学校巡查档案制度

PAGE学校巡查档案制度一、总则（一）目的为加强学校管理，规范学校巡查工作，确保学校各项工作有序开展，保障师生权益，特制定本档案制度。本制度旨在通过对巡查工作的全面记录和有效管理，为学校决策提供依据，促进学校持续改进和发展。（二）适用范围本制度适用于学校内部各部门、各教学单位以及全体教职员工。涵盖学校教学、科研、管理、后勤等各个领域的巡查活动及其相关档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：巡查档案应如实记录巡查过程中发现的问题、处理情况等，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与巡查工作相关的各类资料，包括巡查计划、巡查记录、整改报告等，保证档案资料的完整性。3.规范性原则：明确档案的格式、内容要求和整理方法，遵循统一的规范标准进行管理，便于查阅和使用。4.保密性原则：对于涉及学校机密、师生隐私等敏感信息的巡查档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、巡查档案的分类与内容（一）巡查计划档案1.年度巡查计划制定依据：依据学校发展规划、年度工作重点、教育教学要求以及相关法律法规和政策文件，结合学校实际情况制定年度巡查计划。内容：明确巡查目标、巡查范围、巡查内容、巡查方式、巡查时间安排以及巡查人员组成等。例如，本年度计划对学校教学楼、实验室、图书馆、学生宿舍等重点区域进行全面巡查，重点检查教学设施设备运行情况、安全管理制度落实情况、环境卫生状况等。巡查方式包括定期巡查、专项巡查和随机抽查相结合。2.专项巡查计划制定依据：针对学校特定时期、特定领域或突出问题制定专项巡查计划。如在考试期间对考场纪律进行专项巡查，在校园建设项目施工期间对工程质量和安全进行专项巡查等。内容：详细说明专项巡查的主题、目的、范围、重点内容、时间安排和工作要求等。以校园建设项目专项巡查为例，重点检查施工单位资质、施工工艺、工程进度、安全防护措施以及资金使用情况是否合规等。（二）巡查记录档案1.巡查工作记录巡查过程记录：巡查人员在巡查过程中，对发现的问题进行详细记录，包括问题发生的时间、地点、具体情况描述等。例如，记录在某教学楼发现教室照明灯具损坏，影响正常教学；在学生宿舍发现个别宿舍存在私拉乱接电线现象，存在安全隐患等。巡查人员签名：巡查人员需在记录上签名，以明确责任。同时，如有陪同巡查人员或相关见证人员，也应签名确认。2.问题反馈记录向被巡查部门或单位反馈问题：记录巡查人员将发现的问题及时反馈给被巡查部门或单位的时间、方式（如口头通知、书面通知等）以及接收反馈的人员姓名和职务等信息。被巡查部门或单位的回应：详细记录被巡查部门或单位对反馈问题的态度、初步整改措施和整改期限等内容。例如，某部门表示将在一周内安排人员维修损坏的照明灯具，并加强对学生宿舍用电安全的宣传教育。（三）整改档案1.整改方案制定依据：被巡查部门或单位根据巡查反馈的问题，结合自身实际情况制定整改方案。内容：明确整改目标、整改措施、责任分工、整改时间节点以及预期整改效果等。例如，针对学生宿舍私拉乱接电线问题，整改措施包括加强对学生的安全教育，安排专人对宿舍进行全面检查，拆除违规电线，并安装智能用电监控设备，防止类似问题再次发生。整改时间节点为两周内完成全面检查和拆除工作，一个月内完成智能用电监控设备安装并投入使用。2.整改过程记录整改工作进展情况：定期记录整改工作的实际进展，包括已完成的整改任务、正在进行的整改工作以及遇到的困难和问题等。例如，记录在整改期限内已完成多少间宿舍的电线拆除工作，还有哪些宿舍因学生外出等原因尚未完成检查和整改等情况。整改过程中的沟通协调记录：如涉及多个部门协同整改的问题，记录各部门之间的沟通协调情况，包括沟通时间、沟通方式、协商达成的共识等。3.整改验收记录验收标准：明确整改验收的依据和具体标准，如学生宿舍用电安全应符合国家相关电气安全标准，照明灯具应正常亮灯且无损坏等。验收过程：记录验收人员组成、验收时间、验收方式（如现场检查、资料查阅等）以及验收结果。验收结果分为整改合格、整改基本合格和整改不合格三种情况。对于整改不合格的，详细记录需进一步整改的问题和要求，明确再次验收的时间。（四）巡查总结档案1.巡查工作年度总结工作回顾：对本年度巡查工作的整体情况进行总结，包括巡查计划执行情况、巡查发现的主要问题及分布领域、整改落实情况等。经验教训：分析巡查工作中取得的经验和存在的不足，如巡查方法是否得当、部门间协作是否顺畅等。改进措施：针对存在的问题提出改进措施和建议，为下一年度巡查工作提供参考。例如，建议优化巡查人员培训内容，提高巡查人员发现问题的能力；加强与各部门的沟通协调机制，确保问题及时反馈和整改。2.专项巡查总结专项巡查工作概述：详细介绍专项巡查的背景、目标、过程和主要成果。专项问题分析：深入分析专项巡查中发现的突出问题及其产生的原因，如在校园安全专项巡查中发现部分消防设施老化的原因可能是维护资金不足、设备更新不及时等。专项巡查成效与建议：总结专项巡查对解决特定问题所取得的成效，如通过校园安全专项巡查，学校消防安全隐患得到有效排查和整改；同时提出进一步完善相关制度、加强后续监管等建议，以巩固专项巡查成果。三、巡查档案的整理与归档（一）整理要求1.分类整理：按照巡查计划档案、巡查记录档案、整改档案和巡查总结档案的分类，将各类档案资料分别进行整理。同一类档案中，再按照时间顺序或问题类别进行排序。2.资料齐全：确保每份档案资料完整无缺，对于缺少的资料要及时补充收集。例如，整改档案中缺少整改过程中的照片或视频资料的，应及时收集补充，以更全面地反映整改情况。3.格式规范：统一档案资料的格式，如纸张规格、字体字号、排版方式等。巡查记录应字迹清晰、工整，整改报告应按照规定的格式模板撰写，确保档案的规范性和美观性。（二）归档流程1.初步整理：巡查人员在完成一次巡查任务后，及时对巡查过程中形成的各类资料进行初步整理，确保资料齐全、完整，并按照分类要求进行简单排序。2.部门审核：将初步整理好的巡查档案提交给所在部门负责人进行审核。部门负责人对档案的真实性、完整性和规范性进行全面审查，对不符合要求的档案资料提出修改意见，退回巡查人员重新整理。3.集中归档：经过部门审核后的巡查档案，由学校档案管理部门进行集中归档。档案管理部门按照学校档案管理的相关规定，对巡查档案进行编号、编目、上架等操作，建立统一的档案目录索引，方便查询和使用。四、巡查档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：学校内部教职员工因工作需要查阅巡查档案的，需填写《巡查档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅过程中需遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自涂改、损毁、转借档案资料。2.外部查阅：因特殊情况需要向校外单位或个人提供巡查档案查阅的，需经学校主管领导批准，并按照国家有关保密规定进行操作。查阅申请应详细说明查阅单位或个人的基本情况、查阅目的、查阅范围以及保密承诺等内容。（二）利用方式1.为学校决策提供依据：学校领导通过查阅巡查档案，了解学校各项工作的实际情况，发现存在的问题和潜在风险，为制定学校发展战略、规划年度工作计划、解决突出问题等提供数据支持和决策参考。例如，通过分析历年巡查中发现的教学设施设备问题，合理安排资金进行维修和更新，改善教学条件。2.促进部门工作改进：各部门可以根据巡查档案中反映的本部门工作情况，总结经验教训，查找工作中的薄弱环节，针对性地制定改进措施，不断提高工作质量和管理水平。如后勤部门通过查阅学生宿舍巡查档案，发现水电维修不及时的问题，加强对维修人员的管理和培训，优化维修流程，提高维修效率。3.开展教育教学研究：教育教学研究人员可以利用巡查档案中关于教学过程、学生学习情况等方面的记录，开展相关研究，探索教育教学规律，改进教学方法和手段，提高教育教学质量。例如，通过分析课堂教学巡查记录，研究不同教学方法的效果，为教师教学提供参考。五、巡查档案的保管与保密（一）保管期限1.长期保管档案：对于涉及学校重大决策、重要历史事件、长期存在的问题及整改情况等具有重要价值的巡查档案，实行长期保管，保管期限为[X]年。例如，学校发展规划制定过程中的相关巡查档案、校园安全事故处理及后续整改档案等。2.定期保管档案：一般性的巡查档案，保管期限为[X]年。保管期满后，经档案管理部门鉴定，确无保存价值的，按照规定程序进行销毁。（二）保管条件1.档案库房建设：学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，确保档案存放环境安全适宜。例如，安装自动灭火系统、除湿机、防虫网等设备。2.档案装具配备：使用符合档案保管要求的装具，如档案柜、档案盒等。档案柜应坚固耐用，档案盒应采用统一规格，便于分类存放和标识管理。同时，对档案装具进行定期检查和维护，确保其正常使用。（三）保密措施1.人员管理：加强对档案管理人员的保密教育，提高其保密意识和责任意识。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。对涉及保密内容的档案查阅，实行专人专管，严格登记查阅人员信息和查阅内容。2.技术防范：采用先进的技术手段对档案进行保密管理，如对电子档案进行加密存储，设置访问权限等。在档案查阅场所安装监控设备，防止档案资料被非法获取或篡改。同时，对档案库房的门窗、通风口等部位进行密封处理，防止外部人员进入库房窃取档案信息。六、附则（