档案管理追责制度

PAGE档案管理追责制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，明确档案管理工作中各环节的责任，规范档案管理行为，特制定本追责制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案管理工作的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.责任明确原则：清晰界定档案管理各环节的责任主体，做到责任到人，便于追究和监督。3.预防为主原则：通过制度约束和流程规范，预防档案管理中各类违规行为和风险的发生。4.实事求是原则：在追究责任时，以事实为依据，客观公正地认定责任。二、档案管理职责分工及责任界定（一）档案管理部门职责1.制定档案管理制度：负责制定和完善本公司/组织的档案管理制度、流程和标准，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理：指导和监督各部门做好档案的收集、整理工作，定期对各部门档案进行检查和验收，确保档案的完整性和规范性。3.档案保管与维护：负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案存储环境安全、适宜，配备必要的档案保管设备和设施，定期对档案进行清查和盘点，防止档案损坏、丢失和泄密。4.档案利用服务：建立档案检索系统，为公司/组织内部各部门及相关人员提供档案查阅、借阅等利用服务，按照规定办理档案利用手续，做好利用记录。5.档案信息化建设：推进档案信息化工作，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。6.档案鉴定与销毁：按照规定的程序和标准，定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作，确保销毁档案的真实性和彻底性。责任界定：档案管理部门若未履行上述职责，导致档案管理出现问题，如档案收集不完整、整理不规范、保管不善、利用服务不到位、信息化建设滞后、鉴定销毁失误等，将承担相应的管理责任。（二）各部门兼职档案员职责1.档案收集与整理：负责本部门各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料齐全、完整、准确，按照档案管理部门规定的分类标准和整理方法进行整理。2.档案移交：定期将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理移交手续，确保档案交接清晰、准确。3.档案日常管理：协助档案管理部门做好本部门档案的日常管理工作，如档案借阅登记、归还检查等，发现问题及时报告。责任界定：各部门兼职档案员若未履行上述职责，导致本部门档案管理出现问题，如文件材料收集不全、整理混乱、移交不及时、日常管理不善等，将承担直接责任。（三）档案形成部门职责1.文件材料形成：各部门在工作过程中应及时形成各类文件材料，确保文件材料的真实性、准确性和完整性，按照档案管理要求进行规范制作和标识。2.文件材料积累：负责对本部门形成的文件材料进行积累，指定专人负责，避免文件材料散失或遗漏。3.文件材料质量控制：对本部门形成的重要文件材料进行质量审核，确保文件内容符合法律法规和公司/组织要求。责任界定：档案形成部门若未履行上述职责，导致形成的文件材料不符合要求，影响档案整体质量，将承担源头责任。（四）档案利用部门及人员职责1.利用申请与登记：按照规定填写档案利用申请表，明确利用目的、范围和期限等，经审批后到档案管理部门办理利用手续，进行登记。2.档案使用与保管：在档案利用过程中，应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照、传播档案内容，确保档案安全和完整。3.按时归还：利用完毕后，应按时将档案归还至档案管理部门，并办理归还手续，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应责任。责任界定：档案利用部门及人员若违反上述规定，导致档案损坏、丢失、泄密或超期未还等问题，将承担使用不当责任。三、档案管理工作流程及责任追究（一）档案收集1.流程：各部门兼职档案员按照档案收集范围和要求，定期收集本部门形成及办理完毕的文件材料，进行初步整理后移交档案管理部门。档案管理部门对移交的档案进行检查验收，对不符合要求的档案退回原部门补充完善。2.责任追究：若兼职档案员未按时收集文件材料或收集的文件材料不齐全、不准确，导致档案收集环节出现问题，由兼职档案员承担直接责任。档案管理部门未认真履行检查验收职责，接收不符合要求的档案，档案管理部门负责人承担管理责任。（二）档案整理1.流程：档案管理部门按照档案分类标准和整理规范，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案排列有序、标识清晰、便于查找和利用。2.责任追究：档案管理人员在整理过程中，如因操作失误导致档案整理错误、混乱，影响档案质量和利用，档案管理人员承担直接责任。档案管理部门负责人对整理工作监督不力，承担管理责任。（三）档案保管1.流程：档案管理部门将整理好的档案入库保管，建立档案库房管理制度，定期对档案进行清查盘点，检查档案保管状况，做好温湿度记录等。配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设备设施，确保档案安全。2.责任追究：档案管理人员未按照规定对档案进行保管，如未及时发现档案损坏、丢失等情况，或因保管设备设施故障导致档案受损，档案管理人员承担直接责任。档案管理部门负责人对保管工作监督不到位，承担管理责任。（四）档案利用1.流程：档案利用部门及人员填写档案利用申请表，经审批后到档案管理部门办理借阅等手续，档案管理部门按照规定提供档案，并做好利用登记。利用完毕后，利用人员按时归还档案，档案管理部门进行归还检查。2.责任追究：利用人员未按照规定办理利用手续、擅自扩大利用范围、超期未还档案或损坏丢失档案，利用人员承担直接责任。档案管理部门未严格履行利用手续办理和归还检查职责，档案管理部门负责人承担管理责任。（五）档案鉴定与销毁1.流程：档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立鉴定小组，根据档案保管期限和价值鉴定标准，对档案进行鉴定，提出存毁意见。经批准后，对需销毁的档案进行造册登记，采用适当方式进行销毁，并做好销毁记录。2.责任追究：鉴定小组人员未认真履行鉴定职责，导致档案鉴定失误，鉴定小组相关人员承担直接责任。档案管理部门未严格按照审批程序组织销毁工作，或销毁过程中出现档案丢失未彻底销毁等情况,档案管理部门负责人承担管理责任。四、档案管理违规行为及责任追究方式（一）违规行为1.档案丢失或损坏：因保管不善、操作失误、违规利用等原因，导致档案丢失、损毁或严重损坏，影响档案的完整性和可用性。2.档案泄密：违反档案保密规定，擅自将档案内容泄露给无关人员，造成公司/组织信息安全事故。3.档案整理不规范：未按照档案管理标准和规范进行分类、编号、编目、装订等整理工作，导致档案管理混乱，查找利用困难。4.档案收集不完整：未及时、全面收集应归档的文件材料，或故意遗漏重要文件，影响档案的真实性和完整性。5.档案利用违规：未经审批擅自利用档案、超范围利用档案、转借档案、擅自复制或传播档案内容等。6.档案鉴定与销毁失误：在档案鉴定过程中，未按照规定标准进行鉴定，导致档案存毁不当；或在档案销毁过程中，未严格履行审批和销毁程序，造成档案流失或未彻底销毁。（二）责任追究方式1.批评教育：对于初次出现轻微档案管理违规行为，未造成严重后果的，由档案管理部门或所在部门对责任人进行批评教育，责令其立即改正。2.警告：对违规行为性质较为严重，但尚未构成重大损失的，给予责任人警告处分，并要求其采取措施挽回损失或消除影响。3.罚款：根据违规行为造成的损失大小和情节轻重，对责任人处以一定金额的罚款，罚款金额根据公司/组织相关规定执行。4.降职或撤职：对于因违规行为导致档案管理工作出现重大失误，给公司/组织造成较大损失或不良影响的，给予责任人降职或撤职处分。5.解除劳动合同：对违规行为情节特别严重，给公司/组织带来重大损失或严重损害公司/组织利益的，依法解除与责任人的劳动合同，并依法追究其法律责任。五、档案管理责任追究程序（一）发现与报告1.档案管理部门、各部门兼职档案员或其他相关人员在工作中发现档案管理违规行为后，应及时向档案管理部门负责人报告。2.报告内容应包括违规行为发生的时间、地点、涉及人员、具体情况及初步判断的影响等。（二）调查与核实1.档案管理部门负责人接到报告后，应立即组织成立调查小组，对违规行为进行调查核实。2.调查小组通过查阅档案资料、询问相关人员、实地查看等方式，收集证据，查明违规行为的事实、原因和后果。3.在调查过程中，应充分听取被调查人的陈述和申辩，确保调查结果客观公正。（三）责任认定1.调查小组根据调查核实的情况，依据本制度相关规定，对违规行为的责任主体和责任程度进行认定。2.责任认定结果应形成书面报告，明确责任主体、违规行为事实、责任认定依据和责任追究建议等内容。（四）审批与执行1.责任认定报告提交公司/组织管理层审批，管理层根据报告内容做出责任追究决定。2.责任追究决定应及时通知责