人民法院档案利用制度

PAGE人民法院档案利用制度一、总则（一）制定目的为了加强人民法院档案的管理与利用，充分发挥档案在审判工作、司法政务和社会服务等方面的作用，依据《中华人民共和国档案法》《人民法院档案管理办法》等相关法律法规，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门及全体工作人员在办理案件、开展工作以及对外提供服务过程中对档案的利用活动。（三）基本原则1.依法利用原则严格遵守国家法律法规和档案管理规定，确保档案利用活动合法合规。2.服务审判原则以服务审判工作为核心，保障案件审理、执行等工作对档案信息的需求。3.安全保密原则在档案利用过程中，切实保护档案的安全，防止档案信息泄露、丢失和损坏。4.便捷高效原则简化利用手续，提高利用效率，为利用者提供优质、便捷的服务。二、档案利用范围（一）案件审理1.法官、检察官、律师等在办理各类案件过程中，查阅、复印与案件相关的卷宗材料，包括起诉书、答辩状、证据材料、庭审笔录、裁判文书等。2.案件当事人及其代理人，按照法定程序查阅、复印涉及自身权益的案件档案材料。（二）司法研究1.本院工作人员开展司法调研、案例分析等工作时，利用档案资料进行数据统计、案例比对和经验总结。2.上级法院、学术机构、研究团体等因研究需要，经批准查阅本院相关档案。（三）司法政务1.本院各部门在制定工作计划、总结工作经验、处理行政事务等过程中，查阅档案以获取历史数据、工作记录等参考信息。2.审计、纪检监察等部门因工作需要，对本院财务、廉政等方面的档案进行查阅。（四）对外服务1.应有关单位、组织或个人的合法申请，提供档案证明材料，如婚姻状况证明、亲属关系证明、财产权属证明等。2.为社会公众提供司法公开服务，通过网络平台、诉讼服务中心等渠道，依法公开部分档案信息，满足公众对司法工作的知情权和监督权。三、档案利用流程（一）利用申请1.内部利用本院工作人员因工作需要利用档案的，应填写《人民法院档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、案号、利用期限等内容，经所在部门负责人审核签字后，提交档案管理部门。2.外部利用外单位人员因工作需要查阅本院档案的，应提前向本院提出书面申请，说明利用目的、查阅范围、查阅人员身份等情况，并提交单位介绍信、有效身份证件等相关证明材料。案件当事人及其代理人查阅档案的，应按照诉讼程序提交相关法律文书和身份证明。（二）申请审核1.档案管理部门收到利用申请后，应及时进行审核。审核内容包括申请手续是否齐全、利用目的是否正当、查阅范围是否合理等。2.对于符合规定的申请，档案管理部门应予以批准，并在申请表上签署意见；对于不符合规定的申请，应及时通知申请人并说明理由。（三）档案查阅1.经批准的利用申请，利用者应按照档案管理部门指定的时间、地点和方式进行查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的现场监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换、标注、污损档案材料。2.如需复印档案材料，利用者应向档案管理人员提出申请，经批准后由档案管理人员按照规定的程序进行复印，并加盖档案管理部门印章。复印份数应根据利用目的合理确定，不得超出必要范围。（四）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，记录利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、案号、查阅内容、复印页数等信息。登记信息应及时录入档案管理系统，以便查询和统计。（五）利用期限1.一般情况下，档案利用期限不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长利用期限的，利用者应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.利用者应在规定的期限内归还所借档案，如因特殊原因不能按时归还的，应办理续借手续。逾期未归还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重采取相应的处理措施。（六）档案归还利用者查阅、复印完毕后，应将档案材料整理齐全，当面交还给档案管理人员。档案管理人员应认真核对档案材料的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。四、档案利用的安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应采取必要的安全防护措施，确保档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全。档案库房应配备消防器材、监控设备、温湿度调节设备等设施，并定期进行检查和维护。2.档案管理人员应严格遵守档案安全管理制度，不得擅自离岗，严禁无关人员进入档案库房。在档案利用过程中，如发现档案材料有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。（二）保密措施1.档案管理人员应对档案内容严格保密，不得泄露档案中涉及的国家秘密、商业秘密、个人隐私等信息。在档案利用过程中，如涉及保密档案的查阅，应按照国家有关保密规定进行操作。2.利用者应对所查阅的档案内容承担保密义务，不得擅自传播、公布档案信息。如需引用档案内容，应注明出处，并确保引用内容的准确性和合法性。五、特殊档案利用规定（一）电子档案利用1.利用电子档案时，利用者应使用档案管理部门提供的专用设备和软件，并按照操作规程进行操作。不得擅自更改电子档案的存储格式、内容和元数据信息。2.如需复制电子档案，应采用安全可靠的方式进行，确保复制后的电子档案与原件内容一致。复制的电子档案应按照档案管理规定进行存储和管理。（二）涉密档案利用1.查阅涉密档案时，利用者应填写《涉密档案利用申请表》，经所在部门负责人、保密部门负责人和分管院领导审批后，方可查阅。查阅过程中，应在保密场所进行，并由档案管理人员现场监督。2.涉密档案一般不得复印，确因工作需要复印的，应按照保密规定进行审批，并采取相应的保密措施。复印后的涉密档案应按照涉密文件的管理要求进行保管和使用。（三）历史档案利用1.对于年代久远、保存状况较差的历史档案，在利用时应特别注意保护，尽量减少对档案的直接接触和损坏。如需查阅历史档案，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的指导下进行。2.历史档案的利用应遵循修旧如旧的原则，如需对档案进行修复和整理，应委托专业机构进行操作，并确保修复后的档案符合档案管理要求。六、监督与检查（一）内部监督1.本院纪检监察部门应定期对档案利用制度的执行情况进行监督检查，重点检查档案利用申请的审批程序、利用过程中的安全保密措施、档案归还情况等。2.档案管理部门应加强对自身工作的监督管理，定期对档案利用登记情况进行核对和统计，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部监督1.接受上级法院、档案行政管理部门等对本院档案利用工作的监督检查，积极配合并如实提供相关资料和情况。2.建立档案利用工作的投诉举报机制，接受社会公众对档案利用过程中违规行为的投诉举报。对于投诉举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。七、责任追究（一）违规处理1.利用者违反本制度规定，擅自涂改、抽取、撤换、标注、污损档案材料，或者泄露档案信息的，档案管理部门应责令其停止违规行为，并视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。造成档案损坏、丢失或其他严重后果的，应依法追究其法律责任。2.档案管理人员违反本制度规定，未履行审核职责、擅自提供档案利用、泄露档案信息或者因保管不善导致档案损坏、丢失的，应视情节轻重给予批评教育、警告、记过、撤职等处分。构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）赔偿责任因利用者的过错导致