如何编写档案归档制度

PAGE如何编写档案归档制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实可靠原则：归档的档案必须是真实反映公司/组织各项工作活动的原始材料，不得伪造、篡改。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和查找。4.便于利用原则：档案的整理和保管应充分考虑利用需求，提高档案的利用效率。二、档案归档范围（一）行政管理类档案1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，如营业执照、公司章程、批复文件等。2.公司/组织内部管理制度、规定、办法等文件。3.行政会议记录、纪要、决议等文件。4.工作计划、总结、报告等文件。5.人事任免、奖惩、考核等文件。6.印章管理、证照管理等相关文件。7.对外联络、合作协议、合同等文件。8.行政事务处理文件，如公文收发、信函、通知等。（二）财务类档案1.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。2.财务预算、决算报告等文件。3.财务审计报告、税务申报资料等文件。4.资金管理、资产管理等相关文件。5.财务制度、规定、办法等文件。（三）业务类档案1.产品研发、生产、销售等业务活动中形成的文件，如项目计划、技术方案、合同订单、销售记录等。2.市场调研、客户信息、市场推广等文件。3.质量控制、检验检测等文件。4.采购、物流、仓储等文件。5.业务流程优化、改进等文件。（四）技术类档案1.技术研发项目文件，如立项报告、研究报告、技术图纸、专利证书等。2.产品技术资料，如产品说明书、操作手册、维修指南等。3.工艺文件、操作规程等文件。4.技术标准、规范、规程等文件。5.技术交流、合作文件。（五）其他类档案1.企业文化建设、宣传活动等文件。2.员工培训、教育、学习等文件。3.荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。4.特殊时期、重大事件相关文件，如突发事件应急预案、处理记录等。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应真实、有效，不得收集虚假、无效的文件。3.对于重要文件材料，应及时收集，防止丢失。（二）文件材料的整理1.收集的文件材料应按照档案分类方案进行分类整理。2.每份文件材料应保持其完整性，不得随意拆分、裁剪。3.文件材料应按顺序编号，编号应清晰、准确。4.对于纸张破损、字迹模糊等难以辨认的文件材料，应进行修复或复制。（三）文件材料的装订1.归档的文件材料应进行装订，装订应牢固、整齐。2.装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。3.对于纸张较大的文件材料，应进行折叠，折叠后的尺寸应符合档案盒的规格。（四）文件材料的编目1.每份文件材料应编制目录，目录应包括文件编号、名称、日期、来源等信息。2.目录应打印或书写清晰，便于查阅。3.对于重要文件材料，应在目录中注明其密级、保管期限等信息。（五）档案盒的填写1.档案盒应填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等信息。2.填写应准确、规范，不得随意涂改。3.档案盒上应粘贴标签，标签上应注明档案盒内文件材料的类别、名称等信息。四、档案归档流程（一）部门整理1.各部门在工作活动中形成的文件材料，由部门指定专人进行收集、整理。2.整理后的文件材料应按照档案分类方案进行分类，并编制目录。3.部门整理完成后，将文件材料移交至公司/组织档案室。（二）档案室接收1.档案室收到各部门移交的文件材料后，应进行认真核对。2.核对内容包括文件材料的数量、类别、编号、目录等信息。3.对于不符合要求的文件材料，档案室应及时通知部门进行整改。（三）档案上架1.核对无误的文件材料，应按照档案分类方案进行上架存放。2.上架时应按照档案盒的编号顺序进行排列，便于查找。3.对于电子档案，应按照电子档案管理规定进行存储和管理。五、档案保管期限（一）永久保管1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件。2.重要的财务报表、审计报告等文件。3.涉及公司/组织重大权益、利益的合同、协议等文件。4.公司/组织的历史沿革、大事记等文件。（二）定期保管1.一般的行政管理文件，保管期限为[X]年。2.财务类文件，保管期限为[X]年。3.业务类文件，保管期限为[X]年。4.技术类文件，保管期限为[X]年。（三）保管期限的确定1.档案保管期限的确定应根据国家有关法律法规和行业标准进行。2.对于没有明确规定保管期限的文件，应根据其重要性、时效性等因素确定保管期限。3.档案保管期限一经确定，不得随意更改。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，方可查阅。2.查阅重要档案或涉及公司/组织机密的档案，应经公司/组织分管领导审批。3.外部单位查阅档案，应持单位介绍信，经公司/组织办公室审核后，报公司/组织分管领导审批。（二）查阅程序1.查阅人员应按照审批后的《档案查阅申请表》到档案室查阅档案。2.档案室工作人员应按照申请表的要求提供档案，并做好查阅记录。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案室。4.查阅人员如需复印、摘抄档案内容，应经档案室工作人员同意，并进行登记。（三）利用规定1.档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案内容。2.利用档案形成的资料，如复印件、摘抄件等，应注明出处，并与原件核对无误。3.档案利用结束后，查阅人员应及时将档案归还档案室。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.公司/组织应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍有保存价值。2.档案鉴定工作应由公司/组织档案鉴定小组负责，鉴定小组应由档案管理人员、业务部门人员等组成。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行综合分析，确定其保管期限和销毁意见。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、名称、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》应经公司/组织分管领导审批。3.档案销毁应在指定的地点进行，销毁时应派专人监销。4.销毁后的档案应在《档案销毁清册》上注明销毁日期，并由监销人员签字。（三）特殊情况处理1.对于涉及法律纠纷、历史遗留问题等特殊情况的档案，不得擅自销毁，应另行妥善保管。2.如需销毁特殊情况的档案，应经公司/组织法律顾问审核，并报上级主管部门批准。八、档案信息化管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将工作活动中形成的电子文件收集整理，并移交至公司/组织档案室。2.电子文件应按照档案分类方案进行分类整理，并编制电子目录。3.电子文件应进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。（二）电子档案的存储与管理1.公司/组织应建立电子档案存储系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.电子档案存储系统应具备数据备份、恢复、安全防护等功能。3.电子档案应进行加密存储，设置不同的访问权限，确保其安全性。（三）电子档案的利用1.公司/组织内