机关档案鉴定销毁制度

PAGE机关档案鉴定销毁制度一、总则（一）目的为加强机关档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，规范档案鉴定与销毁工作，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在档案形成、整理、保管、鉴定、销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案鉴定销毁工作合法合规。2.全面审查原则：对机关各类档案进行全面、细致的审查，综合考虑档案的内容、价值、保存期限等因素。3.确保安全原则：在档案鉴定销毁过程中，采取有效措施确保档案实体安全和信息安全，防止档案丢失、损毁、泄密等情况发生。4.审慎操作原则：档案鉴定销毁工作应当严谨、审慎，充分听取各方面意见，避免误判和不当处理。二、档案鉴定组织与职责（一）鉴定工作领导小组成立由机关分管领导担任组长，办公室、业务部门、档案管理部门负责人等为成员的档案鉴定工作领导小组。领导小组负责审定档案鉴定销毁工作方案，协调解决鉴定销毁工作中的重大问题，对鉴定销毁工作进行监督指导。（二）鉴定工作小组1.组成人员：由档案管理部门牵头，从办公室及相关业务部门抽调熟悉档案业务、了解机关工作情况的人员组成鉴定工作小组。2.职责分工档案管理部门：负责组织鉴定工作小组开展档案鉴定工作，提供档案鉴定所需的业务指导和技术支持，对鉴定工作过程进行记录和监督，汇总鉴定结果并提出销毁意见。办公室：协助档案管理部门做好档案鉴定工作，从机关整体工作角度对档案的价值进行评估，提供相关工作背景和参考意见。业务部门：根据本部门业务工作实际，对涉及本部门的档案进行鉴定，明确档案的业务价值和保存期限，提出鉴定意见。三、档案鉴定标准与方法（一）鉴定标准1.重要性标准：档案内容涉及机关重大决策、重要业务活动、关键工作环节、核心技术资料等，具有较高历史价值、现实价值和凭证价值的，应列为重要档案。2.时效性标准：反映特定时期工作情况、具有阶段性特征的档案，在该时期结束后，保存一定期限，超过期限可根据实际情况进行鉴定。对于时效性较强的档案，如年度工作计划、总结、统计报表等，保存期限可相对较短；对于长期具有查考利用价值的档案，如政策法规文件、重要业务档案等，保存期限应适当延长。3.完整性标准：档案应具备完整的内容体系，包括文件的正件与附件、定稿与修改稿、请示与批复等。对于不完整的档案，应综合评估其价值，如确无保存必要，可在鉴定时予以剔除。4.准确性标准：档案内容应真实、准确反映机关工作实际情况，不存在虚假、错误信息。对于存在疑义或不准确的档案，应进一步核实或补充完善后再进行鉴定。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定工作小组对每一份档案进行逐件审查，根据鉴定标准，直接判断档案的价值和保存期限。2.综合评估法：对于涉及多个方面、具有复杂价值的档案，综合考虑档案的形成背景、内容性质、利用频率、社会影响等因素，进行全面评估，确定其鉴定结论。3.专家咨询法：对于专业性较强、价值判断难度较大的档案，可以邀请相关领域的专家进行咨询，听取专家意见，确保鉴定结果的科学性和准确性。四、档案鉴定工作流程（一）准备阶段1.制定鉴定计划：档案管理部门根据机关档案管理实际情况，制定年度档案鉴定工作计划，明确鉴定范围、时间安排、人员分工等事项，并报鉴定工作领导小组审定。2.收集相关资料：鉴定工作小组收集与档案鉴定相关的法律法规、政策文件、业务规定、以往鉴定工作记录等资料，为鉴定工作提供参考依据。3.整理档案：档案管理部门对拟鉴定的档案进行系统整理，按照档案类别、年度、保管期限等进行分类排列，便于鉴定工作小组查阅和审查。（二）鉴定阶段1.初审：鉴定工作小组按照分工，对各自负责的档案类别进行初步审查。审查人员认真阅读档案内容，对照鉴定标准，对每份档案的价值和保存期限提出初步意见，并填写《档案鉴定初审表》。2.会审：初审结束后，鉴定工作小组召开会审会议。各审查人员汇报初审情况，对存在争议或难以确定价值的档案进行集体讨论。会审会议应充分听取各方意见，综合分析档案的价值和保存期限，形成会审意见。3.终审：会审意见形成后，报鉴定工作领导小组进行终审。鉴定工作领导小组对会审意见进行全面审核，结合机关整体工作需要和档案管理实际情况，做出最终的鉴定决定。（三）结果公示与反馈阶段1.结果公示：档案管理部门将鉴定结果在机关内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，机关各部门和工作人员如有异议，可向档案管理部门提出书面反馈意见。2.意见收集与处理：档案管理部门对公示期间收集到的意见进行整理汇总，提交鉴定工作领导小组研究处理。对于合理的意见，鉴定工作领导小组应及时调整鉴定结果；对于不合理的意见，应向提出意见的部门或人员进行解释说明。（四）销毁档案编制清册阶段1.确定销毁档案清单：根据鉴定结果，档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等信息。《档案销毁清册》一式三份，分别由档案管理部门、鉴定工作领导小组和机关财务部门留存。2.核对档案实物：档案管理部门按照《档案销毁清册》对拟销毁档案进行实物核对，确保档案实物与清册记录一致。核对无误后，在档案实物上加盖“销毁”印章，并注明销毁日期。（五）销毁实施阶段1.制定销毁方案：档案管理部门根据《档案销毁清册》制定档案销毁方案，明确销毁方式、时间、地点、人员安排等事项。销毁方式可根据档案数量、载体形式等选择合适的方法，如焚烧、粉碎、电子数据擦除等。2.组织销毁：按照销毁方案，档案管理部门组织专人实施档案销毁工作。销毁过程中，应安排专人负责现场监督，确保销毁工作彻底、安全。销毁结束后，现场监督人员在《档案销毁清册》上签字确认。3.销毁记录与备案：档案管理部门对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并将销毁记录与《档案销毁清册》一并归档保存。同时，将档案销毁情况报同级档案行政管理部门备案。五、档案销毁监督与管理（一）内部监督1.定期检查：机关内部审计部门定期对档案鉴定销毁工作进行检查，重点检查鉴定销毁工作是否符合制度规定、程序是否规范、档案销毁清册是否完整准确等。2.专项监督：针对档案鉴定销毁工作中的重要环节或存在问题的方面，组织专项监督检查，及时发现和纠正违规行为。（二）外部监督1.接受档案行政管理部门监督：主动接受同级档案行政管理部门的监督检查，按照要求报送档案鉴定销毁工作情况，积极配合档案行政管理部门的工作。2.社会监督：对于涉及公众利益、社会关注度较高的档案鉴定销毁工作，可通过适当方式向社会公开相关信息，接受社会监督。（三）责任追究1.对违规行为的界定：在档案鉴定销毁工作中，存在违反法律法规、制度规定，擅自销毁档案、故意遗漏重要档案、未按程序进行鉴定销毁等行为，均属于违规行为。2.责任追究措施：对于违规行为，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、记过、撤职等处分；造成严重后果的，依法追究法律责任。同时，责令相关部门或人员采取措施，及时纠正违规行为，挽回损失。六、档案鉴定销毁工作的信息化管理（一）建立档案鉴定销毁信息系统利用信息技术手段，建立档案鉴定销毁信息系统，实现档案鉴定销毁工作的信息化管理。系统应具备档案信息录入、鉴定意见记录、销毁清册生成、销毁过程监控、数据统计分析等功能，提高工作效率和管理水平。（二）电子档案鉴定销毁管理对于电子档案的鉴定销毁，应严格按照国家有关电子档案管理的规定执行。在鉴定过程中，利用电子档案管理系统对电子档案进行技术分析和内容审查，确定其价值和保存期限。销毁电子档案时，应采用符合安全标准的技术手段进行数据擦除或物理销毁，并做好记录和备案。（三）信息安全保障加强档案鉴定销毁信息系统的安全管理，采取身份认证、数据加密、访问控制、定期备份等措施，确保系统运行稳定