干部档案传递工作制度

PAGE干部档案传递工作制度一、总则（一）目的为了规范干部档案传递工作，确保干部档案的安全、完整和及时传递，充分发挥干部档案在干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作中的重要作用，根据国家有关法律法规和干部人事档案管理的相关规定，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部涉及干部档案传递的所有部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：传递的干部档案信息必须真实、准确、完整，如实反映干部的历史和现实情况。2.保密性原则：严格遵守保密规定，确保干部档案信息不泄露，维护干部的隐私和权益。3.及时性原则：按照规定的程序和时间要求，及时传递干部档案，不得拖延积压。4.规范性原则：严格执行干部档案传递的各项操作规程，确保传递工作规范有序。二、档案传递的主体与职责（一）干部档案管理部门1.负责制定干部档案传递工作计划和方案，明确传递的范围、时间、方式等。2.审核干部档案传递的相关材料，确保材料齐全、真实、有效。3.组织实施干部档案传递工作，协调解决传递过程中出现的问题。4.对干部档案传递情况进行跟踪和监督，确保档案按时、准确送达。5.负责干部档案传递工作的总结和归档，建立健全干部档案传递工作档案。（二）档案转出部门1.按照干部档案管理部门的要求，整理和准备干部档案转出材料，确保材料完整、规范。2.填写干部档案转出登记表，详细记录档案转出的原因、去向、时间等信息。3.将整理好的干部档案及相关材料及时移交干部档案管理部门，并办理交接手续。4.配合干部档案管理部门做好干部档案传递过程中的其他相关工作。（三）档案接收部门1.根据干部档案管理部门的通知，做好接收干部档案的准备工作，包括安排专人负责接收、准备接收场地和设备等。2.对接收的干部档案进行认真核对和检查，确保档案数量、材料齐全，档案内容完整、真实。3.在干部档案接收登记表上签字确认，并及时将档案移交至指定的保管地点。4.发现干部档案存在问题时，及时与干部档案管理部门沟通协调，共同解决问题。三、档案传递的范围与条件（一）传递范围1.干部因工作调动、职务任免、退休等原因，需要将其档案转至新的工作单位或相关部门的。2.干部因培训、学习、挂职锻炼等原因，需要将其档案临时借出或转至相关机构的。3.按照干部人事管理规定，需要对干部档案进行审核、查阅、整理等工作，涉及档案传递的。4.其他因工作需要，必须进行干部档案传递的情况。（二）传递条件1.干部档案材料齐全、完整，不存在缺页、破损、涂改等问题。2.档案转出部门已按照规定完成档案整理和审核工作，相关材料符合要求。3.档案接收部门已明确接收档案的具体事宜，并具备接收档案的条件和能力。4.干部档案传递工作符合国家法律法规和干部人事档案管理的相关规定，手续完备。四、档案传递的程序（一）档案转出程序1.干部所在部门或单位根据干部工作变动情况，填写《干部档案转出申请表》，详细说明档案转出的原因、去向、时间等信息，并加盖单位公章。2.将《干部档案转出申请表》及相关证明材料（如调令、任职文件等）一并提交至干部档案管理部门。3.干部档案管理部门收到申请后，对申请材料进行审核。审核通过后，开具《干部档案转递通知单》，并将通知单及相关材料复印件反馈给档案转出部门。4.档案转出部门按照《干部档案转递通知单》的要求，对干部档案进行整理和密封。整理时，要确保档案材料顺序正确、目录清晰、装订牢固。密封档案时，要在封口处加盖单位公章。5.将密封好的干部档案及《干部档案转递通知单》一并通过机要交通或专人送取的方式，及时转至档案接收部门，并办理交接手续。交接时，双方要在《干部档案转递回执》上签字确认。（二）档案接收程序1.档案接收部门收到干部档案管理部门发出的《干部档案转递通知单》后，认真核对通知单上的信息与实际收到的档案是否一致。2.安排专人对接收的干部档案进行拆封检查。检查内容包括档案数量、材料清单、档案内容完整性等。如发现档案存在问题，要及时与干部档案管理部门联系，查明原因并协商解决办法。3.对检查无误的干部档案，按照干部档案管理的有关规定进行整理和归档，并在档案管理系统中更新档案状态。4.将《干部档案转递回执》及时反馈给干部档案管理部门，告知档案已安全接收。（三）档案临时借出程序1.因培训、学习、挂职锻炼等原因需要临时借出干部档案的，由相关部门或个人填写《干部档案临时借出申请表》，说明借出档案的用途、时间、归还方式等，并经所在部门负责人和干部档案管理部门负责人审批同意。2.干部档案管理部门根据审批意见，开具《干部档案临时借阅单》，注明借阅期限、借阅要求等事项。3.借阅人凭《干部档案临时借阅单》到干部档案管理部门领取档案，并在《干部档案临时借阅登记册》上签字登记。4.借阅人要严格按照《干部档案临时借阅单》的要求使用档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得转借他人。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅期满后，借阅人应按时归还档案，并在《干部档案临时借阅登记册》上注明归还时间。干部档案管理部门对归还的档案进行认真检查，如发现问题，要及时追究借阅人的责任。五、档案传递的方式与要求（一）传递方式1.机要交通：对于重要干部档案的传递，应通过机要交通渠道进行，确保档案传递的安全性和保密性。2.专人送取：对于一般性干部档案的传递，可安排专人送取。送取人员应具备一定的政治素质和责任心，熟悉干部档案管理的相关规定。3.其他方式：根据实际情况，经干部档案管理部门批准，也可采用邮政特快专递等其他安全可靠的方式进行档案传递。（二）传递要求1.采用机要交通传递档案时，要严格按照机要交通的规定办理相关手续，确保档案在传递过程中的安全。2.安排专人送取档案时，送取人员要携带有效证件，确保档案交接过程的规范和安全。送取人员不得擅自将档案交予他人或中途停留、办理其他事务。3.使用邮政特快专递传递档案时，要选择信誉良好的快递公司，并要求对方提供档案传递的查询服务。同时，要在档案外包装上注明“干部档案”字样，确保档案传递的准确性和安全性。4.在档案传递过程中，要采取必要的防护措施，防止档案受损、丢失或泄密。如遇不可抗力因素导致档案传递延误或出现问题，要及时与干部档案管理部门沟通协调，采取有效措施妥善解决。六、档案传递过程中的监督与检查（一）监督机制1.公司/组织成立干部档案传递工作监督小组，由干部档案管理部门负责人、纪检监察部门人员等组成。监督小组负责对干部档案传递工作进行全程监督，确保传递工作严格按照规定程序进行。2.干部档案管理部门要建立健全内部监督机制，加强对档案传递各个环节的审核和把关，定期对传递工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。（二）检查内容1.检查档案传递手续是否完备，包括《干部档案转出申请表》、《干部档案转递通知单》、《干部档案转递回执》等相关表格的填写是否规范、签字盖章是否齐全。2.检查档案材料是否齐全、完整，档案内容是否真实、准确，有无涂改、伪造等问题。3.检查档案传递方式是否符合要求，传递过程中是否采取了必要的安全防护措施，档案是否按时、准确送达。4.检查档案接收部门对接收档案的核对、整理、归档等工作是否及时、规范，是否存在档案丢失、损坏等情况。（三）问题处理1.对于在档案传递过程中发现的问题，监督小组要及时进行调查核实，并根据问题的性质和严重程度，提出相应的处理意见。2.如发现档案传递手续不完备，要责令相关部门或人员及时补办手续；如发现档案材料存在问题，要要求档案转出部门重新整理或补充相关材料；如发现档案传递过程中存在违规行为，要依法依规追究相关人员的责任。3.对档案传递工作中出现的问题及处理情况，要进行详细记录，并建立档案传递问题台账，以便跟踪和复查。七、档案传递工作的信息化管理（一）建立档案传递信息系统1.利用现代信息技术，建立干部档案传递信息系统，实现档案传递工作的信息化管理。信息系统应涵盖档案转出申请、审核、转递通知单生成、档案交接、接收反馈等各个环节，确保档案传递信息的实时更新和共享。2.在信息系统中，要对干部档案传递的相关信息进行详细记录，包括档案编号、姓名、转出原因、去向、转递时间、交接人员等，以便查询和统计分析。（二）信息录入与维护1.档案转出部门和干部档案管理部门要按照信息系统的操作要求，及时准确录入档案传递的相关信息。录入信息要与纸质档案材料一致，确保信息的真实性和完整性。2.干部档案管理部门要定期对信息系统中的档案传递信息进行维护和更新，及时清理过期或无效的信息，保证信息系统的正常运行。（三）信息安全管理1.加强干部档案传递信息系统的安全防护，采取防火墙、加密技术、用户认证等措施，防止信息泄露、篡改或丢失。2.严格控制信息系统的访问权限，只有经过授权的人员才能登录系统进行操作。操作人员要妥善保管个人账号和密码，不得泄露给他人。3.定期对信息系统进行安全检查和评估，及时发现和排除安全隐患。如发生信息安全事故，要立即采取应急措施，并及时向上级报告。八、档案传递工作的培训与宣传（一）培训工作1.定期组织干部档案传递工作人员参加业务培训，培训内容包括国家有关法律法规、干部人事档案管理规定、档案传递工作流程、信息化操作技能等。2.通过邀请专家授课、开展案例分析、组织实地观摩等方式，提高工作人员的业务水平和实际操作能力。培训结束后，要对工作人员进行考核，确保其掌握档案传递工作的相关知识和技能。（二）宣传工作1.利用内部刊