河北大学档案保密制度

PAGE河北大学档案保密制度一、总则（一）目的为加强河北大学档案的保密管理，确保学校档案信息的安全，维护学校的合法权益，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河北大学各单位、部门在档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作过程中涉及的保密管理活动。（三）基本原则1.严格保密原则对涉及学校机密的档案信息，必须采取严格的保密措施，防止信息泄露。2.合法合规原则档案保密工作应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保各项保密措施合法有效。3.最小化原则在档案管理过程中，遵循最小化原则，仅允许必要的人员在必要的范围内接触和使用档案信息，确保信息的知悉范围最小化。4.全程管理原则对档案从形成到销毁的全过程进行保密管理，确保各个环节的保密措施落实到位。二、档案保密工作组织与职责（一）保密工作领导小组学校成立档案保密工作领导小组，由学校领导担任组长，各相关职能部门负责人为成员。领导小组负责全面领导学校档案保密工作，制定保密工作方针、政策和制度，审议重大保密事项，协调解决保密工作中的重大问题。（二）档案管理部门职责1.档案管理部门负责学校档案保密工作的日常管理，制定和完善档案保密制度，组织实施档案保密工作的各项措施，指导和监督各单位、部门的档案保密工作。2.档案管理人员职责严格遵守档案保密制度，认真履行档案管理职责，确保档案信息的安全。负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，对接触到的档案信息严格保密，不得擅自泄露。对档案库房、设备等进行安全管理，定期检查维护，确保档案存储环境安全可靠。协助做好档案保密宣传教育工作，提高全体教职工的保密意识。（三）各单位、部门职责1.各单位、部门应指定专人负责本部门档案的保密管理工作，明确职责，确保档案信息安全。2.负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并按照学校档案管理部门的要求，做好档案的保密工作。3.加强对本部门教职工的保密教育，提高保密意识，防止因人员疏忽导致档案信息泄露。三、档案保密范围与密级划分（一）保密范围1.涉及学校重大决策、规划、政策等方面的档案如学校发展战略规划、重要会议纪要、重大项目申报材料等，这些档案信息一旦泄露，可能会对学校的正常运转和发展产生重大影响。2.涉及学校财务、人事、科研等核心业务的档案财务数据、人事任免文件、科研项目成果等档案，属于学校的敏感信息，需要严格保密，防止信息被非法获取或利用。3.涉及学校师生个人隐私的档案学生成绩单、个人档案、教师教学科研成果等，涉及师生的个人隐私，应予以保密，保护师生的合法权益。4.其他需要保密的档案根据学校实际情况和工作需要，经保密工作领导小组认定需要保密的档案。（二）密级划分1.绝密级档案是指学校最重要的秘密档案，泄露后会使学校的安全和利益遭受特别严重的损害。绝密级档案一般由学校保密工作领导小组确定，并严格控制知悉范围。2.机密级档案是指学校重要的秘密档案，泄露后会使学校的安全和利益遭受严重的损害。机密级档案由档案管理部门会同相关职能部门审核确定，并报保密工作领导小组备案。3.秘密级档案是指学校一般的秘密档案，泄露后会使学校的安全和利益遭受一定的损害。秘密级档案由各单位、部门自行审核确定，并报档案管理部门备案。四、档案收集与整理过程中的保密措施（一）收集环节1.明确收集范围与要求档案管理部门应根据学校档案工作的需要，明确各类档案的收集范围和要求，并及时通知各单位、部门。各单位、部门应按照要求，认真做好档案的收集工作，确保档案的完整性和准确性。2.严格交接手续在档案收集过程中，档案管理人员与移交人员应办理严格的交接手续，填写档案交接清单，明确档案的名称、数量、移交时间等信息，并签字确认。交接清单应一式两份，双方各执一份，作为档案交接的凭证。3.防止信息泄露档案管理人员在收集档案时，应注意保护档案信息的安全，避免在收集过程中泄露档案内容。对于涉及保密信息的档案，应采取必要的保密措施，如密封包装、专人护送等。（二）整理环节1.分类整理档案管理人员应按照学校档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理，确保档案分类准确、排列有序。在整理过程中，应注意保护档案的原始面貌，不得擅自涂改、损毁档案。2.保密整理环境档案整理工作应在专门的整理场所进行，整理场所应具备必要的保密设施，如门窗防护、监控设备等，防止无关人员进入。整理人员应严格遵守保密制度，不得在整理过程中谈论档案内容，避免信息泄露。3.审核与登记整理后的档案应进行审核，确保档案整理质量。审核通过后，档案管理人员应及时进行登记，建立档案目录数据库，详细记录档案的基本信息，包括档案名称、类别、保管期限、密级等，以便于档案的查询和利用。五、档案保管过程中的保密措施（一）档案库房管理1.库房选址与建设档案库房应选择在安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的地方。库房建设应符合国家相关标准和规范，具备必要的安全防护设施，如铁门、铁窗、防火门、防盗报警装置等。2.库房环境控制档案库房应配备温湿度调节设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。同时，应做好库房的清洁卫生工作，定期进行消毒、杀虫处理，防止档案受到污染和损坏。3.库房安全管理档案库房应实行专人专管制度，未经授权人员不得进入库房。库房管理人员应定期对库房进行巡查，检查库房设施设备的运行情况，确保库房安全。同时，应做好库房的防火、防盗、防潮、防虫等工作，制定应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。（二）档案存储介质管理1.存储介质选择根据档案的重要性和保存期限，选择合适的存储介质，如纸质档案、电子档案等。对于重要的档案信息，应采用多种存储介质进行备份，确保档案信息的安全。2.存储介质标识对存储介质应进行明确标识，注明档案的名称、类别、保管期限、密级等信息，以便于识别和管理。同时，应建立存储介质台账，详细记录存储介质的编号、名称、存储内容、存储位置等信息。3.存储介质保管存储介质应存放在专门的存储场所，按照存储介质的特性进行保管。对于电子存储介质，应定期进行检查、维护和备份，防止数据丢失或损坏。同时，应采取必要的加密措施，确保存储介质中的档案信息安全。（三）档案借阅与归还管理1.借阅审批制度严格执行档案借阅审批制度，凡因工作需要借阅档案的人员，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等信息，并按照档案的密级报相关部门审批。未经批准，任何人不得擅自借阅档案。2.借阅登记与跟踪档案管理人员应建立档案借阅登记台账，详细记录借阅人员的姓名、单位、借阅档案名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。在借阅期间，档案管理人员应跟踪借阅档案的使用情况，确保档案按时归还。3.归还检查与验收档案借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，如发现档案有损坏、涂改、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。同时，应在档案借阅登记台账上注明归还时间，并签字确认。六、档案利用过程中的保密措施（一）利用范围与审批1.明确利用范围档案利用应严格限定在规定的范围内，根据档案的密级和内容，确定利用对象和利用方式。一般情况下，绝密级档案仅限学校保密工作领导小组指定的人员查阅和使用；机密级档案仅限相关部门负责人和经授权的人员查阅和使用；秘密级档案仅限本单位、部门相关人员查阅和使用。2.利用审批程序凡需利用档案的人员，应按照档案借阅审批制度的要求，填写档案利用申请表，注明利用档案的目的、范围、时间等信息，并报相关部门审批。经审批同意后，方可到档案管理部门办理利用手续。（二）利用场所与设备管理1.利用场所选择档案利用应在专门的阅览室或办公室进行，利用场所应具备必要的保密设施，如门窗防护、监控设备等，防止无关人员进入。同时，利用场所应保持安静、整洁，便于档案利用人员查阅和使用档案。2.利用设备管理档案利用场所应配备必要的利用设备，如计算机、复印机、打印机等。利用设备应定期进行检查和维护，确保设备正常运行。同时，应采取必要的安全措施，如设置密码、安装杀毒软件等，防止利用设备中的档案信息被非法获取或篡改。（三）利用过程中的保密要求1.查阅与摘抄限制档案利用人员在查阅档案时，应严格遵守保密制度，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。如需摘抄、复制档案，应按照档案利用审批制度的要求，报相关部门审批，并在档案管理人员的监督下进行。2.使用记录与监督档案管理人员应在档案利用过程中进行监督，记录利用人员的查阅时间、查阅内容等信息。利用人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自延长利用时间。如发现利用人员有违反保密制度的行为，档案管理人员应及时制止，并报告相关部门处理。七、档案鉴定与销毁过程中的保密措施（一）鉴定工作组织与程序1.鉴定工作组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、相关职能部门和业务专家组成。鉴定工作小组负责对学校档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和密级调整。2.鉴定工作程序初步审核：档案管理部门对拟鉴定的档案进行初步审核，确定档案的基本情况，如档案名称、类别、形成时间、保管期限等。详细审查：鉴定工作小组对初步审核通过的档案进行详细审查，根据档案的内容、价值和保密要求，确定档案的保管期限和密级调整。形成鉴定报告：鉴定工作小组根据审查结果，形成档案鉴定报告，明确档案的鉴定结论，并报学校保密工作领导小组审批。（二）销毁工作组织与程序1.销毁工作组织经学校保密工作领导小组批准后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。销毁工作应指定专人负责，确保销毁工作的安全、保密。2.销毁工作程序编制销毁清单：档案管理部门根据鉴定报告，编制档案销毁清单，详细记录拟销毁档案的名称、类别、数量、保管期限、密级等信息。审批销毁清单：档案销毁清单应报学校保密工作领导小组审批，经批准后，方可进行销毁。选择销毁方式：根据档案的载体和内容，选择合适的销毁方式，如焚烧、粉碎、电子数据擦除等。销毁过程应在档案管理部门指定的场所进行，并由专人负责监督。销毁记录与备案：档案管理部门应做好档案销毁记录，详细记录销毁时间、地点、方式、监督人员等信息。销毁记录应保存一定期限，并报学校相关部门备案。八、档案保密监督与检查（一）监督检查机制学校建立档案保密监督检查机制，定期对各单位、部门的档案保密工作进行检查和评估。档案管理部门负责组织实施监督检查工作，各单位、部门应积极配合，确保监督检查工作的顺利进行。（二）检查内容与方式1.检查内容档案保密制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节的保密措施落实情况。档案库房、设备等的安全管理情况，如库房环境控制、存储介质保管、安全防护设施运行等。档案管理人员的保密意识和业务能力，如是否熟悉档案保密制度、是否掌握档案管理技能等。2.检查方式定期检查：档案管理部门每年定期对各单位、部门的档案保密工作进行全面检查，检查结果进行通报，并作为年度档案工作考核的重要依据。不定期抽查：档案管理部门根据工作需要，不定期对各单位、部门的档案保密工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。专项检查：针对档案保密工作中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，深入分析原因，提出改进措施，确保档案保密工作的质量。（三）问题整改与责任追究1.问题整改对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时各及时下达整改通知书，要求相关单位、部门限期整改。整改单位、部门应认真分析问题原因，制定整改措施，并按时将整改情况报档案管理部门。2.责任追究对于违反档案保密制度的单位、部门和个人，学校将视情节轻重，给予相应的纪律处分或行政处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。同时，学校将对因违反档案保密制度导致档案信息泄露的事件进行通报，引以为戒，防止类似事件再次发生。九、档案保密宣传教育与培训（一）宣传教育内容1.保密法律法规组织全体教职工学习《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，增强教职工的法律意识，自觉遵守档案保密制度。2.档案保密制度深入宣传学校档案保密制度的各项规定，使教职工了解档案保密工作的重要性和具体要求，明确自己在档案保密工作中的职责和义务。3.保密意识与技能开展保密意识教育，提高教职工的保密意识，使其认识到档案保密工作的严肃性。同时，组织档案保密技能培训，如档案整理、存储、利用等环节的保密操作方法，提高教职工的保密业务能力。（二）培训计划与实施1.培训计划制定档案管理部门应根据学校档案保密工作的需要，制定年度档案保密宣传教育与培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间、培训方式等。培训计划应报学校保密工作领导小组审批后实施。2.培训实施方式集中培训：定期组织全体教职工参加档案保密知识集中培训，邀请