银行档案安全管理制度

PAGE银行档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强银行档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效保护和利用档案资源，为银行各项业务活动提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于银行总行及各分支机构，涵盖各类业务档案、管理档案、财务档案、人事档案等所有档案资料。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.分级管理原则：根据档案的重要性和保密性程度，实行分级分类管理，明确各级管理职责。4.预防为主原则：强化档案安全风险防控意识，注重日常防范措施，及时发现和消除安全隐患。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善银行档案管理制度、流程和标准。2.组织开展档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立和维护档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息共享。4.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训。5.负责档案库房的安全管理工作，确保档案存放环境符合要求。（二）各部门职责1.负责本部门业务档案和管理档案的收集、整理、移交工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.明确专人负责档案管理工作，按照档案管理部门的要求进行档案的分类、编号、装订等工作。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关业务信息和资料。4.加强对本部门员工的档案安全意识教育，确保档案管理工作规范有序。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、登记、上架、借阅、归还等，确保档案管理工作的准确性和及时性。3.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并采取措施处理。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.各类业务合同、协议、文件、报表、凭证等。2.管理工作中形成的规章制度、会议纪要、工作计划、总结等。3.财务报表、账目、审计报告等财务档案。4.人事档案，包括员工履历、考核、晋升、奖惩等资料。5.其他具有保存价值的文件和资料。（二）档案收集要求1.各部门应按照规定的时间和要求，及时将本部门产生的档案资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.对重要档案应进行备份，确保档案的安全性和完整性。（三）档案整理标准1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。4.对档案进行装订，装订应整齐、牢固，并符合档案保管要求。四、档案归档与保管（一）档案归档流程1.各部门整理好的档案，应在规定时间内移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理质量。3.审核通过后，档案管理部门将档案进行归档，按照档案分类存放于档案库房。（二）档案保管期限1.根据国家有关规定和银行实际情况，确定各类档案的保管期限，分为永久、定期（如3年、5年、10年、15年、20年等）。2.档案保管期限的确定应遵循科学合理、便于利用的原则，确保档案在规定期限内能够满足银行各项业务和管理工作的需要。（三）档案库房管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.库房内温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案应分类存放于档案架上，排列整齐，便于查找和管理。4.建立档案库房管理制度，明确库房管理人员职责，定期对库房进行检查和维护。（四）档案数字化管理1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行扫描录入，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步管理，确保两者内容一致。3.加强电子档案的安全管理，采取加密存储、访问控制、备份恢复等措施，防止电子档案的泄露和损坏。五、档案借阅与利用（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》应经所在部门负责人签字批准。（二）借阅审批1.档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，对借阅申请进行审核。2.对于涉及重要机密或敏感信息的档案借阅申请，应报银行分管领导审批。3.审核通过后，档案管理部门向借阅人员发放《档案借阅证》，并按照规定提供档案。（三）借阅期限1.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.对于特殊情况需要长期借阅的档案，应经档案管理部门和相关领导批准，并签订长期借阅协议。（四）借阅归还1.借阅人员应在规定期限内归还档案，归还时应确保档案的完整性和准确性，不得擅自涂改、抽取或损坏档案内容。2.档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现问题应及时与借阅人员沟通并处理。3.借阅人员归还档案后，档案管理部门收回《档案借阅证》，并做好借阅记录。（五）档案利用1.档案管理部门应积极为银行内部各部门提供档案利用服务，根据需求提供档案查阅、复印、摘录等。2.利用档案时应遵守相关规定，不得擅自将档案带出档案库房或泄露档案内容。3.对于重要档案的利用，应进行登记备案，记录利用时间、利用人员、利用内容等信息。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家、财务人员、审计人员等组成。2.档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行综合鉴定。2.对于已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核通过后，可予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案鉴定工作小组组长签字确认后，报银行分管领导审批。3.审批通过后，档案管理部门组织实施档案销毁工作，销毁过程应进行现场监督，并由监销人员在《档案销毁清单》上签字确认。4.销毁后的档案应及时进行登记注销，确保档案管理系统中的信息与实际情况一致。七、档案安全监督与检查（一）监督检查机制1.建立档案安全监督检查制度，定期对档案管理工作进行全面检查。2.档案管理部门应加强日常巡查，及时发现和处理档案安全隐患。3.银行内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计监督，确保档案管理工作符合规定要求。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等环节。2.档案库房的安全状况，如防火、防潮、防虫、防盗等设施的运行情况。3.档案管理信息系统的安全性，包括数据备份、访问控制、加密存储等措施。4.档案管理人员的操作规范和安全意识。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达《整改通知书》，明确整改要求和期限。2.相关部门和人员应按照《整改通知书》的要求，认真进行整改，并将整改情况及时反馈给档案管理部门。3.档案管理部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。八、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应定期进行修订和演练，确保其有效性和可操作性。（二）应急处置措施1.发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，防止事故扩大损失。2.对于火灾、水灾等灾害事故，应及时组织人员进行灭火、排水等抢险工作，抢救档案资料。3.对于档案泄露、丢失等事件，应立即采取措施进行调查，查找原因，采取补救措施，并及时向上级报告。