档案工作联席会议制度

PAGE档案工作联席会议制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作的统筹协调，规范档案管理行为，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本联席会议制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属单位涉及档案工作的相关事宜。（三）基本原则1.统一领导原则：档案工作联席会议在公司统一领导下开展工作，确保档案管理工作的整体协调性和规范性。2.分工协作原则：各成员单位按照职责分工，密切配合，共同推进档案工作的顺利进行。3.高效务实原则：以提高档案管理效率和质量为目标，注重实际效果，及时解决档案工作中的问题。二、联席会议组织架构（一）联席会议成员联席会议由公司分管档案工作的领导担任召集人，成员包括公司办公室、各业务部门、档案管理部门负责人及相关工作人员。（二）联席会议职责1.召集人职责负责主持联席会议，确定会议议题和议程，协调解决档案工作中的重大问题，监督联席会议决议的执行情况。2.成员职责公司办公室：负责综合协调档案工作联席会议的日常事务，督促检查各成员单位档案工作任务的落实情况。各业务部门：负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，按照档案管理要求及时向档案管理部门移交档案，并配合档案管理部门做好档案的利用工作。档案管理部门：负责制定档案管理制度和工作流程，指导和监督各部门档案工作，集中统一管理公司各类档案，提供档案查阅、借阅等服务。三、会议制度（一）会议召开时间联席会议原则上每季度召开一次，如有特殊情况可临时召开。（二）会议议题确定1.档案管理部门根据公司档案工作实际情况，提出会议议题建议，报召集人审定。2.各成员单位可根据工作需要，向档案管理部门提出会议议题，经档案管理部门汇总后报召集人审定。（三）会议议程安排1.档案管理部门汇报上季度档案工作情况，包括档案收集、整理、归档、保管、利用等方面的工作进展、存在问题及下一步工作计划。2.各成员单位汇报本部门档案工作情况，重点汇报档案工作任务落实情况、遇到的困难和问题以及需要协调解决的事项。3.讨论研究档案工作中的重大问题，如档案管理制度修订、档案信息化建设、档案安全保障等，提出解决方案和建议。4.审议通过档案工作相关文件和报告，如档案年度工作计划、工作总结、档案统计报表等。5.召集人对会议进行总结，明确下一步档案工作重点和要求，部署工作任务。（四）会议记录与纪要1.会议由档案管理部门安排专人负责记录，详细记录会议讨论内容、决议事项等。2.会议结束后，档案管理部门应及时整理会议记录，并形成会议纪要。会议纪要经召集人审定后，印发各成员单位。（五）会议决议执行与监督1.各成员单位应认真贯彻执行联席会议决议，按照职责分工抓好工作落实。2.档案管理部门负责对会议决议执行情况进行跟踪检查，及时向召集人汇报执行情况。对执行不力的单位，应督促其整改落实。四、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的历史记录，均应纳入档案收集范围。2.具体包括但不限于公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料；公司经营管理活动中产生的各类合同、协议、报表、报告等；公司科研、生产、技术改造等项目形成的技术文件、图纸、实验数据等；公司党群工作、企业文化建设等方面形成的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案管理要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案材料，确保档案收集的完整性和及时性。2.档案收集责任人应认真核对档案材料的内容、数量等，确保档案材料真实、准确、完整。对不符合要求的档案材料，应及时补充或更正。3.各部门应定期将收集的档案材料移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。(三)整理规范1.档案管理部门应按照国家有关档案整理标准和公司档案管理制度，对接收的档案材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件材料之间的历史联系，便于档案的保管和利用。3.对于电子档案，应按照电子文件管理要求进行整理和存储，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。五、档案归档与保管（一）归档原则1.档案归档应遵循集中统一管理原则，公司各类档案由档案管理部门集中统一归档保管，任何部门和个人不得擅自留存或销毁档案。2.归档的档案应符合国家有关档案质量标准和公司档案管理制度要求，确保档案的真实性、完整性、准确性和系统性。（二）归档流程1.档案管理部门在接收各部门移交的档案材料后，应及时进行审核，对不符合归档要求的档案材料，应退回原部门重新整理。2.审核通过的档案材料，按照档案分类方案进行分类、编号，编制档案目录，并录入档案管理系统。档案管理部门应根据档案的类别、保管期限等，将档案分别存放于不同的档案库房或存储设备中，并建立档案存放位置索引，便于查找和利用。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案管理部门应定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和排除安全隐患。对档案存储设备，应定期进行备份和维护，防止数据丢失。3.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，严禁无关人员进入档案库房。在档案库房内，不得吸烟、使用明火、存放易燃易爆物品等。六、档案利用与保密（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的利用符合国家法律法规和公司相关规定。2.档案利用应有利于公司各项工作的开展，为公司决策、生产经营、科研创新等提供支持和服务。（二）利用方式1.查阅利用：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应按照规定提供查阅服务，并做好查阅登记工作。2.借阅利用：公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。档案管理部门应定期催还借阅档案，确保档案按时归还。3.复制利用：公司内部人员因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门应按照规定进行复制，并对复制件进行核对和登记。（三）保密要求1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取严格的保密措施。2.在档案利用过程中，利用人员不得擅自将档案带出档案库房或泄露档案内容。如需摘录、引用档案内容，应经档案管理部门批准，并注明出处。3.档案管理部门应定期对档案保密情况进行检查，发现问题及时整改。对违反档案保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。七、档案信息化建设（一）建设目标1.逐步建立覆盖公司各部门的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、网络化传输、智能化检索和高效化利用。2.通过档案信息化建设，提高档案管理工作效率和质量，提升档案服务水平，为公司发展提供有力的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化加工：对公司存量档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源整合：整合公司各部门的档案信息资源，打破信息孤岛，实现档案信息的共享和互通。4.档案安全保障体系建设：建立健全档案信息化安全保障体系，包括网络安全、数据安全、系统安全等方面的防护措施，确保档案信息的安全可靠。（三）实施步骤1.规划阶段（[具体时间区间1]）制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施等。2.试点阶段（[具体时间区间2]）选择部分部门或项目进行档案信息化建设试点，探索经验，发现问题，及时调整和完善建设方案。3.推广阶段（[具体时间区间3]）在试点成功的基础上，逐步在公司各部门推广档案信息化建设，实现全面覆盖。4.完善阶段（长期）持续优化档案信息化管理系统，不断完善档案信息资源整合，加强档案安全保障体系建设，确保档案信息化建设持续健康发展。八、档案统计与鉴定（一）统计工作1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.档案统计报表应按照国家有关档案统计报表制度和公司档案管理要求进行编制，确保统计数据的真实、准确、完整。3.档案管理部门应及时向上级主管部门报送档案统计报表，并定期对档案统计数据进行分析研究，为公司档案工作决策提供依据。（二）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组应按照国家有关档案鉴定标准和公司档案管理制度，对档案进行逐卷、逐件鉴定。3.经鉴定