档案馆库安全制度

PAGE档案馆库安全制度一、总则（一）目的为了确保档案馆库的安全，保护档案的完整与安全，维护档案的真实性、准确性和系统性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案馆库管理的部门、人员以及相关设施设备。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《档案馆建筑设计规范》等相关法律法规及行业标准制定。二、档案实体安全管理（一）库房环境管理1.温度与湿度控制库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%范围内。配备温湿度监测设备，定期进行监测记录，每天至少记录4次（上、下午各2次）。根据温湿度变化情况，适时采取通风、除湿、加湿等措施进行调节。2.清洁卫生管理保持库房地面、货架、档案装具等清洁，定期进行清扫，每周至少清扫1次。严禁在库房内堆放杂物，保持通道畅通无阻。定期对库房进行全面清洁消毒，每年至少进行2次，消毒应采用符合档案保护要求的消毒剂。3.防火、防盗、防虫、防鼠管理防火库房应安装火灾自动报警系统和灭火设备，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查维护，确保设备完好有效。严禁在库房内吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆物品。制定火灾应急预案，每年至少组织1次消防演练。防盗库房门窗应具备防盗功能，安装防盗门窗、防盗锁等设施。安装监控设备，对库房出入口、内部通道等关键部位进行24小时监控，监控资料保存期限不少于30天。严格人员出入登记制度，非库房管理人员未经批准不得进入库房。防虫库房内应放置防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，并定期更换。对档案装具进行密封处理，防止害虫进入。定期检查档案，发现虫害及时采取措施进行处理。防鼠库房内应采取防鼠措施，如封堵鼠洞、安装挡鼠板等。放置灭鼠设备，如鼠夹、鼠药等，并定期检查更换，确保灭鼠效果。保持库房清洁卫生，减少老鼠滋生环境。（二）档案整理与存放1.档案整理档案应按照分类方案进行整理，确保分类准确、系统。对档案进行编号、编目，编制档案目录，建立档案检索体系，方便档案查找利用。档案整理过程中应保持档案的原始顺序，不得随意涂改、抽取、丢失档案材料。2.档案存放档案应存放在专用的档案装具内，如档案柜、档案架等，装具应坚固耐用，符合档案保护要求。按照档案类别、年度、保管期限等进行有序存放，便于查找和管理。对重要、珍贵档案应采取特殊保护措施，如专柜存放、加密保管等。（三）档案搬运与移动1.搬运前准备搬运档案前应制定详细的搬运计划，明确搬运人员、搬运工具、搬运路线等。对档案进行妥善包装，防止在搬运过程中受损。检查搬运工具是否完好，确保搬运安全。2.搬运过程管理搬运人员应轻拿轻放档案，避免剧烈震动和碰撞。按照预定的搬运路线进行搬运，确保搬运过程顺利。搬运过程中如发现档案有损坏迹象，应立即停止搬运，并采取相应的修复措施。3.档案移动登记对档案的移动情况进行详细登记，记录档案的移动时间、移动原因、移动去向等信息。档案移动登记记录应妥善保存，以备查询。三、档案信息安全管理（一）计算机系统安全1.系统访问控制建立用户账号管理制度，对系统用户进行严格的权限设置，确保不同人员只能访问其工作所需的档案信息。采用身份认证技术，如用户名和密码、数字证书等，对用户进行身份验证。定期更换用户密码，密码应具备一定的强度要求，包含字母、数字和特殊字符。2.数据备份与恢复制定数据备份策略，定期对档案数据进行备份，备份频率根据档案数据的重要程度和更新情况确定，重要数据应每天备份，一般数据每周备份。备份数据应存储在安全的介质上，如磁带、光盘、硬盘等，并异地存放。定期进行数据恢复演练，确保在系统故障或数据丢失时能够及时恢复数据，恢复时间目标（RTO）应符合业务要求。3.网络安全防护在档案馆库网络与外部网络之间设置防火墙，阻止外部非法网络访问。安装入侵检测系统（IDS）或入侵防范系统（IPS），实时监测和防范网络攻击。定期对网络设备进行漏洞扫描和安全评估，及时发现并修复安全漏洞。（二）数据存储与传输安全1.数据存储安全档案数据应存储在安全的服务器或存储设备上，服务器和存储设备应具备冗余备份功能，防止硬件故障导致数据丢失。对存储设备进行加密处理，确保数据在存储过程中的安全性。定期对存储设备进行检查维护，清理无用数据，确保存储空间充足。2.数据传输安全在档案数据传输过程中，应采用加密技术，如SSL/TLS加密协议，确保数据传输的安全性。对传输的数据进行完整性验证，防止数据在传输过程中被篡改。限制数据传输的网络范围，避免数据在不安全的网络环境中传输。（三）人员安全管理1.人员培训定期组织档案馆库管理人员参加安全培训，培训内容包括档案安全法律法规、安全操作规程、应急处理知识等。针对新入职人员，应进行专门的入职安全培训，使其熟悉档案馆库安全制度和工作流程。培训应定期进行考核，确保管理人员具备必要的安全知识和技能。2.人员行为规范档案馆库管理人员应严格遵守安全制度，不得擅自泄露档案信息。在操作计算机系统和处理档案数据时，应遵守操作规程，防止因操作失误导致安全事故。严禁在工作时间内从事与档案管理无关的活动，确保工作环境的安全性和专注度。四、档案利用安全管理（一）利用登记与审批1.利用登记建立档案利用登记制度，对档案利用者的基本信息、利用时间、利用档案名称、利用目的等进行详细登记。利用登记记录应妥善保存，以备查询。2.利用审批档案利用者应填写档案利用申请表，注明利用档案的名称、数量、用途等信息，并提交所在部门负责人审批。对于涉及重要、敏感档案的利用申请，应经公司/组织分管领导审批。审批通过后，档案管理人员方可按照规定提供档案利用服务。（二）利用场所与设备管理1.利用场所管理设立专门的档案利用场所，利用场所应保持安静、整洁、通风良好。利用场所应配备必要的桌椅、照明设备等，方便档案利用者查阅档案。对利用场所进行定期清洁消毒，确保环境安全卫生。2.利用设备管理在利用场所配备计算机、复印机、扫描仪等设备，方便档案利用者进行档案信息的查阅、复制、扫描等操作。对利用设备进行定期检查维护，确保设备正常运行。对设备的使用进行规范管理，如限制打印、复印数量，防止设备被滥用。（三）利用过程监督1.现场监督档案管理人员应在档案利用现场进行监督，确保档案利用者按照规定的程序和要求查阅、使用档案。监督档案利用者的行为，防止其对档案进行涂改、损坏、丢失等行为。2.远程监控利用场所应安装监控设备，对档案利用过程进行远程监控，监控资料保存期限不少于30天。通过远程监控及时发现和处理档案利用过程中的异常情况。五、安全检查与隐患排查（一）定期检查1.检查内容库房环境检查，包括温度、湿度、清洁卫生、防火、防盗、防虫、防鼠等情况。档案实体检查，包括档案的整理、存放、搬运等情况，以及档案是否有损坏、霉变等现象。档案信息系统检查，包括计算机系统安全、数据存储与传输安全等情况。档案利用安全检查，包括利用登记、审批、利用场所与设备管理、利用过程监督等情况。2.检查频率库房环境、档案实体、档案信息系统和档案利用安全等方面的检查每月至少进行1次。对重要、珍贵档案的检查应增加频率，每周至少进行1次。（二）专项检查1.检查内容根据国家法律法规、行业标准以及公司/组织的实际情况，不定期开展专项安全检查，如消防设施专项检查、档案数字化安全专项检查等。专项检查应制定详细的检查方案，明确检查范围、检查方法、检查标准等。2.检查频率专项检查每年至少进行2次。（三）隐患排查与整改1.隐患排查在安全检查过程中，对发现的安全隐患进行详细记录，分析隐患产生的原因，评估隐患的风险程度。建立安全隐患台账，对隐患的排查情况、整改情况等进行跟踪记录。2.隐患整改针对排查出的安全隐患，制定切实可行的整改措施，明确整改责任人、整改期限。整改责任人应按照整改措施要求，及时进行整改，确保安全隐患得到有效消除。对整改情况进行跟踪检查，确保整改工作按时完成，整改效果符合要求。六、应急处置与预案管理（一）应急预案制定1.应急组织机构成立档案馆库安全应急处置领导小组，由公司/组织分管领导担任组长，档案馆库管理部门负责人担任副组长，成员包括相关部门负责人和工作人员。明确应急组织机构各成员的职责分工，确保应急处置工作有序进行。2.应急响应流程制定火灾、水灾、网络安全事故、档案实体损坏等各类安全事故的应急响应流程，明确事故发生时的报告程序、处置措施、人员疏散等要求。应急响应流程应简洁明了，便于在紧急情况下迅速执行。3.应急资源保障配备必要的应急救援设备和物资，如灭火器、消防水带、应急照明设备、防汛沙袋等，并定期进行检查维护，确保设备物资完好有效。与外部应急救援机构建立联系，如消防部门、医院等，确保在紧急情况下能够及时获得外部支持。（二）应急演练1.演练计划制定应急演练计划，明确演练的内容、时间、地点、参与人员等。应急演练应涵盖火灾、水灾、网络安全事故等各类安全事故，每年至少组织1次全面的应急演练。2.演练实施按照演练计划组织实施应急演练，演练过程应模拟真实的事故场景，检验应急组织机构的响应能力、应急救援措施的有效性等。在演练过程中，对发现的问题及时进行记录和总结，分析原因，提出改进措施。3.演练总结演练结束后，对应急演练进行总结评估，撰写演练总结报告，报告内容包括演练情况、演练效果评估、存在问题及改进建议等。根据演练总结报告，对应急预