湖南会计档案管理制度

PAGE湖南会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强湖南地区会计档案管理，规范会计档案整理、保管、利用等工作，确保会计档案的安全与完整，充分发挥会计档案在经济管理中的作用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖南省行政区域内的国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称各单位）的会计档案管理。（三）定义本制度所称会计档案，是指各单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.各单位应加强对会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。2.各单位的档案管理机构负责会计档案的统一管理，未设立档案管理机构的，应当指定会计机构或者专人负责保管会计档案。3.各级财政部门和档案行政管理部门共同负责对本地区会计档案工作的指导、监督和检查。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括外来原始凭证和自制原始凭证，如发票、收据、领料单、报销单等。2.记账凭证，包括收款凭证、付款凭证和转账凭证等。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记经济业务的账簿。2.明细账，对总账有关科目作进一步分类、详细记录的账簿。3.日记账，按照经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附注及文字说明等。2.会计报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表。2.银行对账单。3.纳税申报表。4.会计档案移交清册。5.会计档案保管清册。6.会计档案销毁清册。7.其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的整理（一）整理原则会计档案应按照形成时间、类别、保管期限等进行分类整理，遵循真实性、完整性、系统性、准确性的原则，便于保管和利用。（二）整理方法1.会计凭证按月将记账凭证及其所附原始凭证进行整理，去除金属物，按记账凭证编号顺序排列。记账凭证应连同所附原始凭证，按照凭证编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面封底。封面上应注明单位名称、年度、月份、记账凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数，并由装订人在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，一般应将旧账集中统一整理。活页账应抽出空白页，再将已使用的账页依次编号，整理成册，并加具封面，注明单位名称、账簿名称、年度、账簿页数、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖单位公章。订本账应保持原有的册数，不得拆本。如因记账错误或其他原因需要更换账页的，应将原账页抽出，在新账页上注明“此页是××年××月××日第××号账页，是由××年××月××日第××号账页更换而来”字样，并由记账人员和会计主管人员盖章。3.财务会计报告月度、季度财务会计报告应按月、季分别整理，年度财务会计报告应按年度整理。财务会计报告应按顺序编号，加具封面，装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、月份、季度、报告种类、起讫日期、起讫号码、报告页数等内容，由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。4.其他会计资料银行存款余额调节表、银行对账单应按月或按季整理，装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份、季度、资料名称、起讫日期、起讫号码等内容。纳税申报表应按年度整理，装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、税种、申报日期等内容。会计档案移交清册、保管清册、销毁清册应按年度整理，装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、清册种类等内容。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为[X]年和[X]年。1.永久保管的会计档案包括：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书以及涉及外事和对私改造重要的会计资料。2.定期保管的会计档案，其保管期限为[X]年的包括：月度、季度、半年度财务会计报告，银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报表等；保管期限为[X]年的包括：原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿等。（二）保管要求1.各单位应根据会计档案的保管期限，分别设置永久、定期档案保管库（柜），对会计档案进行分类存放。2.会计档案应存放在安全、干燥、通风的地方，远离易燃、易爆、易腐蚀等物品，防止会计档案受损。3.采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。4.单位变更后的会计档案应按照规定及时归档保管，不得散失或损坏。（三）保管期限的计算会计档案保管期限从会计年度终了后的第一天算起。五、会计档案的查阅和复制（一）查阅权限1.本单位人员查阅会计档案，需经会计主管人员或单位负责人批准。2.外单位人员查阅会计档案，应持有单位正式介绍信，经本单位负责人批准后，方可查阅。查阅时，应有专人在场陪同，不得将会计档案携带外出或复制给无关人员。3.查阅会计档案时，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。（二）查阅手续查阅会计档案时，查阅人员应填写《会计档案查阅登记表》，详细记录查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、批准人等信息。查阅完毕后，查阅人员应在登记表上签名或盖章。（三）复制规定1.因工作需要确需复制会计档案的，应经本单位负责人批准。2.复制会计档案时，应使用复印机、扫描仪等设备进行复制，确保复制件与原件内容一致。3.复制的会计档案应加盖单位公章，并注明“复制件”字样，与原件一并妥善保管。六、会计档案的销毁（一）销毁条件保管期满的会计档案，除本制度规定不得销毁的情形外，可以按照以下程序销毁：1.由本单位档案管理机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案管理机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。（二）不得销毁的会计档案1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。2.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。七、会计档案的信息化管理（一）电子会计档案的形成与收集1.单位应按照国家有关规定，使用符合标准的会计核算软件进行会计核算，确保电子会计档案的真实、完整、有效。2.电子会计档案应从会计核算系统中直接导出，并按照本制度规定的整理方法进行整理、编号、分类。3.电子会计档案的元数据应与电子会计档案一并收集、整理，确保元数据的真实性、完整性、准确性。（二）电子会计档案的存储与保管1.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并定期进行备份。备份应异地存放，防止因自然灾害、意外事故等原因导致数据丢失。2.存储电子会计档案的介质应标明存储内容、存储时间、保管期限等信息，并妥善保管。3.单位应建立电子会计档案的存储管理制度，定期对存储介质进行检查、维护，确保电子会计档案的安全存储。（三）电子会计档案的利用与安全1.单位应建立电子会计档案的利用制度，明确利用权限、利用方式、利用流程等内容，确保电子会计档案的合法利用。2.利用电子会计档案时，应使用符合安全要求的软件和设备，防止电子会计档案被篡改、丢失或泄露。3.单位应加强对电子会计档案的安全管理，采取加密、访问控制、数据备份等安全措施，防止电子会计档案遭受网络攻击、病毒感染等安全威胁。八、监督检查（一）内部监督1.各单位应定期对本单位的会计档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。2.单位内部审计机构或审计人员应定期对会计档案管理工作进行审计监督，确保会计档案管理工