档案制度建设执行情况

PAGE档案制度建设执行情况一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。本制度旨在规范公司档案工作流程，提高档案管理水平，保障公司合法权益，为公司的持续发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。涵盖公司在经营管理、生产研发、财务管理、人力资源等各个方面形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等各类档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容与实际业务相符。2.完整性原则：全面收集、整理公司在各个阶段产生的各类档案，保证档案的系统性和连贯性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、事实等应经过严格核实，避免出现错误或歧义。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。5.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导、监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理公司各类档案，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务素质和工作能力。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的及时、准确和完整。2.明确专人负责档案管理工作，按照公司档案管理制度的要求，做好本部门档案的日常管理和保管工作。3.积极配合档案管理部门的工作，按时向档案管理部门移交应归档的档案。4.严格遵守档案保密制度，不得擅自销毁、涂改、转让档案。（三）档案管理人员职责1.根据档案管理工作的需要，认真履行档案管理的各项职责，确保档案管理工作的规范、有序进行。2.熟悉档案业务知识，掌握档案管理的方法和技能，不断提高工作效率和质量。3.做好档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，保证档案的整齐、美观和便于查阅。4.严格遵守档案管理制度，保守档案机密，确保档案的安全。5.积极为公司各部门提供档案利用服务，及时、准确地查找和提供所需档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如公司章程修正案、营业执照副本、税务登记证等。2.公司股东会、董事会、监事会等会议记录、决议、纪要等文件。3.公司各项管理制度、规定、办法等文件。4.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。5.公司生产经营活动中形成的各类文件，如市场调研报告、销售合同、采购订单、生产计划、质量检验报告等。6.公司财务管理方面的文件，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.公司人力资源管理方面的文件，如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。8.公司技术研发方面的文件，如研发项目计划、技术方案、实验报告、专利申请文件等。9.公司行政办公方面的文件，如公文、信函、通知、简报等。10.公司获得的荣誉证书、资质证书、奖励文件等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门产生的各类文件，并按照档案管理要求进行整理。2.对于重要文件和紧急文件，应及时送交档案管理部门，确保档案的时效性。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自修改、涂抹、裁剪等。4.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类。一般可分为行政管理类、经营管理类、财务管理类、人力资源管理类、技术研发类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期来源、保管期限等信息，以便于快速检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则1.根据档案的价值和历史意义，结合公司的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值和保管期限。3.对于重要档案和具有长期保存价值的档案，应重点审查，确保其得到妥善保管。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、公司发展规划、重大决策文件等。2.长期保管：反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为15年至50年。如年度工作计划、工作总结、一般性合同协议等。3.短期保管：反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如临时性通知、一般性报表等。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案：采用密集架存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。同时，建立电子档案索引目录，便于快速检索。3.特殊载体档案：如照片、录音、录像等，应按照其特性进行分类保管，并采取相应的保护措施，如照片应冲印成册、录音录像应定期转录等。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。如发现档案有损坏、霉变、褪色等情况，应及时采取修复措施。2.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。3.做好档案库房的安全保卫工作，安装必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。六、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密、合法、合理的原则，确保档案利用过程中不泄露公司机密信息，不损害公司利益。2.积极为公司各部门提供档案利用服务，提高档案的利用率，充分发挥档案的作用。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人权益保障等原因查阅本人档案。3.外部单位因合法合规的业务往来需要查阅公司档案，但需按照规定办理相关手续。（三）利用手续1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.公司员工查阅本人档案，需携带有效身份证件，到档案管理部门办理查阅手续。3.外部单位查阅公司档案，需提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、范围、时间等信息，并提供相关证明材料。经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，并做好查阅记录。（四）利用方式1.档案管理人员应根据查阅申请，及时准确地提供所需档案资料。查阅者应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.对于重要档案或不宜外借的档案，一般只提供复印件或电子副本。如需提供原件，需经档案管理部门负责人批准，并办理相关借阅手续。3.查阅者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等方面。统计数据应准确、及时、完整，并定期向上级主管部门报送。（二）移交工作1.各部门应按照档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交档案管理部门。移交时，应填写《档案移交清单》，注明档案名称、数量、移交日期等信息，并双方签字确认。2.档案管理部门应认真核对接收的档案，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.对于已到保管期限的档案，档案管理部门应按照规定进行鉴定和处置。对确无保存价值的档案，经公司主管领导批准后，予以销毁。销毁时，应填写《档案销毁清单》，注明档案名称、数量、销毁日期等信息，并由监销人员签字确认。八、档案的保密与安全（一）保密制度1.加强档案保密教育，提高全体员工的保密意识。档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，严格限制查阅范围。3.查阅、利用档案时，档案管理人员应提醒查阅者遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。（二）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，加强档案库房的安全管理。档案库房应配备必要的消防器材、防盗设备等，确保档案的安全。2.定期对档案进行安全检