小学会计档案收集制度

PAGE小学会计档案收集制度一、总则（一）目的为了加强小学会计档案管理，确保会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门在会计核算活动中形成的会计档案的收集、整理、保管、查阅和销毁等管理工作。（三）定义1.会计档案：是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.会计档案管理：是指对会计档案进行收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检索等一系列活动的总称。（四）管理职责1.学校财务部门负责组织本校会计档案的收集、整理、保管、移交等工作。对会计档案的完整性、准确性和规范性负责。按照规定定期将会计档案移交学校综合档案室统一保管。2.学校综合档案室负责接收财务部门移交的会计档案，并按照档案管理的要求进行整理、编目、上架保管。建立会计档案查阅、借阅登记制度，为查阅和利用会计档案提供服务。对会计档案的保管期限进行鉴定，提出销毁意见，并按照规定程序组织销毁。3.各部门负责本部门会计资料的收集、整理，并及时移交财务部门。在经济业务活动中，应当按照规定取得和填制原始凭证，并保证其真实、完整、合法，为会计档案的形成提供基础资料。二、会计档案的收集范围（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单、工资表等。2.记账凭证，包括收款凭证、付款凭证、转账凭证等。（二）会计账簿1.总账，包括总分类账、明细分类账等。2.明细账，包括资产类明细账、负债类明细账、所有者权益类明细账、成本类明细账、损益类明细账等。3.日记账，包括现金日记账、银行存款日记账等。4.辅助账，如固定资产台账、往来账等。（三）财务报告1.月度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。3.年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表。2.银行对账单。3.会计档案移交清册。4.会计档案保管清册。5.会计档案销毁清册。6.其他应当保存的会计核算专业资料，如会计电算化数据备份、财务分析报告等。三、会计档案的收集要求（一）及时性1.各部门在经济业务事项发生后，应当及时将相关原始凭证送交财务部门进行审核和记账。2.财务部门在每月终了后，应当及时整理当月的会计凭证、账簿等资料，确保会计档案的及时收集。3.年度终了后，财务部门应当在规定时间内将全年的会计档案整理完毕，并移交学校综合档案室。（二）完整性1.会计档案应当包含经济业务事项发生过程中形成的所有相关资料，不得遗漏。2.原始凭证应当具备凭证名称、填制日期、填制单位或填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等基本要素。3.记账凭证应当具备日期、编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章等内容。4.财务报告应当按照规定的格式和内容编制，包括报表封面、报表附注、相关附表等。（三）准确性1.会计凭证、账簿、财务报告等资料的内容应当准确无误，数字计算正确，摘要清晰明了。2.原始凭证的内容应当与经济业务事项相符，不得伪造、变造原始凭证；记账凭证应当根据审核无误的原始凭证编制，确保会计分录正确。3.财务报告应当根据会计账簿记录和其他有关资料编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。（四）规范性1.使用的会计凭证、账簿、报表等格式应当符合国家统一的会计制度规定。2.会计凭证应当按照编号顺序装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等内容，并由装订人在装订线封签处签名或盖章。3.会计账簿应当按照规定的账页格式登记，做到账账相符、账证相符、账实相符。4.财务报告应当按照规定的报送期限和格式报送，加盖单位公章，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人签名或盖章。四、会计档案的整理（一）分类1.会计档案按照形成时间顺序分为年度会计档案。2.年度会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料四大类进行分类。（二）编号1.会计凭证按照月份顺序编号，每月从1号开始连续编号。2.会计账簿按照总账、明细账、日记账、辅助账的顺序分别编号。3.财务报告按照月度、季度、年度分别编号。4.其他会计资料按照类别和形成时间顺序编号。（三）装订1.会计凭证应当定期装订成册，并加具封面、封底，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿在年度终了后，应当将活页账页装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、账簿名称、起止日期等内容，并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。3.财务报告应当按照规定的格式和顺序装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、月份、季度、报告名称等内容，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人签名或盖章。（四）编目1.会计档案整理完毕后，应当编制会计档案目录。2.会计档案目录应当包括档案编号、档案名称、形成时间、保管期限、存放地点等内容。3.会计档案目录应当一式两份，一份留存财务部门，一份移交学校综合档案室。五、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证的保管期限为30年。2.会计账簿的保管期限为总账和明细账30年，日记账30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年，辅助账30年。3.财务报告的保管期限为月度、季度财务报表10年，年度财务报表永久保管。4.其他会计资料的保管期限为银行存款余额调节表、银行对账单10年，会计档案移交清册30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管地点1.学校财务部门应当设置专门的会计档案保管专柜，用于存放当年的会计档案。2.年度终了后，财务部门应当在规定时间内将会计档案移交学校综合档案室统一保管。学校综合档案室应当具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全保管条件。（三）保管要求1.会计档案应当妥善保管，存放有序，方便查阅，严防毁损、散失和泄密。2.学校应当定期对会计档案进行检查，发现问题及时处理。3.在会计档案保管期限内，如有特殊需要，可以经学校负责人批准后查阅或复制会计档案。查阅或复制会计档案时，应当办理登记手续，查阅人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。六、会计档案的查阅和借阅（一）查阅范围1.本校内部人员因工作需要查阅会计档案的，应当按照规定办理查阅手续。2.外单位因特殊原因需要查阅本校会计档案的，应当持有单位介绍信，并经学校负责人批准后，方可查阅。（二）查阅手续1.本校内部人员查阅会计档案时，应当填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等，并经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.外单位查阅本校会计档案时，应当填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅单位名称、查阅日期、查阅内容、查阅目的等，并经本校负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。3.财务部门应当根据审批意见，为查阅人员提供相应的会计档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得将会计档案携带出指定的查阅地点。（三）借阅范围1.本校内部人员因工作需要借阅会计档案的，应当按照规定办理借阅手续。2.外单位一般不得借阅本校会计档案，如有特殊情况需要借阅的，应当持有单位介绍信，并经学校负责人批准后，方可借阅。（四）借阅手续1.本校内部人员借阅会计档案时，应当填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅内容、借阅期限等，并经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.外单位借阅本校会计档案时，应当填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅单位名称、借阅日期、借阅内容、借阅期限等，并经本校负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。3.财务部门应当根据审批意见，为借阅人员提供相应的会计档案，并办理借阅登记手续。借阅人员应当在规定的借阅期限内归还会计档案，如有特殊情况需要延期归还的，应当办理延期手续。（五）查阅和借阅纪律1.查阅和借阅人员应当爱护会计档案，不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。2.查阅和借阅人员应当按照规定的查阅和借阅范围进行查阅和借阅，不得擅自扩大查阅和借阅范围。3.查阅和借阅人员应当遵守保密制度，不得泄露会计档案的内容和信息。七、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证外，可以按照规定程序销毁。2.未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.学校财务部门应当定期对保管期满的会计档案进行鉴定，提出销毁意见，并编制会计档案销毁清册。会计档案销毁清册应当包括会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限及已保管期限、销毁时间等内容。2.学校综合档案室应当对财务部门编制的会计档案销毁清册进行审核，报学校负责人批准后，方可组织销毁。3.销毁会计档案时，应当由学校财务部门、综合档案室等部门共同派员监销。监销人员应当在会计档案销毁前，按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会