提供相应的档案资料，并安排专人在指定地点进行查阅。查阅人不得擅自将档案带出查阅地点。（4）查阅完毕后，查阅人应在档案查阅登记表上签字确认。2.借阅流程（1）借阅人填写项目档案借阅申请表，注明借阅项目名称、档案内容、借阅期限等。（2）申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，报公司主管领导审批。（3）档案管理部门根据审批意见办理借阅手续，向借阅人提供档案资料，并登记借阅时间、期限、归还时间等信息。（4）借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。归还时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的项目档案，未经公司保密管理部门批准，不得对外提供或公开。2.查阅、借阅项目档案时，不得擅自涂改、标注、污损、抽取、撤换或销毁档案资料。七、项目档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立项目档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人及相关专业人员组成。（二）鉴定内容1.根据项目档案的保管期限和实际利用价值，对已到保管期限或失去利用价值的项目档案进行鉴定。2.鉴定档案的完整性、准确性、系统性，对不符合要求的档案提出处理意见。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期清理到期档案，列出拟鉴定销毁的档案清单。2.鉴定小组对清单中的档案进行逐一审查，并结合档案的实际利用情况，确定是否销毁。3.对拟销毁的档案，鉴定小组应出具鉴定报告，并报公司主管领导审批。（四）销