机关档案定期归档制度

PAGE机关档案定期归档制度一、总则（一）目的为加强本机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案定期归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则。各部门应如实收集、整理本部门工作中形成的档案，保证档案内容的真实性和完整性。3.便于利用原则。档案整理应科学合理，便于保管和查阅利用，提高档案服务机关工作的效能。二、归档范围与分类（一）归档范围1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、群团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：涵盖机关日常行政管理、会议、机要、保密、信访、接待、后勤保障等工作产生的文件。3.业务工作类：根据本机关具体业务职能，包括业务规划、执行、监督、成果等环节形成的各类文件。4.人事管理类：有关人员招聘、培训、考核、任免、奖惩、工资福利等方面的文件。5.财务管理类：财务预算、决算、收支、审计等方面的档案材料。6.固定资产管理类：固定资产购置、使用、处置等相关文件。（二）分类方法1.按年度分类：将档案按形成年度进行划分，便于查找和统计。2.按机构（部门）分类：根据机关内部的组织机构，将档案分为各部门形成的档案。3.按问题分类：按照档案反映的问题或事项进行分类，使档案内容更加条理清晰。三、归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保本部门工作中产生的各类文件及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音录像等各种载体形式。（二）文件材料的整理1.纸质文件应进行分类、编号、装订，去除金属物，破损的文件应进行修复。2.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保文件的可读性和可检索性。3.图表应进行编号、标注名称和日期，与相关文件一同整理。4.照片应进行编号、标注拍摄时间、地点、人物和事由，冲印或扫描后妥善保存。5.录音录像应进行整理，标注录制时间、内容、人员等信息，并进行数字化存储。（三）文件材料的质量要求1.文件材料应字迹清晰、内容完整、签署齐全，如有修改应符合规定程序。2.电子文件应格式规范、元数据完整、存储安全，确保长期可读性。四、归档时间与程序（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.业务档案应根据业务工作的阶段性特点，在规定时间内完成归档，一般不得超过业务工作结束后的三个月。3.其他专门档案应按照相关规定和实际情况确定归档时间。（二）归档程序1.各部门整理好本部门的档案材料后，填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对接收的档案进行核对、检查，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.档案管理部门对符合要求的档案进行分类、编号、编目等整理工作，录入档案管理系统，建立档案实体和电子目录数据库。4.将整理好的档案按照保管期限和分类顺序上架存放，确保档案存放有序、便于查找。五、档案保管期限与鉴定（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映本机关主要职能活动和历史面貌的，对本机关、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年和10年。对本机关工作有重要查考利用价值的档案，列为30年保管；对本机关工作有一般查考利用价值的档案，列为10年保管。（二）档案鉴定1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案专家组成。2.鉴定小组根据档案的实际价值，结合机关工作需要，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经机关负责人批准后，按照规定程序进行销毁，并在销毁清册上签字确认。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.本机关工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅本机关档案的，应持单位介绍信，经本机关分管领导批准后，在档案管理部门指定人员陪同下查阅。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅应严格按照保密规定执行，履行审批手续。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门办理查阅登记手续，说明查阅目的、内容和范围。2.档案管理部门根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏，如需复印或摘录，应经档案管理部门同意。4.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理部门对归还的档案进行核对检查。（三）利用服务1.档案管理部门应积极主动为机关各项工作提供档案利用服务，根据工作需求，及时准确地提供档案资料。2.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和效果，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.对电子文件进行规范化整理，建立电子文件元数据，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）系统功能1.档案管理系统应具备档案录入、存储、检索、编目、统计、鉴定、借阅等功能，实现档案管理工作的自动化和信息化。2.系统应设置权限管理模块，对不同用户的查阅、修改、删除等操作进行严格权限控制，确保档案信息安全。（四）数据安全与备份1.建立档案信息化数据安全管理制度，采取防火墙、加密、访问控制等技术手段，保障档案数据的安全。2.定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，确保数据的可恢复性。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责机关档案的集中统一管理，指导各部门档案工作，开展档案业务培训和交流。3.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作，维护档案的完整与安全。4.推进档案信息化建设，建立和完善档案管理信息系统，提高档案管理工作效率和水平。（二）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、保管等具体工作，确保档案整理规范、存放有序。3.熟练掌握档案管理信息系统操作技能，做好档案数据录入和维护工作。4.热情接待档案查阅利用人员，按照规定程序提供档案服务，做好查阅登记和档案归还核对工作。5.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时报告并采取措施处理，确保档案安全。九、监督与考核（一）监督检查1.机关内部应建立档案管理监督检查机制，定期对各部门档案工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.档案管理部门应加强对自身档案管理工作的自查自纠，不断完善档案管理工作流程和制度。（二）考核评价1.将档案管理工作纳入机关绩效考核体系，对各部门档案工作进行量化考核。2.考核内容包