企业档案登记管理制度

PAGE企业档案登记管理制度一、总则（一）目的为加强企业档案管理，规范档案登记工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于查找和利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业各部门及所属单位在各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则。企业档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。档案登记应如实反映文件材料的形成过程和实际内容，保证档案的真实性。3.完整性原则。全面收集企业各项活动中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。4.安全性原则。采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.企业档案管理部门负责制定和完善企业档案登记管理制度，并组织实施。指导和监督各部门及所属单位的档案登记工作。负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。对企业档案登记工作进行定期检查和考核。2.各部门及所属单位负责本部门及所属单位档案的收集、整理和初步登记工作，并按规定定期向企业档案管理部门移交。明确一名档案管理人员，负责本部门及所属单位档案登记工作的具体实施，并接受企业档案管理部门的业务指导。严格执行企业档案登记管理制度，确保本部门及所属单位档案登记工作的规范、准确。二、档案登记范围（一）行政管理类档案1.企业设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。2.企业内部管理制度、规定、办法等文件。3.企业行政会议纪要、工作报告、工作计划等文件。4.企业与上级主管部门、政府部门及其他单位的往来文件。5.企业人事管理文件，包括员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等相关材料。6.企业财务管理文件，包括财务报表、审计报告、税务文件等。7.企业资产管理文件，包括固定资产清单、无形资产登记等相关材料。（二）业务经营类档案1.市场营销文件，包括市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。2.产品研发文件，包括产品设计图纸、技术方案、实验报告等。3.生产管理文件，包括生产计划、工艺流程、质量控制等相关材料。4.采购与供应文件，包括采购合同、供应商资料、物资验收记录等。5.销售与售后服务文件，包括销售合同、售后服务记录等。6.项目管理文件，包括项目立项报告、项目进度报告、项目验收报告等。（三）基本建设类档案1.工程项目前期文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.工程设计文件，包括初步设计、施工图设计等相关图纸和文件。3.工程招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。4.工程施工文件，包括施工组织设计、施工日志、工程变更记录等。5.工程监理文件，包括监理规划、监理月报、监理通知单等。6.工程竣工验收文件，包括竣工验收报告、工程质量评定报告等。（四）科研开发类档案1.科研项目立项文件，包括项目申请书、项目可行性研究报告等。2.科研项目研究过程文件，包括实验记录、研究报告、论文发表等相关材料。3.科研项目成果鉴定文件，包括成果鉴定证书、知识产权证书等。4.科研项目推广应用文件，包括推广应用方案、用户反馈等相关材料。（五）设备仪器类档案1.设备仪器购置文件，包括设备仪器采购合同、发票、验收报告等。2.设备仪器安装调试文件，包括安装调试记录、操作规程等。3.设备仪器运行维护文件，包括运行记录、维护保养记录、故障维修记录等。4.设备仪器报废文件，包括报废申请、报废鉴定报告等。（六）声像档案1.企业重大活动照片、录像等资料。2.企业产品图片、宣传视频等资料。3.企业工程建设影像资料。4.其他具有保存价值的声像资料。（七）电子档案1.企业内部办公系统生成的电子文件，包括公文、报表、数据等。2.企业业务系统产生的电子数据，如销售数据、生产数据、财务数据等。3.企业网站发布的信息资料。4.其他以电子形式存在的具有保存价值的文件材料。三、档案登记流程（一）文件材料收集1.各部门及所属单位应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整。2.收集的文件材料应包括原件、复印件、电子文件等多种形式，并确保各种形式的文件材料内容一致。3.对于外来文件，应及时进行签收、登记，并分发至相关部门。（二）文件材料整理1.各部门及所属单位的档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类整理。2.整理过程中，应剔除重复、无效的文件材料，并对文件材料进行编号、编目，确保文件材料的有序排列。3.对于电子文件，应按照电子文件管理要求进行分类存储，并建立相应的索引目录。（三）档案登记1.各部门及所属单位的档案管理人员应根据整理好的数据，填写档案登记表。档案登记表应包括档案编号、档案名称、形成部门、形成时间、保管期限、密级等内容。2.档案编号应按照企业档案编号规则进行编制，确保档案编号的唯一性和系统性。3.档案名称应准确反映文件材料的主要内容，便于查找和利用。4.形成部门应填写文件材料的产生部门名称。5.形成时间应填写文件材料的实际形成日期。6.保管期限应根据国家有关规定和企业实际情况，确定文件材料的保管期限，保管期限分为永久、长期、短期三种。7.密级应根据文件材料的内容，确定其密级，密级分为绝密、机密、秘密三种。（四）档案移交1.各部门及所属单位应定期将整理好并登记的档案移交至企业档案管理部门。移交时，应填写档案移交清单，清单应包括档案编号、档案名称、数量等内容，并由双方签字确认。2.企业档案管理部门应对接收的档案进行核对、检查，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.对于不符合要求的档案，企业档案管理部门应退回移交部门进行补充或整改，直至符合要求为止。四、档案保管（一）保管场所1.企业应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等，确保档案保管环境的适宜。3.档案库房应划分不同的区域，分别存放不同类型、不同保管期限的档案，便于管理和查找。（二）保管方式1.纸质档案应采用档案盒、档案柜等方式进行保管，并按照档案分类顺序进行排列存放。2.电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份存储，并建立相应的存储目录和索引。电子档案的存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全和完整。3.声像档案应采用光盘、磁带等介质进行存储，并按照档案内容进行分类整理，标注相关信息，便于查找和利用。（三）保管期限1.企业应根据国家有关规定和企业实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保管的档案主要包括企业设立、变更、注销等相关文件，企业年度财务报表、审计报告等重要文件，以及涉及企业重大权益、重要资产等方面的文件。长期保管的档案保管期限一般为10年至50年，主要包括企业业务经营活动中的重要文件、项目管理文件、设备仪器档案等。短期保管的档案保管期限一般为1年至10年，主要包括企业一般性文件、临时性文件等。2.档案保管期限届满后，企业应按照规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由企业档案管理部门牵头组织，相关部门人员参加，对保管期限届满的档案进行全面审查，确定其是否仍具有保存价值。对于确无保存价值的档案，应编制档案销毁清单，经企业负责人批准后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。（四）档案清查1.企业应定期对档案进行清查，确保档案的完整、准确和安全。清查工作每年至少进行一次，由企业档案管理部门组织实施。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等方面。清查过程中，应详细记录档案的清查情况，如发现问题应及时采取措施进行处理。3.对于清查中发现的档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，追究相关人员的责任，并采取补救措施，确保档案的完整和安全。五、档案利用（一）利用原则1.依法利用原则。档案利用应严格遵守国家有关法律法规，确保档案利用的合法性。2.服务企业原则。档案利用应紧密围绕企业的中心工作，为企业的生产经营、管理决策等提供有力支持。3.规范审批原则。档案利用应按照规定的程序进行审批，确保档案利用的安全性和规范性。（二）利用范围1.企业内部人员因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.企业外部单位或个人因工作需要查阅、借阅档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，并按照规定办理审批手续。（三）利用审批1.企业内部人员查阅、借阅档案的，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、原因、期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，报企业档案管理部门审批。2.企业外部单位或个人查阅、借阅档案的，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、原因、期限等内容，并提交单位介绍信或相关证明文件，经企业档案管理部门审核后，报企业负责人审批。3.档案查阅、借阅申请表应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份由申请人留存。（四）利用方式1.档案查阅。档案查阅应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整。2.档案借阅。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改、损毁档案。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案。（五）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，并对档案查阅、借阅情况进行详细记录。档案利用登记表应包括查阅、借阅日期、查阅、借阅人员姓名、部门、档案名称、查阅、借阅原因、期限等内容。2.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计。六、档案鉴定（一）鉴定组织1.企业应成立档案鉴定小组，负责档案鉴定工作的组织和实施。档案鉴定小组由企业档案管理部门牵头，相关部门人员参加。2.档案鉴定小组应定期召开会议，对企业档案进行全面审查，确定档案的保管期限和价值。（二）鉴定标准1.档案鉴定应依据国家有关规定和企业实际情况，结合档案的形成时间、内容、来源、形式等因素，综合判断档案的保管期限和价值。2.对于具有重要历史价值、文化价值、科学价值或对企业生产经营、管理决策有重大影响的档案，应列为永久保管档案。3.对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，应根据其重要程度和利用频率，确定为长期或短期保管档案。4.对于已失去保存价值的档案，应及时进行销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组应按照档案鉴定标准，对企业档案进行逐卷、逐件审查，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定小组应填写档案鉴定意见书，详细记录档案鉴定的过程和结果。档案鉴定意见书应包括档案名称、形成时间、保管期限、鉴定意见等内容，并由鉴定小组成员签字确认。3.档案鉴定小组应将档案鉴定意见书提交企业负责人审批。企业负责人应根据档案鉴定小组的意见，做出最终的审批决定。4.对于经鉴定需要销毁的档案，企业应按照规定编制档案销毁清单，经企业负责人批准后进行销毁。七、档案统计（一）统计内容1.企业应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计内容包括档案数量、种类、保管期限、密级、利用情况等方面。（二）统计方法1.档案统计应采用定期统计和不定期统计相结合的方式进行。定期统计一般每年进行一次，不定期统计根据实际需要进行。2.档案统计应采用纸质报表和电子报表相结合的方式