建立档案规范管理制度

PAGE建立档案规范管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案规范管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集和整理公司/组织在各个工作环节中形成的档案，保证档案的完整性，避免重要信息的遗漏。4.保密性原则对于涉及公司/组织机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息的泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导全公司/组织的档案管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的具体业务操作。（二）档案管理人员职责1.档案收集负责接收和收集公司/组织各部门及员工移交的档案材料，确保档案的及时归档。2.档案整理按照档案分类标准和整理方法，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其系统化和规范化。3.档案保管妥善保管档案，确保档案的安全。做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏和丢失。4.档案鉴定定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已失去保存价值的档案提出销毁意见。5.档案统计建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。6.档案利用积极为公司/组织各部门及员工提供档案利用服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时反馈利用效果。7.档案信息化管理负责档案信息化系统的建设、维护和管理，将档案信息录入系统，实现档案的数字化存储和检索，提高档案管理工作效率。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案材料的齐全、完整和准确。2.在工作活动中形成的各种文件材料，应按照档案管理部门的要求及时整理归档，不得自行留存或销毁。3.积极配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理类包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务经营类涵盖市场调研、销售合同、采购合同、生产计划、产品研发资料、质量检验报告、客户资料等。3.工程建设类包含工程项目规划、设计图纸、施工方案、工程变更记录、竣工验收报告等。4.科技研发类涉及科研项目立项报告、研究成果报告、实验数据、技术专利等。5.其他类如公司/组织的荣誉证书、资质证书、宣传资料以及其他具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，负责定期收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，并按照档案管理部门规定的时间和要求移交。2.收集的档案应保持文件材料的原始性和完整性，不得随意涂改、伪造或损毁。3.对于重要的文件材料，应收集原件；如原件已用于其他用途，可收集复印件，但需注明原件存放处，并由经手人签字确认。（三）档案整理方法1.分类按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等一级类目，在一级类目下再根据实际情况设置二级及以下类目。2.编号对每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，编号应遵循系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的管理和查找。编号方法可采用数字编号、字母与数字组合编号等方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等项目，以便快速检索和了解档案的基本信息。4.装订对纸张规格不一致、破损或易散失的档案材料进行修整和装订，使其整齐美观，便于保管和利用。装订时应注意保持文件材料的原有顺序，不得随意打乱。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的地点，确保档案的安全保管。2.库房应具备足够的空间，满足档案存放的需求，并根据档案类别和保管期限进行合理分区。3.库房内应配备必要的设施设备，如档案密集架、防火设备、防潮除湿设备、防虫防鼠设备、温湿度监测设备、照明设备等，以保证档案保管环境的适宜。（二）档案存放方式1.采用档案密集架存放档案，提高库房空间利用率。档案应按照分类编号顺序依次排列上架，便于查找和管理。2.对于特殊载体的档案，如电子档案、照片档案、实物档案等，应根据其特点采取相应的保管方式。电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份；照片档案应冲印或扫描成电子文件后分类存放，并做好标识；实物档案应妥善保管在专门的陈列柜或库房中。（三）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司章程、重大决策文件、重要会议记录、重要合同协议、财务决算报表等。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，应根据其重要程度和实际需要确定保管期限。如一般性的文件材料、业务往来信函等可保管10年；较为重要的文件材料、项目资料等可保管30年。（四）档案保管措施1.建立健全档案库房管理制度，严格控制库房人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等方面。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作。配备必要的消防器材，定期进行检查和维护；采取防潮除湿措施，保持库房适宜的湿度；放置防虫防鼠药品，防止档案被虫蛀鼠咬；安装防盗报警装置，确保库房安全。4.对档案的电子数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保数据的安全性和完整性。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期组织档案鉴定工作，成立由档案管理人员、业务部门负责人等组成的鉴定小组，对到期档案进行鉴定。2.鉴定小组应根据档案的保管期限划分标准，结合档案的实际利用价值，对档案进行全面、细致的审查和评估，确定档案是否仍需继续保存。3.在鉴定过程中，应充分听取业务部门的意见，对于涉及重要业务或具有潜在利用价值的档案，可以适当延长保管期限。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，注明档案编号、题名、责任者、日期、保管期限等信息，并经鉴定小组负责人签字确认。2.档案销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份交公司/组织主管领导审批。3.档案销毁工作应在公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责实施。销毁时，应确保档案信息的彻底消除，防止档案信息的泄露。4.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称及数量、销毁方式等，并由监销人员签字确认。监销人员应由档案管理部门和公司/组织纪检监察部门人员共同担任，确保销毁工作的合规性和公正性。六、档案的利用（一）利用范围公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.查阅手续公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据申请表提供的信息，及时查找并提供档案供查阅人员使用。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。2.借阅手续借阅档案应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得涂改、伪造、转借、丢失或擅自销毁档案。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因并追究借阅人员的责任。（三）利用反馈档案管理部门应建立档案利用效果反馈机制，及时了解档案利用情况。对于利用频率较高、效果较好的档案，应总结经验，进一步优化档案管理工作；对于利用过程中发现的问题，应及时采取措施加以改进，提高档案的服务质量和利用价值。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织的决策和发展提供有力的信息支持。（二）信息化系统功能1.档案录入将纸质档案和电子档案信息录入信息化管理系统，建立档案数据库。录入内容应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级、来源、内容摘要等基本信息，确保档案信息的准确完整。2.检索查询提供多种检索查询方式，如按档案编号、题名、责任者、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.借阅管理实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节，记录借阅人员的相关信息和借阅情况，便于跟踪和管理。4.权限管理设置不同的用户权限，根据用户的工作职责和需求，授予相应的档案查阅、借阅、修改等权限，确保档案信息的安全保密。5.统计分析对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，生成各类统计报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。6.备份与恢复定期对档案数据库进行备份，确保数据的安全性和完整性。在系统出现故障或数据丢失时，能够及时进行数据恢复，保证档案管理工作的正常开展。（三）信息化安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对信息化系统的安全防护，防止黑客攻击、病毒感染、数据泄露等安全事件的发生。2.对档案信息化系统的用户进行身份认证和授权管理，设置强密码，并定期更换密码。