城建档案保密制度规定

PAGE城建档案保密制度规定一、总则（一）目的为加强公司城建档案的保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，特制定本保密制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及城建档案管理的所有部门、岗位及人员，包括但不限于档案管理人员、工程技术人员、项目管理人员等。（三）基本原则1.依法保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规以及行业标准，依法履行保密义务。2.最小化原则：严格限定知悉范围，确保档案信息仅被授权人员在履行工作职责所需的最小范围内知悉。3.全程保密原则：对城建档案的收集、整理、存储、利用、传递、销毁等全过程实施保密管理。二、保密职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善城建档案保密制度，明确保密工作流程和要求。2.组织开展保密宣传教育和培训，提高员工的保密意识和技能。3.对城建档案的保管场所、设施设备进行安全保密检查，确保档案存储安全。4.负责对档案查阅、借阅、利用等环节进行审批和监督，确保档案使用符合保密规定。5.对违反保密制度的行为进行调查处理，及时采取措施防止档案信息进一步扩散。（二）档案管理人员职责1.严格遵守保密制度，妥善保管城建档案，确保档案的安全与完整。2.负责档案的整理、分类、编目等工作，严格按照规定的程序和方法进行操作，防止档案信息泄露。3.在档案查阅、借阅、利用过程中，认真履行登记、审批手续，对归还的档案进行仔细核对，确保档案无缺失、损坏。4.不得擅自复制、传播、销毁城建档案，不得将档案带出规定的保管场所。5.如发现档案有损坏、丢失或可能存在信息泄露的情况，应及时报告并采取相应措施。（三）其他相关人员职责1.工程技术人员、项目管理人员等在工作中涉及城建档案时，应严格遵守保密制度，不得擅自对外提供、披露档案信息。2.在利用城建档案开展工作过程中，如需对档案进行复制、摘录等操作，必须经过档案管理部门审批，并按照规定的方式进行，确保档案信息安全。3.发现身边存在违反保密制度的行为或可能导致档案信息泄露的隐患时，应及时提醒并报告相关部门。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理规定，及时、准确地收集本部门在城建项目建设过程中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。2.收集的文件材料应真实、有效，具有保存价值，严禁收集虚假、伪造或无保存意义的材料。3.在收集过程中，应注意对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的文件材料进行特殊标识和保护，防止信息泄露。（二）整理规范1.档案管理人员应按照国家和行业标准以及公司制定的档案分类方案，对收集到的文件材料进行科学分类、编号、编目等整理工作。2.整理过程中，应确保档案的系统性和逻辑性，便于查找和利用。对于同一项目的档案，应按照项目进展顺序进行排列，形成完整的档案体系。3.对档案中的涉密信息，应进行单独标注和管理，采取加密存储、限制访问等措施，防止与其他普通档案混淆或泄露。四、档案的存储与保管（一）存储场所1.公司应设立专门的城建档案保管场所，该场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全防护设施，确保档案存储环境安全可靠。2.保管场所应安装监控设备，对档案存储区域进行实时监控，监控记录应保存一定期限，以备查阅。3.档案保管场所应设置门禁系统，严格限制无关人员进入，只有经过授权的人员才能进入档案保管区域。（二）存储方式1.城建档案应采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，进行加密存储，并建立完善的电子档案目录索引，方便快速检索。3.根据档案的重要性和保密级别，对电子档案进行分级存储管理，设置不同的访问权限，确保电子档案信息安全。（三）保管措施1.档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，检查档案的完整性和存储状况，发现问题及时处理。2.对纸质档案应定期进行除尘、消毒等维护工作，防止档案发霉、虫蛀等损坏情况发生。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，要定期对电子档案系统进行维护和检查，确保系统运行正常，数据安全可靠。4.严格执行档案保管期限规定，对超过保管期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，防止档案信息长期留存造成安全隐患。五、档案利用管理（一）查阅审批1.公司内部人员因工作需要查阅城建档案时，应填写《城建档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、内容、时间等信息，并经所在部门负责人审批签字。2.档案管理部门收到查阅申请表后，应根据申请内容和档案保密级别进行审核，对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，需经公司主管领导审批同意。3.经审批同意后，档案管理人员应按照规定的程序为查阅人员提供档案查阅服务，查阅过程中应进行现场监督，确保查阅人员遵守保密规定，不得擅自复制、拍照、传播档案信息等。（二）借阅管理1.确因工作需要借阅城建档案的，应填写《城建档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，并按照查阅审批程序进行审批。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。对于重要档案或保密级别较高的档案，借阅期限应严格控制，原则上不得超过[X]个工作日。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自更改、涂抹、损坏档案内容。在借阅期限届满后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行仔细检查，确保档案完好无损。（三）利用限制1.未经公司书面授权，任何人员不得将城建档案提供给公司外部单位或个人查阅、借阅、复制、摘录等。2.在利用城建档案开展工作过程中，如需对档案进行公开引用或发表，必须经过公司严格的审核批准程序，确保引用或发表的内容符合保密规定，不泄露公司机密信息。3.利用城建档案形成的工作成果，如报告、文件等，其知识产权归公司所有，如需对外发布或使用，应按照公司相关规定进行审批和管理，防止因不当使用导致档案信息泄露或公司利益受损。六、档案传递与交接（一）内部传递1.在公司内部各部门之间传递城建档案时，应填写《城建档案传递登记表》，详细记录档案名称、数量、传递时间、交接双方等信息。2.传递过程中，应采取安全可靠的方式，如专人送达、机要通信等，确保档案传递过程中的安全与保密。对于重要或涉密档案，应进行密封包装，并在传递登记表中注明保密要求。3.接收部门收到档案后，应及时在传递登记表上签字确认，如发现档案有缺失、损坏等情况，应及时与传递部门沟通核实，并采取相应措施进行处理。（二）外部交接1.因工作需要与公司外部单位进行城建档案交接时，必须签订保密协议，明确双方的保密责任和义务，确保档案信息在交接过程中不被泄露。2.交接过程中，应严格按照保密协议的要求进行操作，对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、内容完整。对于涉密档案，应采取加密传输、专人护送等安全措施进行交接。3.在外部交接完成后，应及时记录交接情况，包括交接时间、地点、双方人员等信息，并将相关记录存档备案。七、保密监督与检查（一）监督机制1.公司设立保密监督小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关部门的保密工作联系人。保密监督小组负责定期对公司城建档案保密制度的执行情况进行监督检查。2.保密监督小组应制定详细的监督检查计划，明确检查内容要点、检查方式、检查频率等，确保监督检查工作的全面性和有效性。3.鼓励公司员工对违反保密制度的行为进行举报，保密监督小组应及时受理举报信息，并对举报内容进行认真调查核实，对举报属实者给予适当奖励，对打击报复举报人的行为进行严肃处理。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、存储、利用、传递、销毁等环节是否符合规定要求。2.档案管理人员的保密工作情况，如是否严格遵守保密制度、是否对档案进行妥善保管、是否正确履行审批手续等。3.各部门涉及城建档案工作的人员对保密制度的知晓程度和执行情况，是否存在违规操作或可能导致档案信息泄露的隐患。4.档案存储场所的安全保密设施设备运行情况，是否存在安全漏洞或隐患。（三）检查结果处理1.对于监督检查中发现的问题，保密监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门或人员限期整改。整改通知书应明确整改内容、整改期限、整改责任人等信息。2.责任部门或人员应按照整改通知书的要求认真进行整改，并在规定期限内将整改情况书面报告保密监督小组。保密监督小组应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。3.对于违反保密制度的行为，公司将根据情节轻重，按照公司相关规定给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、辞退等；如构成违法犯罪的，将依法移送司法机关处理，并追究相关人员的法律责任。八、保密教育与培训（一）教育内容1.国家有关保密法律法规和行业标准，使员工了解保密工作的法律责任和义务。2.公司城建档案保密制度规定，明确保密工作流程、要求和违规处理措施。3.保密意识教育，提高员工对保密工作重要性的认识，增强保密意识和责任感。4.保密技能培训，如档案管理软件的安全操作、涉密文件的处理方法、信息安全防护知识等，提升员工的保密工作能力。（二）培训方式1.定期组织保密专题培训，邀请专业的保密专家或法律人士进行授课，讲解保密法律法规和最新的保密形势与要求。2.开展内部培训，由档案管理部门负责人或经验丰富的档案管理人员对公司员工进行城建档案保密制度培训，结合实际案例进行分析讲解，提高培训的针对性和实用性。3.利用线上学习平台，发布保密教育学习资料，供员工自主学习，定期进行线上考核，检验员工的学习效果。4.在新员工入职培训中，增加保密知识培训内容，使新员工从入职开始就树立保密意识，了解公司保密制度规定。（三）培训计划1.档案管理部门应制定年度保密教育与培训计划，明确培训内容、培训时间、培训对象、培训方式等。培训计划应根据公司实际情况和保密工作需要进行合理安排，确保培训工作的系统性和连续性。2.培训计划应报公司领导审批后实施，并定期对培训效果进行评估和总结。根据评估结果，及时调整培训计划和内容，不断提高培训质量，确保员工能够掌握必要的保密知识和技能。九、保密奖惩（一）奖励措施1.对在城建档案保密工作中表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。表彰形式包括颁发荣誉证书、通报表扬等。2.奖励标准根据贡献大小确定，对于及时发现并有效阻止档案信息泄露事件发生、提出创新性保密工作建议并被公司采纳实施、在保密工作中做出重大贡献等情况的部门或个人，将给予一定金额的物质奖励。3.公司鼓励员工积极参与保密工作，对在保密宣传教育、监督检查等方面发挥积极作用的员工，也将给予适当奖励，以激发员工的保密工作积极性和主动性。（二）惩罚措施1.对于违反城建档案保密制度规定的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的惩罚。惩罚措施包括警告、罚款、降职、辞退等。2.对于因违反保密制度导致档案信息泄露，给公司造成经济损失或不良影响的，公司将依法追究其法律责任，并要求其承担相应的经济赔偿责任。赔偿金额根据公司实际损失情况确定，包括直接经济损失和间接经济损失。3.对违反保密制度的行为进行严肃处理后，公司将在内部进行通报，以起到警示作用，防止类似事件再次发生。同时，公司将对保密制度进行进一步完善和加强，堵塞管理漏洞，确保档案信息安全。十、附则