建立绩效评价档案制度

PAGE建立绩效评价档案制度一、总则（一）目的为了加强公司绩效管理，规范绩效评价档案管理工作，确保绩效评价结果的真实性、准确性和完整性，为公司人力资源决策、员工培训与发展、薪酬调整、晋升奖励等提供科学依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的绩效评价档案管理。（三）基本原则1.客观公正原则：绩效评价应基于客观事实，评价过程和结果应公正公平，不受主观因素干扰。2.全面准确原则：绩效评价应涵盖员工工作的各个方面，评价信息应全面、准确地反映员工的工作表现。3.保密性原则：绩效评价档案属于公司机密信息，应严格保密，未经授权不得泄露。4.动态管理原则：绩效评价档案应根据员工的工作表现及时更新，确保档案信息的时效性。二、绩效评价档案的内容（一）员工基本信息包括员工姓名、性别、年龄、部门、岗位、入职时间等。（二）绩效评价周期明确绩效评价的周期，如月度、季度、年度等。（三）绩效评价指标及标准1.工作业绩指标：根据员工所在岗位的工作职责和目标，设定具体的工作业绩指标，如销售额、利润、产量、质量等，并明确相应的评价标准。2.工作能力指标：包括专业技能、沟通能力、团队协作能力、问题解决能力等，制定相应的评价标准。3.工作态度指标；如责任心、敬业精神、工作积极性、忠诚度等，设定评价标准。（四）绩效评价过程记录1.绩效计划：记录员工与上级主管共同制定的绩效计划，明确工作目标、任务、指标及完成时间等。2.绩效辅导：记录上级主管在绩效评价周期内对员工进行的绩效辅导情况，包括辅导时间、内容、方式等。3.绩效评估；详细记录绩效评价过程中，上级主管、同事、下属及自我评价的评价结果、评价依据及评价意见建议等。（五）绩效评价结果1.评价得分：汇总各项评价指标得分，得出员工的绩效评价总分。2.评价等级：根据绩效评价总分，确定员工的绩效评价等级，如优秀、良好、合格、不合格等。（六）绩效反馈与沟通记录记录上级主管与员工进行绩效反馈与沟通的时间、地点、内容及员工反馈意见或建议等。（七）绩效改进计划对于绩效评价结果未达标的员工，记录其制定并实施的绩效改进计划及改进效果跟踪情况。三、绩效评价档案的建立流程（一）绩效计划制定1.每年年初或绩效评价周期开始前，上级主管与员工进行沟通，根据公司战略目标、部门工作计划及员工岗位职责，共同制定绩效计划。2.绩效计划应明确工作目标、任务、指标、完成时间、评价标准及权重等内容，并经双方签字确认。（二）绩效信息收集与整理1.在绩效评价周期内，上级主管应定期收集员工的工作表现信息，包括工作成果、工作过程中的表现、问题解决情况等。2.员工本人应及时记录自己的工作情况，并定期向上级主管汇报。3.人力资源部门负责协助各部门收集、整理绩效评价相关信息，并建立电子和纸质档案库。（三）绩效评估实施1.绩效评价周期结束后，上级主管按照既定的绩效评价指标及标准，对员工进行绩效评估，并填写绩效评价表。2.如有必要，可以组织同事互评、下属评价及员工自我评价，评价结果应客观公正地反映员工工作表现。3.人力资源部门负责对绩效评价过程进行监督和指导，确保评价工作符合规定要求。（四）绩效评价结果审核与反馈1.上级主管将绩效评价结果提交给人力资源部门进行审核，审核通过后，由上级主管负责向员工反馈绩效评价结果。2.绩效反馈应采用面谈形式，上级主管应与员工充分沟通，肯定员工的工作成绩，指出存在的问题和不足，并共同制定绩效改进计划。3.员工如对绩效评价结果有异议，有权在规定时间内向上级主管或人力资源部门提出申诉，公司将进行调查核实，并给予答复。（五）绩效评价档案归档1.根据绩效评价结果审核及反馈情况，人力资源部门将绩效评价档案进行整理归档，确保档案资料完整、准确。2.绩效评价档案应按照员工姓名、部门、绩效评价周期等进行分类存放，便于查询和管理。四、绩效评价档案使用与管理使用权限1.人力资源部门：负责绩效评价档案的汇总、分析和统计工作，为公司人力资源决策提供数据支持。有权查阅和使用全体员工的绩效评价档案，但不得随意泄露档案内容。2.上级主管：根据工作需要，可查阅和使用下属员工的绩效评价档案，用于指导员工工作、制定培训计划、进行薪酬调整及晋升决策等。3.其他部门：因工作需要，经人力资源部门同意并办理相关手续后，可查阅和使用相关员工的绩效评价档案。（二）档案查阅与借阅1.查阅绩效评价档案应填写《绩效评价档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后，方可查阅。2.借阅绩效评价档案应填写《绩效评价档案借阅申请表》，经所在部门负责人、人力资源部门负责人及公司分管领导批准后，方可借阅，并在规定时间内归还。借阅期间应妥善保管档案资料不得遗失、损坏或擅自复制。3.查阅和借阅绩效评价档案时必须严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。（三）档案保管与维护1.绩效评价档案应指定专人负责保管，确保档案的安全和完整。2.根据公司档案管理规定定期对绩效评价档案进行整理、归档和备份，防止档案资料丢失或损坏。3.对于电子档案应采取加密存储、定期备份等措施，确保档案信息的安全性和可恢复性。（四）档案更新与调整1.在绩效评价周期内，如员工工作岗位发生变动、工作内容有重大调整或绩效评价指标及标准有修订等情况人力资源部门应及时对绩效评价档案进行更新和调整。2.绩效评价结果如有变更或补充信息需要记录，应在档案中及时更新，并注明变更原因和时间。（五）档案销毁1.绩效评价档案保存期限按照公司档案管理规定执行，超过保存期限的档案经人力资源部门审核后，报公司分管领导批准，方可进行销毁。2.销毁方式：采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并做好销毁记录，确保档案信息彻底消除痕迹。五、绩效评价档案保密与安全管理（一）保密措施1.公司全体员工应严格遵守绩效评价档案保密制度未经授权不得私自传播、泄露或使用档案内容信息涉及公司机密的应严格保密。2.在绩效评价档案查阅、借阅、使用过程中相关人员应妥善保管档案资料不得随意放置或携带外出确保档案安全。3.对于因工作需要接触绩效评价档案的人员公司应与其签订保密协议明确保密责任和义务。（二）安全管理1.物理安全：绩效评价档案存放场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施确保档案实体安全。2.信息安全；加强对绩效评价档案电子信息的安全管理采取加密存储、访问控制、数据备份等措施防止信息泄露、篡改或丢失。3.应急管理；制定绩效评价档案安全应急预案明确应急处置流程和责任人员定期进行演练确保在发生安全事故时能够及时、有效地进行处理。六、监督与检查（一）监督机制1.公司设立绩效评价档案管理监督小组由人力资源部门负责人、纪检监察部门人员及员工代表组成负责对绩效评价档案管理工作进行监督检查。2.监督内容：包括绩效评价档案建立流程是否规范、评价结果是否公正、档案使用与管理是否符合规定、保密与安全措施是否落实到位等。（二）检查方式1.定期检查：监督小组定期对绩效评价档案管理工作进行全面检查，检查结果形成报告，报送公司领导。2.不定期抽查：根据工作需要监督小组可对绩效评价档案管理的某个环节或部分档案进行不定期抽查及时发现和纠正存在的问题。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题监督小组应及时提出整改意见要求责任部门限期整改。2.对违反绩效评价档