领导档案工作责任制度

PAGE领导档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作管理，明确领导在档案工作中的职责，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各级领导及涉及档案管理工作的相关部门和人员。（三）档案工作基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，严禁虚假信息进入档案。3.完整性原则全面收集、整理公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、领导档案工作职责（一）公司主要领导职责1.全面领导公司档案工作，将档案工作纳入公司整体发展规划和年度工作计划，确保档案工作与公司各项工作协调发展。2.审定档案工作规章制度、工作规划和年度计划，批准档案工作重大事项的决策和实施。3.保障档案工作所需的经费、设备、场地等条件，为档案工作的顺利开展提供有力支持。4.监督检查公司各部门档案工作的执行情况，对档案工作成绩显著的部门和个人进行表彰和奖励，对违反档案工作规定的行为进行纠正和处理。（二）分管领导职责1.协助公司主要领导做好档案工作的组织、协调和指导工作，定期研究解决档案工作中的问题。2.负责审核档案工作规章制度、工作规划和年度计划的具体实施细则，确保档案工作各项任务落到实处。3.督促检查分管部门档案工作的开展情况，对档案工作进行定期检查和不定期抽查，及时发现和解决存在的问题。4.协调档案部门与其他部门之间的工作关系，促进档案资源的共享和利用。（三）部门领导职责1.负责本部门档案工作的组织领导，将档案工作纳入本部门工作计划，明确专人负责档案管理工作。2.组织本部门人员学习档案工作法律法规和公司档案工作规章制度，提高全员档案意识。3.监督检查本部门档案的收集、整理、归档、保管和利用情况，确保档案工作规范有序。4.积极支持和配合公司档案部门的工作，及时向档案部门移交应归档的文件材料。三、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门（档案室），配备专职档案管理人员，负责公司档案的集中统一管理。（二）档案管理部门主要职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案工作规章制度、工作规划和年度计划，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.指导和监督公司各部门档案工作，开展档案业务培训和咨询服务，提高公司整体档案管理水平。4.负责档案信息化建设，推进档案管理现代化，提高档案管理效率和服务质量。5.开发利用档案信息资源，为公司各项工作提供档案资料支持和信息服务，发挥档案的社会效益和经济效益。6.做好档案的安全保密工作，建立健全档案安全管理制度，采取必要的安全防护措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。四、档案收集与整理（一）档案收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料，均应纳入档案收集范围。2.具体包括但不限于公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料；公司经营管理、生产技术、财务审计、人力资源、党群工作等方面的文件材料；公司重大项目建设、科研开发、市场营销等活动中形成的文件材料；公司与外部单位签订的合同、协议、往来信函等文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的文件材料，并定期向档案管理部门移交。2.档案管理人员应主动参与公司各项活动，及时了解文件材料形成情况，督促相关部门和人员按时归档。3.对重要文件材料，档案管理人员应提前介入，进行跟踪收集，确保文件材料的完整性和准确性。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照国家有关档案分类标准和公司档案分类方案进行整理，确保分类科学、编号规范、排列有序。（四）档案整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案按照项目专业阶段进行分类整理，建立项目档案卷内目录和总目录。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，编制会计档案目录。4.声像档案按照载体形式、内容主题等进行分类整理，编制声像档案目录，并配以文字说明。五、档案归档与保管（一）档案归档期限1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门保管。4.声像档案应在活动结束后及时整理归档。（二）档案归档要求1.归档的文件材料应齐全完整、真实准确、字迹清晰、签字盖章手续完备。2.归档的文件材料应按照规定的分类方法和编号顺序进行排列，编制归档目录，一式两份，一份随档案装订，一份单独保存。3.归档的电子文件应与纸质文件内容一致，并按照规定的格式和存储方式进行保存，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则是：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡是在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）档案保管措施1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合国家规定标准。3.对重要档案应采取备份保管措施，防止因自然灾害、意外事故等原因造成档案损坏或丢失。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）档案鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案保管期限表，对到期档案进行逐卷审查，分析档案的现实利用价值和历史价值。2.对于仍有利用价值但保管期限已满的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）档案销毁程序1.档案鉴定工作小组提出的档案销毁意见，应报公司分管领导审批。2.经批准销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。3.档案销毁清册应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交公司财务部门作为记账凭证。4.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销，确保档案销毁彻底。5.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告公司分管领导。七、档案利用与服务（一）档案利用原则1.依法利用原则档案利用应遵守国家有关法律法规，不得损害国家利益、公司利益和他人合法权益。2.服务公司原则档案利用应紧密围绕公司中心工作，为公司各项决策、管理、生产、经营等活动提供有力支持。3.方便利用原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便捷的服务。（二）档案利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.公司外部单位因工作需要查阅、借阅公司档案的，应经公司分管领导批准，并按照规定办理相关手续。3.个人因特殊原因需要查阅、借阅本人档案的，应经公司档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）档案利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，并经部门负责人签字同意。3.档案管理人员应根据利用者的申请，严格审核利用手续，对符合规定的，及时提供档案查阅或借阅服务。4.利用者查阅、借阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。5.利用者查阅、借阅档案后，应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》或《档案借阅申请表》上签字确认。（四）档案信息开发与利用1.档案管理部门应积极开展档案信息开发工作，通过编写档案参考资料、专题汇编、数据分析等方式，为公司提供有价值的信息服务。2.利用现代信息技术手段，建立档案信息数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用，提高档案信息的利用效率和服务质量。八、档案信息化建设（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.提高档案管理工作效率，降低档案管理成本，提升档案服务水平。3.确保档案信息的安全存储和有效利用，为公司信息化建设提供有力支持。（二）档案信息化建设内容1.档案信息资源数字化对公司各类档案进行全面数字化处理，包括文件扫描、图像处理、数据录入等，建立档案数字化副本。2.档案信息管理系统建设选用适合公司档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息安全保障体系建设建立健全档案信息安全保障体系，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙、防病毒等安全措施，确保档案信息的安全。（三）档案信息化建设实施步骤1.规划阶段制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.实施阶段按照档案信息化建设规划，组织开展档案信息资源数字化、档案信息管理系统建设和档案信息安全保障体系建设等工作。3.验收阶段档案信息化建设项目完成后，组织相关部门和专家进行验收，确保项目达到预期目标。（四）档案信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作。2.加强对档案信息管理系统的维护和管理，定期进行系统升级、数据备份和安全检查，确保系统的正常运行和数据安全。3.建立档案信息化工作考核制度，对档案信息化建设和管理工作成绩显著的部门和个人进行表彰和奖励，对违反档案信息化管理规定的行为进行纠正和处理。九、监督与考核（一）监督检查内容1.档案工作规章制度的执行情况。2.档案收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、利用等工作的开展情况。3.档案信息化建设工作的推进情况。4.档案安全保密工作的落实情况。（二）监督检查方式1.定期检查档案管理部门每年定期对公司各部门档案工作进行全面检查，检查结果向公司领导汇报。2.不定期抽查档案管理部门不定期对公司各部门档案工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。3.专项检查根据公司档案工作实际情况，针对档案管理中的重点、难点问题，开展专项检查，确保档案工作规范有序。（三）考核评价指标1.档案收集完整率考核档案收集工作的完整性，计算公式为：档案收集完整率=实际收集档案数量/应收集档案数量×100%。2.档案整理准确率考核档案整理工作的准确性，计算公式为：档案整理准确率=整理合格档案数量/整理档案总数×100%。3.档案归档及时率考核档案归档工作的及时性，计算公式为：档案归档及时率=按时归档档案数量/应归档档案数量×100%。4.档案保管完好率考核档案保管工作的质量，计算公式为：档案保管完好率=保管完好档案数量/保管档案总数×100%。5.档案利用服务满意度考核档案利用服务工作的质量，通过问卷调查等方式收集利用者对档案利用服务的满意度评价